Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay

8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu

1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TRONG NGÂN HÀNG

1.3.2. Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay

Trong thương trường cạnh tranh hiện nay, các ngân hàng luôn mong muốn ngày càng phát triển theo hướng bền vững. Để đạt được điều này ngân hàng phải nâng cao hiệu quả quản lý, trong đó hệ thống kiểm soát nội bộ phải được phát huy, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Có 5 nhân tố tác động đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại gồm: Mơi trường kiểm sốt; đánh giá rủi ro; thông tin và truyền thông; hoạt động giám sát và hoạt động kiểm sốt.

1.3.2.1. Mơi trường kiểm soát

Việc thiết lập và duy trì MTKS vững mạnh sẽ giúp NH định vị bản thân vững vàng hơn khi đối mặt với các áp lực bên trong và bên ngoài. MTKS tốt sẽ tạo lập một mơi trường tích cực và định hướng hành vi đúng đắn của tất cả CBNV trong để thực hiện trách nhiệm KSNB và ra quyết định của họ (Yurniwati và Rizaldi, 2015). Noland và Metrejean (2013) cho rằng sự thiếu hụt MTKS sẽ tạo cơ hội cho các hành vi gian lận phát triển. Vì vậy, việc xây

dựng MTKS tốt, vững mạnh sẽ là một trong những yếu tố giúp việc thiết lập KSNB đạt hữu hiệu.

Các nhân tố chính thuộc về MTKS:

 Tính chính trực và các giá trị đạo đức

Tính chính trực và các giá trị đạo đức trong NH sẽ chịu tác động bởi cách thức hoạt động và hành vi ứng xử cá nhân của HĐQT, BLĐCC. Vì vậy, HĐQT, BLĐCC phải là những tấm gương phản ảnh sự tuân thủ các chuẩn mực về tính chính trực và giá trị đạo đức mà đơn vị muốn hướng đến. Lịch sử về hành vi có đạo đức và trách nhiệm của HĐQT, BLĐCC cũng như cam kết về việc giải quyết hành vi sai trái đã được chứng tỏ sẽ gửi đi những thông điệp mạnh hỗ trợ tính chính trực và giá trị đạo đức được xây dựng.

Để hướng đến và bắt buộc mọi CBNV phải hành động theo các giá trị đạo đức và tính chính trực đơn vị đã xây dựng, HĐQT cần thiết lập tiêu chuẩn về hành vi ứng xử. Các tiêu chuẩn về hành vi ứng xử được xây dựng là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị đạo đức của mọi cá nhân trong đơn vị. Các hành vi sai lệch so với tiêu chuẩn về hành vi ứng xử sẽ được xử lý kịp thời và nhất quán.

 Cơ cấu tổ chức và quy trình báo cáo

Cơ cấu tổ chức cung cấp một khung để hoạch định, thực hiện, kiểm soát và giám sát nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị. HĐQT và BQLCC sẽ thiết lập cơ cấu tổ chức và quy trình báo cáo cần thiết để lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, định kỳ đánh giá hoạt động của đơn vị, hay nói cách khác là thực hiện trách nhiệm giám sát của họ. Họ được hỗ trợ bởi các hoạt cho vay, công nghệ thiết yếu để quy định trách nhiệm và luồng thông tin rõ ràng trong toàn bộ tổ chức cũng như đơn vị cấp dưới. Bất kể cơ cấu tổ chức, việc xác định và phân cơng quyền hạn, trách nhiệm, trình tự báo cáo và kênh truyền thơng phải rõ ràng để có thể chịu trách nhiệm trong các đơn vị hoạt động, khu vực chức năng [2].

