8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY
2.3.4. Về thông tin truyền thông
Nằm trong hệ thống chung của TPBank, hiện nay TPBank - Chi nhánh Nha Trang hệ thống mạng nội bộ đang dẫn đầu các ngân hàng thương mại về công nghệ số, theo đó tồn bộ văn bản được ban hành và lưu trữ trên kho tài liệu mạng nội bộ để tồn thể CBNV có thể truy cập và tìm hiểu khi cần thiết. Hệ thống thơng tin nội bộ thực sự phát huy hiệu quả trong việc phổ biến các quy trình, đáp ứng nhu cầu lưu trữ, truy xuất nhanh chóng thơng qua cách thức tìm kiếm từ khóa. Bên cạnh đó, hệ thống thơng tin sẽ tự động gửi các thông tin liên quan đến hoạt động cho vay đến CBTD theo phân quyền.
Thông tin được chỉ đạo cập nhật từ bên trong và bên ngồi, được thực hiện từ từng cán bộ tín dụng, thẩm định, tổ nghiệp vụ tại chi nhánh; những thông tin thu thập được xử lý và cung cấp cho người có trách nhiệm xử lý và bảo mật thơng tin.
Mặt khác, các quy định, quy chế hoạt động của ngân hàng đều được cụ thể hoá bằng văn bản rõ ràng và truyền đạt trong toàn đơn vị. Các hệ thống báo cáo được thiết kế theo trình tự biểu mẫu rõ ràng để thể hiện đầy đủ các thông tin, số liệu cần báo cáo, công tác thông tin, truyền báo cáo số liệu luôn được thực hiện liên tục, kịp thời và dễ nắm bắt.
Đối với hoạt động cho vay, vai trị của hệ thống thơng tin rất quan trọng vì những thơng tin này mang tính lâu dài, với số lượng ngày càng nhiều, mà nó
cần đảm bảo độ chính xác, nhanh chóng tiện lợi khi cần dùng đến. Các thơng tin cần thiết trong hoạt động cho vay bao gồm:
- Thông tin về hoạt động cho vay: tổng số vốn cho vay, số dự án/phương án vay và danh mục đối tượng vay vốn.
- Thơng tin về tài chính, bao gồm: số vốn giải ngân trong kỳ, số thu nợ (lãi và gốc), số doanh nghiệp được gia hạn nợ, số doanh nghiệp được chuyển quá hạn nợ, phân loại các khoản nợ vay và tình hình xử lý nợ.
- Thơng tin về tính tn thủ: bao gồm các quy định, nội quy về công việc, tài chính, chế độ thu, chi và kỷ luật, hạch tốn trong nghiệp vụ cho vay theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính quy định.
Hệ thống thơng tin, truyền thông, tin học của TPBank - Chi nhánh Nha Trang được triển khai thực hiện xuyên suốt, đồng bộ.
Chi nhánh thực hiện đảm bảo việc chấp hành các chế độ kế tốn, hạch tốn theo quy định có hệ thống thơng tin về tài chính, về các mặt hoạt động và tình hình tuân thủ trong việc tổ chức thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, thường xuyên hay đột xuất theo quy định của ngân hàng.
2.3.5. Giám sát và sửa chữa những sai sót
Với đặc điểm hoạt động cho vay của TPBank, việc giám sát được thực hiện bao gồm công tác giám sát thường xuyên các hoạt động cũng như thực hiện các hoạt động giám định kỳ:
Một là, giám sát thường xuyên được thực hiện thông qua việc thu thập
thông tin, kiểm tra, xử lý và điều chỉnh kịp thời trong các hoạt động cho vay tại chi nhánh Nha Trang:
+ Các báo cáo số liệu được đối chiếu giữa các bộ phận chức năng trước khi ký ban hành.
+ Có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên nghiệp vụ cho vay từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng của nghiệp vụ.
+ Các phản hồi từ phía cán bộ nhân viên đối với cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ công tác. Các phản hồi từ phía các khách hàng vay vốn trên địa bàn … + Các phản hồi từ phía xã hội và các cơ quan chức năng đối với hoạt động cho vay.
Hai là, giám sát định kỳ: Ban Lãnh đạo TPBank - Chi nhánh Nha Trang
được thực hiện theo kế hoạch để kiểm tra, soát xét mọi hoạt động của nghiệp vụ cho vay tại chi nhánh.
+ Ban Lãnh đạo mỗi năm thực hiện kiểm tra định kỳ 01 lần đối với các phòng ban, báo cáo kết quả cho trưởng ban theo quy định.
