8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và phân cấp quản lý có ảnh hưởng đến
đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Cơ cấu tổ chức của TPBank – Chi nhánh Nha Trang như sau:
(Nguồn: Ngân hàng Tiên Phong-CN Nha Trang)
Giám đốc Phịng hành chính P. Khách Hàng Doanh Nghiệp Nhóm DN vừa và nhỏ Nhóm DN lớn P. Khách Hàng Cá Nhân Nhóm BĐS Nhóm cho vay mua xe P. Dịch Vụ Khách Hàng Phòng giao dịch Phịng kế tốn ngân quỹ P. Hỗ Trợ Tín Dụng
TPBank – Chi nhánh Nha Trang được tổ chức theo mơ hình Chi nhánh “Đa Năng”. Giám đốc chi nhánh do Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Tiên Phong bổ nhiệm và chịu trách nhiệm chính về kết quả kinh doanh, cũng như đại diện hình ảnh và Pháp luật của TPBank tại Khánh Hòa.
Đứng đầu Ban điều hành là Giám đốc chi nhánh, phụ trách chung toàn Chi nhánh, chỉ đạo hoạt động của ngân hàng theo nhiệm vụ và quyền hạn đúng với quy định của pháp luật. Các phịng ban chi nhánh có:
Ban điều hành là Giám đốc chi nhánh, phụ trách chung toàn Chi nhánh, chỉ đạo hoạt động của ngân hàng theo nhiệm vụ và quyền hạn đúng với quy định của pháp luật. Các phịng ban chi nhánh có :
(1) Phịng Khách hàng Doanh Nghiệp và Phòng Khách hàng Cá nhân
+ Tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi đối với khách hàng để nắm bắt nhu cầu tín dụng và tình hình kinh doanh hiện tại cũng như tương lai của khách hàng. Chào bán và giới thiệu các sản phẩm của ngân hàng, các chính sách về tín dụng do TPBank ban hành từng thời kỳ đến khách hàng để hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng trong các quan hệ giao dịch với TPBank đặc biệt về lĩnh vực cấp tín dụng của ngân hàng
+ Chịu trách nhiệm cập nhật và khai thác thơng tin về tình hình tài chính, hoạt động sản xuất, kinh doanh của khách hàng. Tình hình phát triển thị trường của nhóm khách hàng hiện đang quản lý cũng như nhóm khách hàng tiềm năng + Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tiếp nhận thơng tin phản hồi từ phía khách hàng đề xuất những giải pháp hợp lý, nhằm giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong q trình cấp tín dụng cho khách hàng
+ Theo dõi, giám sát khách hàng từ lúc cấp tín dụng cho đến lúc tất tốn hồ sơ
+ Hướng dẫn khách hàng (cá nhân hoặc doanh nghiệp) về các thủ tục, điều kiện vay vốn, lập hồ sơ đề nghị vay vốn.
+ Thu thập thông tin về khách hàng,các dự án, phương án kiểm tra tính hợp lệ, trung thực, hợp pháp của các tài liệu, hồ sơ do khách hàng cung cấp.
+ Thẩm định khách hàng, lập tờ trình thẩm định cho vay, phê duyệt và quyết định cho vay
(2) Phòng dịch vụ khách hàng
+ Tiếp đón, tìm hiểu nhu cầu, giới thiệu, tư vấn và hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm/dịch vụ của Ngân hàng
+ Triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh, chỉ tiêu về huy động.
