PHẦN 3 : DANH MỤC CÁC YÊU CẦU ĐÁNH GIÁ
2. Yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận (CB) Certification Bodies
2.1. Hợp đồng với IFS Management CmbH
Tổ chức chứng nhận phải ký hợp đồng trước khi được phép thực hiện bất kỳ IFS nào. Đánh giá bao gồm các đánh giá đầu tiên trong q trình cơng nhận. CB sẽ chứng minh rằng họ đang tích cực đăng ký cơng nhận tiêu chuẩn ISO / IEC 17065 cho IFS Food. Là một phần của hợp đồng, CB có nghĩa vụ cử ít nhất một người tham gia hàng năm hội nghị CB. Người này phải là Người quản lý chương trình IFS, IFS Huấn luyện viên nội bộ hoặc một trong những cấp phó được chỉ định chính thức của họ và phải thơng thạo tiếng Anh.
2.2. Tiêu chuẩn ISO/IEC 17065 quy trình cơng nhận IFS
Tổ chức chứng nhận phải được công nhận IFS Food theo tiêu chuẩn ISO / IEC 17065 bởi một cơ quan công nhận được IAF hoặc EA công nhận. Các tổ chức chứng nhận đang trong q trình cơng nhận tiêu chuẩn này theo tiêu chuẩn ISO / IEC 17065 có thể tổ chức tối đa 10 cuộc đánh giá bao gồm đánh giá nhân chứng
công nhận trước khi đạt được trạng thái công nhận và tất cả các cuộc đánh giá sẽ được cơ quan cơng nhận xem xét trong q trình đánh giá trụ sở ban đầu.
Lưu ý: Trong trường hợp thu hồi hoặc đình chỉ cơng nhận ISO / IEC 17065 về phạm vi của IFS đối với tổ chức chứng nhận, tồn bộ q trình chứng nhận được dừng lại và chứng nhận cơ quan khơng cịn được phép cấp bất kỳ Chứng chỉ IFS nào. Đặc biệt, tổ chức chứng nhận không thể cấp chứng chỉ IFS kể từ ngày thu hồi hoặc đình chỉ, ngay cả đối với các cuộc đánh giá đã được thực hiện nhưng vẫn đang trong quá trình chứng nhận (xem xét báo cáo, quyết định chứng nhận, v.v.)
2.3. Thủ tục khiếu nại
Tổ chức chứng nhận phải có các thủ tục dạng văn bản để xem xét và giải quyết kháng cáo chống lại kết quả của một cuộc kiểm toán. Các thủ tục này sẽ độc lập với đánh giá viên cá nhân và sẽ được quản lý cấp cao của tổ chức chứng nhận xem xét. Kháng nghị sẽ được hồn thành trong vịng 20 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông tin từ bên được đánh giá. Tổ chức chứng nhận phải lập thành văn bản các thủ tục chung để xử lý các khiếu nại nhận được từ các công ty hoặc các bên liên quan khác. Một phản hồi ban đầu sẽ được đưa ra trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được khiếu nại. Thư xác nhận đã nhận khiếu nại sẽ được đưa ra trong vòng tối đa 5 ngày làm việc. Một phản hồi đầy đủ bằng văn bản sẽ được đưa ra sau khi hoàn thành một cuộc điều tra đầy đủ và kỹ lưỡng về một khiếu nại. Đối với việc xử lý các khiếu nại mà văn phòng IFS nhận được, cơ sở cho việc khiếu nại quản lý được mô tả trong thỏa thuận khung IFS với các tổ chức chứng nhận:
• Nếu khiếu nại liên quan đến chất lượng nội dung của Kiểm tốn IFS hoặc Báo cáo Kiểm tốn IFS, Văn phịng IFS yêu cầu tổ chức chứng nhận cung cấp một tuyên bố về nguyên nhân và các biện pháp được đưa ra để khắc phục vấn đề trong vịng 2 tuần.
• Nếu khiếu nại liên quan đến các lỗi quản trị, ví dụ: trong Báo cáo đánh giá IFS, Chứng chỉ IFS hoặc trong Cơ sở dữ liệu IFS, Văn phòng IFS yêu cầu tổ chức chứng nhận cung cấp một tuyên bố và khắc phục sự cố trong vòng 1 tuần. Tuyên bố sẽ được đưa ra bằng văn bản email hoặc bài viết.
2.4. Quyết định chứng nhận
Quyết định liên quan đến chứng nhận chỉ có thể được đưa ra theo khuyến nghị của người có thẩm quyền hoặc ủy ban chứng nhận. Hơn nữa, quyết định có thể chỉ được thực hiện bởi một người khác với người thực hiện cuộc đánh giá.
2.5. Chuyển giao chứng nhận
Trong trường hợp một tổ chức chứng nhận quyết định chuyển các hoạt động chứng nhận của mình sang một tổ chức chứng nhận khác, tổ chức chứng nhận mới sẽ xác minh tất cả các Chứng chỉ IFS hiện tại, để quyết định xem các hành động (ví dụ: rút lại các chứng chỉ gần đây hoặc đánh giá tái chứng nhận IFS bổ sung) sẽ cần thiết.