- Nội dung chính mà Ban Lãnh đạo TPBank - Chi nhánh Nha Trang kiểm tra tại các phòng ban gồm:
+ Tập trung kiểm tra, giám sát việc bình xét, xác nhận, phê duyệt danh sách các doanh nghiệp, công ty, hộ kinh doanh vay đặc biệt là đối tượng doanh nghiệp cơ cấu lãi suất.
+ Kiểm tra giám sát công tác chỉ đạo điều hành của các Giám đốc mảng, trưởng nhóm tại TPBank - Chi nhánh Nha Trang.
+ Sự phối hợp của các phòng, ban.
+ Kiểm tra sử dụng, hiệu quả vốn vay của KH vay vốn. Đánh giá chất lượng tín dụng về mặt xã hội và thực tế.
+ Kiểm tra cơng tác kiểm tra, kiểm tốn nội bộ của TPBank - Chi nhánh Nha Trang về cơng tác tín dụng, kết tốn ngân quỹ, an toàn kho quỹ và cơ quan. + Tổng hợp những đề xuất kiến nghị về cơ chế chính sách quy trình nghiệp vụ và khó khăn vướng mắc, tồn tại ở cơ sở đến giải quyết kịp thời và xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị lên ban đại diện HĐQT hội sở của TPBank.
2.4. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay khách hàng doanh nghiệp tại ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Tiên Phong – Chi doanh nghiệp tại ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Tiên Phong – Chi Nhánh Nha Trang
2.4.1. Những kết quả đạt được trong kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay
2.4.1.1. Về mơi trường kiểm sốt
- Nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng môi trường kiểm soát đối với sự phát triển bền vững và lâu dài của Chi nhánh. Ban lãnh đạo TPBank - Chi nhánh Nha Trang, với sự quyết tâm lãnh đạo, chỉ đạo sát sao dựa trên tinh thần chủ động, tích cực nghiên cứu, tìm hiểu, định hướng phát triển bộ máy tổ chức đã đem lại nhiều cải thiện tích cực tại Chi nhánh.
- Thực hiện “cầm tay chỉ việc” đối với các CBTD chưa có kinh nghiệm thực tế, đặc biệt Chi nhánh còn tạo điều kiện cho các bạn sinh viên năm 3,4 còn ngồi trên ghế nhà trường trở thành nhân viên chính thức của TPBank để tạo mơi trường nhân sự mới mẽ, năng động, tràn đầy nhiệt huyết trong công việc.
TPBank – Chi nhánh Nha Trang đã đào tạo và tự đào tạo lại đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm nghiệp vụ trong hoạt động cho vay theo tinh thần liên tục bổ sung và đào tạo theo xu hướng đổi mới, hiện đại song hành với q trình hồn thiện các quy trình nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong thời kỳ hội nhập. Định kỳ hàng tuần, hàng tháng các phòng ban tại TPBank - Chi nhánh Nha Trang tổ chức các cuộc hội thảo, tập huấn, chia sẻ kinh nghiệm đào tạo nghiệp vụ, cập nhật những thông tin về sản phẩm mới nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ tín dụng.
- TPBank - Chi nhánh Nha Trang đã thực hiện phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể rõ ràng cho các phòng ban và cán tín dụng, từng bước hạn chế sự kiêm nhiệm nhiều trong công việc. Các bước thực hiện hoạt động cho vay chuyên môn được phân lập cụ thể, rõ ràng quá trình xử lý nghiệp vụ được phản ánh trên chứng từ và được kiểm soát chặt chẽ.
- Ban Lãnh đạo độc lập với Ban kiểm sốt thì mơi trường kiểm sốt hoạt động cho vay vận hành càng hiệu quả. Tất cả các thơng tin được Ban kiểm sốt thường xuyên rà soát, cập nhật và được cung cấp kịp thời cho hội đồng quản trị để giúp cho việc giám sát các mục tiêu chiến lược của phịng giao dịch được tốt hơn khơng làm ảnh hưởng đến hoạt đọng cho vay.
2.4.1.2. Về đánh giá hoạt động cho vay
Hoạt động cho vay là hoạt động chính của ngân hàng, nó ln tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Thấy được điều đó, TPBank - Chi nhánh Nha Trang rất chú trọng đến việc phân tích, đánh giá và quản lý các loại rủi ro, đánh giá phân loại tất cả các khách hàng quan hệ vay vốn. Đặc biệt chú trọng đến bước thẩm định khách hàng trong quy trình cho vay để giảm thiểu những rủi ro là thấp nhất trước khi thực hiện cấp tín dụng. Song song với đó, là sự đề cao và quản lý sát saobước quản lý sau vay, để nắm bắt kịp thời những biến động rủi ro có thể xảy ra và kịp thờ sử lý.