Hội đồng quản trị là một bộ phận quan trọng của mơi trường kiểm sốt và có ảnh hưởng quyết định đến các thành tố khác. Trong cơ cấu thành viên HĐQT cần có những thành viên HĐQT độc lập nhằm hạn chế hành vi thiên vị hay xung đột lợi ích có thể phát sinh từ việc thành viên HĐQT nắm giữ chức vụ trong các bộ phận khác. Bên cạnh đó, thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát việc thiết kế và xây dựng KSNB hoạt động tín dụng

 Chính sách nhân sự và việc áp dụng trong thực tế

Chính sách và việc áp dụng trong thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ, để giữ chân các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các hướng dẫn, quy định này vào thực tế. Chính sách nhân sự và việc áp dụng trong thực tế sẽ có ảnh hưởng đến chất lượng của nguồn nhân lực và quyết định đến năng suất và hiệu quả của đơn vị. Vì vậy, chính sách và thực tế cần chứng tỏ cam kết đối với việc thu hút, phát triển, và giữ chân những người có năng lực phù hợp với mục tiêu của NH. Chính sách và thực tế cung cấp nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho mọi CBNV.

 Đánh giá năng lực

Năng lực là khả năng chuyên môn để thực hiện trách nhiệm được phân công. Năng lực phản ánh các kiến thức, kỹ năng đạt được từ kinh nghiệm qua làm việc, đào tạo, bằng cấp. Cam kết về năng lực bao gồm sự xem xét của cấp quản lý đối với các mức độ thẩm quyền cho công việc theo kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao.

 Xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động

Kết quả hoạt động chung của NH chịu ảnh hưởng lớn bởi mức độ hoàn thành nhiệm vụ của CBNV và việc họ được khen thưởng như thế nào. HĐQT và BQL thiết lập chỉ số đo lường kết quả hoạt động, trong đó bao gồm các biện pháp khích lệ, khen thưởng phù hợp với trách nhiệm khác nhau ở mọi cấp của đơn vị và xem xét cả đến việc đạt được mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Tiêu thức

đo lường kết quả hoạt động được thiết lập kết hợp các chỉ số hiệu suất định tính và định lượng, nhằm đưa ra các biện pháp khen thưởng và kỷ luật hành vi phù hợp với kết quả hoàn thành nhiệm vụ được giao.

HĐQT và BQL thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu hướng đến việc đạt được mục tiêu, q trình này có thể vơ tình tạo nên các áp lực quá mức cho CBNV.

1.3.2.2. Đánh giá rủi ro hoạt động cho vay

Đánh giá rủi ro là một q trình tích hợp có hệ thống các điều kiện bất lợi và các sự kiện có thể xảy ra, đánh giá các thiệt hại có thể xảy ra (tài chính và phi tài chính). Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là hoạt động kinh doanh phải có mục tiêu rõ ràng, phù hợp. Kiểm soát nội bộ mang lại cho doanh nghiệp các phương thức đánh giá rủi ro từ bên trong cũng như bên ngoài hoạt động kinh doanh như: xác định rủi ro; phân tích rủi ro; ước tính rủi ro; nhận xét về tần suất xuất hiện; xem xét cách thức quản lý rủi ro.

Mọi đơn vị, bất kể quy mơ, cấu trúc, tính chất, ngành nghề nào, đều đối mặt với rủi ro ở mọi cấp độ. Rủi ro được xác định là khả năng một sự kiện sẽ diễn ra và ảnh hưởng xấu đến việc đạt mục tiêu.

Các nhân tố thuộc về đánh giá rủi ro:

 Xác định mục tiêu

Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu. Các mục tiêu được thiết lập cần phù hợp và hỗ trợ cho việc thực hiện chiến lược của NH. Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược không phải là nhân tố của KSNB, nhưng nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát. Vì vậy, nhà quản lý cần xác định mục tiêu cho vay đủ rõ ràng cho toàn hệ thống NH và cho mỗi đơn vị và từng cá nhân cụ thể để cho phép xác định, đánh giá rủi ro cho vay liên quan đến mục tiêu [2].

 Nhận diện rủi ro

Thực tế cho thấy, thất bại trong kinh doanh thường là một quá trình và thường có những dấu hiệu báo trước. Do đó, để hạn chế và chủ động kiểm soát

các khoản cho vay có vấn đề, NH phải tiến hành nhận diện được rủi ro cho vay có thể phát sinh ảnh hưởng đến mục tiêu đã đề ra. Việc nhận biết rủi ro cho vay có thể được thực hiện như nhận biết rủi ro qua mức độ tài sản có rủi ro, nhận biết rủi ro trước khi cho vay, nhận biết rủi ro sau khi cho vay. Việc nhận dạng rủi ro cho vay cần được thực hiện ở mọi cấp độ.