2.6. Trách nhiệm của tổ chức chứng nhận đối với Đánh giá viên IFS, Người đánh giá, giảng viên và kiểm toán viên nhân chứng đánh giá, giảng viên và kiểm toán viên nhân chứng
Tổ chức chứng nhận có nghĩa vụ đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn ISO 17065 và thỏa thuận khung IFS.
Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm đảm bảo rằng các q trình được thực hiện để giám sát và duy trì năng lực của tất cả các kiểm tốn viên ở mức độ yêu cầu của chuẩn mực. Chứng nhận do đó, các cơ quan có trách nhiệm sau:
• Quản lý đánh giá nhân chứng (bởi các cơ quan cơng nhận)
• Để đảm bảo rằng đánh giá viên hoặc nhóm đánh giá có đủ năng lực đối với toàn bộ phạm vi của kiểm tốn và việc thực hiện nó và có thể áp dụng các luật và quy định liên quan cũng như các u cầu của IFS và chính tổ chức chứng nhận,
• Để duy trì năng lực đánh giá viên (sự giám sát liên tục của tổ chức chứng nhận) và giám sát việc thực hiện đánh giá của mọi đánh giá viên bằng cuộc đánh giá nhân chứng tại chỗ ít nhất 1 lần 2 năm,
• Để chứng kiến đánh giá viên khi bắt đầu thực hiện Đánh giá IFS cho CB. Kiểm tra nhân chứng này có thể được tính là một cuộc đánh giá giám sát thường xuyên để cuộc đánh giá giám sát thường xuyên tiếp theo sẽ đến hạn vào năm thứ hai,
• để đảm bảo rằng kiểm tốn viên sẽ hành động một cách cơng bằng (ví dụ: khơng làm theo các Quy tắc IFS, khơng có hoạt động như một nhà tư vấn hoặc đã
tham gia hoặc hành động thay mặt cho cơng ty được kiểm tốn trong hai 2 năm trước),
• Để đảm bảo rằng khơng có đánh giá viên nào thực hiện nhiều hơn 3 IFS Food liên tiếp đánh giá của cùng một địa điểm sản xuất
• Để đảm bảo rằng tất cả các đánh giá viên đều có hợp đồng hợp lệ với tổ chức chứng nhận,
• Để có được một thỏa thuận đã ký từ đánh giá viên cho mỗi cuộc đánh giá, bao gồm tuyên bố:
1. tuân thủ tất cả các quy tắc do CB xác định bao gồm bảo mật và độc lập với thương mại và các lợi ích khác,
2. khai báo trong trường hợp có bất kỳ liên kết nào đến công ty đang được kiểm tốn, hiện tại hoặc trong vịng 2 năm qua
3. tiết lộ bất kỳ xung đột lợi ích nào,
• Để đảm bảo rằng ít nhất một thành viên trong đội ngũ CB chịu trách nhiệm về CB nội bộ đào tạo.
Lưu ý: đối với một tổ chức chứng nhận đang bắt đầu các hoạt động IFS, việc đào tạo nội bộ có thể được tổ chức bởi IFS, theo yêu cầu,
• Tổ chức 16 giờ đào tạo nội bộ cho Đánh giá viên IFS và Người sốt xét mỗi năm cho mục đích chia sẻ kinh nghiệm, hiệu chuẩn và cập nhật kiến thức liên quan các yêu cầu pháp lý, v.v. Người huấn luyện chịu trách nhiệm về nội dung của khóa đào tạo và sẽ dẫn dắt ít nhất một phần của khóa đào tạo. Các chủ đề như luật pháp, thực tiễn kiểm tốn, cập nhật về an tồn thực phẩm có thể giống như cập nhật về an toàn thực phẩm khác được GFSI cơng nhận các kế hoạch. Khóa đào tạo kéo dài 16 giờ sẽ bao gồm ít nhất một ngày gặp mặt trực tiếp. 8 giờ đào tạo cịn lại có thể được thực hiện thông qua cuộc họp trực tiếp hoặc thông qua các phiên trực tuyến, miễn là phiên này dành riêng cho IFS. Danh sách chữ ký và chương trình làm việc đào tạo phải có sẵn theo u cầu,
• Nhận thức đầy đủ về các quy định kiểm tra do IFS cung cấp có sẵn trên trang web IFS,
• Để đảm bảo rằng các yêu cầu của GFSI đối với CB được đáp ứng.
Tổ chức chứng nhận chịu trách nhiệm lựa chọn đánh giá viên hoặc nhóm đánh giá với các phạm vi sản phẩm và công nghệ tương ứng, ngôn ngữ, năng lực, v.v. cho mỗi đánh giá IFS. Mọi tổ chức chứng nhận phải có tối thiểu một đánh giá viên theo hợp đồng và một người đánh giá, một huấn luyện viên nội bộ IFS đã được phê duyệt và một người chịu trách nhiệm IFS. Trong trường hợp có thay đổi, CB phải thơng báo cho Văn phịng IFS.