+ Thực hiện các giao dịch để đáp ứng nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm/dịch vụ tiết kiệm, tiền gửi thanh toán, thẻ, mở và quản lý tài khoản, phát hành thẻ, chi trả kiều hối, lệnh thanh toán, chuyển tiền,…
+ Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch tiền mặt (VND, ngoại tệ) với khách hàng như: xử lý chứng từ, thu-chi, chọn, lọc tiền, phát hiện tiền giả, tiền khơng đủ tiêu chuẩn lưu thơng, đóng gói,…
+ Thực hiện hoạt động kinh doanh theo chỉ tiêu được giao trong từng thời kỳ
+ Chăm sóc khách hàng và đảm bảo tiêu chuẩn và chất lượng dịch vụ phục vụ cho khách hàng theo quy định của ngân hàng
(3) Phòng Vận hành
- Chức năng hỗ trợ tín dụng:
+ Thực hiện soạn thảo hồ sơ về Tài sản đảm bảo, hồ sơ về giải ngân, bảo lãnh, thanh toán L/C…
+ Thực hiện cập nhật hồ sơ lên phần mềm, gửi đề nghị giao dịch lên Trung tâm HTTD Hội sở
+ Thực hiện ký Công chứng, đi đăng ký giao dịch bảo bảm, sao y chứng thực….
+ Nhập kho tài sản đảm bảo và nhập kho trên hệ thống. Quản lý tài sản đảm bảo, quản lý và lưu trữ hồ sơ,sắp xếp hồ sơ theo danh mục, tạo lập và quản lý hạn mức tín dụng tại đơn vị
+ Kiểm tra và đơn đốc cán bộ tín dụng trong việc hồn thiện hồ sơ và các điều kiện sử dụng hạn mức, giải ngân tín dụng
+ Thực hiện báo cáo và các việc chuyên môn theo yêu cầu của Ban lãnh đạo
- Chức năng hành chính quản trị: Văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu, hỗ trợ hậu cần, cơ sở vật chất, quản lý tài sản, dịch vụ hành chính, cơng tác đảm bảo an ninh an tồn, phịng cháy chữa cháy.
Về phân cấp quản lý, trong hoạt động quản lý thường phân thành quản lý vĩ mô (cấp nhà nước) và quản lý vi mô (cấp cơ sở). Cấp quản lý vĩ mô, NH thực hiện chức năng kiểm tra thơng qua hình thức kiểm tra trực tiếp và kiểm tra gián tiếp. Kiểm tra trực tiếp Hội sở thực hiện kiểm tra chương trình, mục tiêu, kế hoạch, nguồn lực, quá trình thực hiện các mục tiêu, tính trung thực của thơng tin và tính pháp lý trong việc thực hiện các nghiệp vụ. Hội sở có thể kiểm tra thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất. Đối với hình thức kiểm tra trực tiếp, kiểm tra thường có ngay kết luận, làm rõ các vụ việc thậm chí có ngay quyết định để điều chỉnh, xử lý gắn với kết luận kiểm tra thì được gọi là thanh tra. Đối với kiểm tra gián tiếp, nhà nước có thể sử dụng kết quả kiểm tra của chuyên gia, các tổ chức kiểm tra độc lập bên ngoài như thanh tra, cơ quan thuế... để thực hiện điều tiết vi mô nền kinh tế thơng qua các chính sách quản lý của mình. Ở cấp quản lý vi mô, các đơn vị vừa là khách thể của kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan cấp trên đồng thời tự tiến hành kiểm tra - kiểm soát để phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ trong doanh nghiệp.
Việc phân cấp quản lý tại TPBank – Chi nhánh Nha Trang cho thấy mọi quyết định liên quan đến hoạt động và tài chính đều được thực hiện tại cấp quản lý cao nhất là Giám đốc theo chế độ một Thủ trưởng. Điều này làm hạn chế
chức năng ra quyết định trong quá trình thực hiện KSNB ở các bộ phận trực thuộc nên sẽ làm giảm tính nhạy bén trong hoạt động dẫn đến ít nhiều làm giảm tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong q trình thực thi cơng việc trên các mặt hoạt động.
Việc phân cấp quản lý là bao gồm phân cấp ra quyết định, quản lý tài sản, nguồn vốn, quản lý các mặt hoạt động theo chức năng của từng bộ phận. Đồng thời, đặc thù của TPBank – Chi nhánh Nha Trang là khi thực hiện một hoạt động cho vay vốn hay tiếp nhận vốn đều địi hỏi có sự tham gia đồng bộ của các bộ phận trong q trình thực hiện cơng việc.