 Thực hiện đo lường rủi ro

Sau khi rủi ro được nhận biết, NH cần tiến hành đo lường rủi ro. Kết quả đo lường có ý nghĩa rất lớn trong quản lý kinh doanh NH. Đo lường rủi ro là một giai đoạn quan trọng, cần thực hiện có sự kết hợp tổng hịa của rất nhiều các yếu tố như quy trình nghiệp vụ, con người, cơng nghệ... tạo thành hệ thống đo lường rủi ro .

1.3.2.3. Hoạt động kiểm soát cho vay

Theo Jenkinson (2008), các chính sách và thủ tục kiểm soát phải được thiết lập và thực thi để giúp đảm bảo rằng các hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả. Người ta lập luận thêm rằng các hoạt động kiểm sốt là các chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng các chỉ thị quản lý được thực hiện và các hoạt động được kiểm soát cũng diễn ra đa dạng như phê duyệt, ủy quyền, xác minh, hòa giải, đánh giá kết quả hoạt động, an ninh tài sản và phân tách nhiệm vụ. Đánh giá trong các ngân hàng có thể tập trung vào các vấn đề tuân thủ, tài chính hoặc hoạt động. Ramos (2004) cho rằng nên thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thơng tin cũng như việc ủy quyền các giao dịch. Cần kiểm soát việc phát triển các hệ thống mới và thay đổi các hệ thống hiện có. Ngồi ra, nên hạn chế quyền truy cập vào các chương trình và dữ liệu. Kiểm soát vật chất bao gồm kiểm soát thiết bị, hàng tồn kho, chứng khoán, tiền mặt và các tài sản khác cần được bảo đảm về mặt vật chất và định kỳ được kiểm đếm và so sánh với số lượng được thể hiện trên hồ sơ kiểm sốt. Các chỉ số hoạt động có thể thơng qua việc dự đoán các kết quả hoạt động nhất định bằng

cách điều tra các kết quả không mong muốn gây nguy hiểm cho việc đạt được các mục tiêu của ngân hàng. Các nhiệm vụ được tách biệt giữa những người khác nhau để giảm nguy cơ mắc lỗi hoặc các hành động khơng phù hợp. Ví dụ, trách nhiệm cho phép giao dịch, ghi chép chúng và xử lý các tài sản liên quan nên được tách biệt.

Các nhân tố thuộc hoạt động kiểm soát là:

Một là, chính sách kiểm sốt cho vay và thủ tục kiểm soát được cài đặt

trong hoạt động tín dụng

Chính sách kiểm sốt cho vay là những quy định về những gì cần làm và là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm sốt. Chính sách kiểm sốt cho vay được tài liệu hóa một cách đầy đủ, có hệ thống. Đơi khi các chính sách được truyền thơng bằng lời nói thay bằng văn bản vì việc thực hành đã tồn tại từ rất lâu.

Thủ tục kiểm soát là việc thực thi các chính sách, làm cho các chính sách có hiệu lực. Các thủ tục kiểm sốt thường được cài đặt trong hoạt động cho vay là: ủy quyền và phê duyệt, phân chia nhiệm vụ, xác minh, đối chiếu và kiểm soát vật chất, cụ thể [2] :

 Thủ tục ủy quyền và phê duyệt, Ủy quyền và phê duyệt là thủ tục kiểm

soát nhằm ngăn ngừa các nghiệp vụ khống hoặc các nghiệp vụ tuy có diễn ra trong thực tế nhưng khơng tn thủ đúng quy định của đơn vị. Thủ tục xét duyệt có thể được thực hiện tự động hoặc thủ công.

 Thủ tục phân chia nhiệm vụ, Thủ tục phân chia nhiệm vụ được cài đặt

qua việc phân tách trách nhiệm cho các hoạt động có liên quan. Khi phân chia nhiệm vụ, nhà quản lý xem xét, phân tách, bất kiêm nhiệm các trách nhiệm liên quan đến kế toán, ủy quyền và phê chuẩn giao dịch và bảo quản tài sản liên quan. Cài đặt sự phân tách này, tức NH đã thực hiện thủ tục bất kiêm nhiệm. Thủ tục bất kiêm nhiệm nhằm đảm bảo chống gian lận có thể phát sinh trong hoạt động kiểm sốt nói riêng và trong toàn bộ hoạt động quản trị NH nói

chung. Thủ tục bất kiêm nhiệm quy định sự tách biệt rõ ràng giữa bốn hoạt động sau: phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận (kế toán, ...). Thủ tục này bảo đảm khơng ai trong bộ máy quản trị có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận.

 Thủ tục xác minh, Là thủ tục so sánh, đối chiếu hai thông tin với nhau

hoặc so sánh thơng tin với chính sách, quy định của đơn vị và thực hiện biện pháp xử lý nếu có sự khơng nhất quán. Thủ tục xác minh thông thường giúp đạt mục tiêu đầy đủ, chính xác và có thật của q trình xử lý thơng tin.

 Thủ tục đối chiếu, Là thủ tục so sánh hai hay nhiều thông tin với nhau và

nếu có sự khơng nhất qn thì cần thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính đúng đắn của thơng tin.

 Thủ tục kiểm soát vật chất, Đây là HĐKS “cứng”, một loại HĐKS thường được mọi người nghĩ tới nhất khi nói về KSNB trong đơn vị. Kiểm sốt vật chất là các HĐKS nhằm đảm bảo cho tài sản hữu hình như máy móc, tiền bạc, cổ phiếu, trái phiếu hay các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ.

 Thủ tục định dạng trước, Là thủ tục kiểm soát NH áp dụng các chương

trình máy tính vào cơng tác quản lý như định dạng trước mẫu biểu của NH, cách tính lãi vay, lãi quá hạn...

 Thủ tục kiểm tra và theo dõi, Là thủ tục nhằm đánh giá xem các thủ tục

kiểm sốt khác có được thực hiện đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng quy định của NH hay không

Hai là, các hoạt động kiểm sốt chung đối với cơng nghệ. Cơng nghệ

được ứng dụng ngày càng nhiều vào các quy trình kinh doanh, bao gồm việc tự động hóa các hoạt động kiểm sốt. Do vậy, nhà quản lý phải hiểu được mức độ phụ thuộc và mối liên hệ giữa các quy trình kinh doanh, các hoạt động kiểm sốt được tự động hóa và các kiểm sốt chung về cơng nghệ [2].

1.3.2.4. Thông tin và truyền thông

Nghiên cứu của Steihoff (2001) và Hevesi (2005) đã chỉ ra rằng thông tin và truyền thông là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Thơng tin phải được xác định một cách đáng tin cậy từ cả bên trong và bên ngồi doanh nghiệp, phải được thơng báo và xử lý kịp thời bởi những người có chức năng. Thơng tin trên các phương tiện truyền thơng phải được truyền đạt chính thức và được phép của hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Hệ thống thơng tin và liên lạc cho phép tất cả nhân viên hiểu được vai trò của họ trong hệ thống kiểm sốt và những người liên quan. Doanh nghiệp phải có khả năng lập báo cáo tài chính chính xác và kịp thời, bao gồm cả báo cáo giữa niên độ để báo cáo cho các nhà quản lý nhằm thực hiện đầy đủ trách nhiệm và ra quyết định một cách kịp thời. Do đó, nhu cầu về bản mơ tả công việc cho các cấp trong doanh nghiệp.

Thành phần thông tin truyền thông hỗ trợ chức năng của mọi thành phần KSNB. Kết hợp với thành phần khác, thông tin truyền thông hỗ trợ việc đạt được mục tiêu của NH, chất lượng thông tin truyền thông được xem là tốt nhất khi các nội dung sau cơ bản được đảm bảo:

Dễ tiếp cận - Người cần thơng tin dễ có được thơng tin đó. Người dùng biết thơng tin nào sẵn có và có thể tiếp cận thơng tin ở đâu trong hệ thống thông tin.

Chính xác - Dữ liệu cơ bản chính xác và đầy đủ. Hệ thống thơng tin bao gồm kiểm tra xác nhận về tính chính xác và đầy đủ, bao gồm cả quy trình giải quyết ngoại lệ khi cần thiết.

Đầy đủ - Có đủ thơng tin ở mức chi tiết phù hợp liên quan đến yêu cầu