2.4.1.3. Về hoạt động kiểm soát cho vay
TPBank đã ban hành đầy đủ văn bản nội bộ hướng dẫn về hoạt động cho vay cũng như các hoạt động kiểm sốt. Theo đó, hoạt động cho vay đã được thực hiện theo một quy trình cho vay được xây dựng chặt chẽ, có sự kết nối, kế thừa và mang nội dung kiểm soát lẫn nhau giữa các bước. TPBank - Chi nhánh Nha Trang tách bạch công việc giữa cán bộ thực hiện cho vay, thẩm định cho vay, nên thuận tiện cho quá trình theo dõi từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng trong chương trình cho vay, đảm bảo tính khách quan.
Hầu hết, CBTD đều thực hiện cho vay theo đúng quy trình cho vay đã được ban hành. Thủ tục kiểm soát được cài đặt đạt hiệu lực.
2.4.1.4. Về thông tin truyền thông
Thông tin được chỉ đạo cập nhật từ bên trong và bên ngoài, được thực hiện từ từng cán bộ tín dụng, thẩm định tại TPBank - Chi nhánh Nha Trang; những thông tin thu thập được xử lý và cung cấp cho người có trách nhiệm.
Các thơng tin cần thiết trong hoạt động cho vay bao gồm:
Thông tin về hoạt động cho vay như: tổng số vốn cho vay đối với từng KH, số dự án/phương án vay và danh mục đối tượng vay vốn được công khai dân chủ khách quan tại các Chi nhánh.
Thơng tin về tài chính, bao gồm: số vốn giải ngân trong kỳ, số thu nợ (lãi và gốc), số KH được gia hạn nợ, số KH được chuyển quá hạn nợ, phân loại các khoản nợ vay và tình hình xử lý nợ.
2.4.1.5. Về hoạt động giám sát
- TPBank - Chi nhánh Nha Trang chấp hành đúng các quy định về công tác KSNB, quy định về chức năng, thực hiện nghiêm các đề cương kế hoạch kiểm tra hàng năm, nội dung kiểm tra, giám sát thường xuyên và giám sát định theo quy định của cấp trên theo quy định đã ban hành.
- TPBank - Chi nhánh Nha Trang đã thiết lập chính sách quản lý rủi ro tương đối chặt chẽ, việc kiểm soát rủi ro đối với các mặt hoạt động của hoạt động cho vay được thực hiện qua nhiều khâu, nhiều bộ phận, nhiều cấp; các chuyên viên, bộ phận kiểm tra nội bộ tại đơn vị, thực hiện kiểm sốt ngay trong q trình thực hiện hoạt động cho vay.
- Ban lãnh đạo TPBank - Chi nhánh Nha Trang cũng rất chú trọng đến việc tiếp nhận các thông tin phản hồi của khách hàng. Q trình trao đổi thơng tin của khách hàng được thực hiện thường xun thơng qua các thư góp ý hoặc được tiếp nhận trực tiếp từ khách hàng.
2.4.2. Những hạn chế trong kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay
2.4.2.1. Về mơi trường kiểm sốt
Các chính sách liên quan đến quy trình cho vay và việc kiểm sốt quy trình cho vay ngày càng chặt chẽ hơn, nhiều cơng đoạn kiểm sốt hơn. Tuy nhiên, thực tế vẫn tồn tại một số món vay trở thành nợ xấu, khơng có khả năng thu hồi. Nguyên nhân có thể do tồn đọng phần nhỏ CBTD vơ tình hoặc cố ý bỏ bớt một số cơng đoạn hoặc làm theo thói quen (chính sách cũ), thẩm định sơ
sài, khơng nắm vững quy trình mới. Việc phân cơng thực hiện cơng việc chưa có sự chuyên trách cho từng mảng nghiệp vụ dễ đưa đến sự chủ quan và thiếu tính kiểm sốt.
Tại chi nhánh chỉ có đội ngũ KSNB cịn mỏng, thiếu kinh nghiệm.
2.4.2.2. Về đánh giá rủi ro hoạt động cho vay
- Công tác thu thập thông tin của KH vẫn gặp nhiều hạn chế, một số trường hợp KH cố che giấu thơng tin thì cũng gây trở ngại khơng nhỏ cho các CBTD. Thơng tin do trung tâm thơng tin tín dụng của NHNN (CIC) cung cấp cịn ít, chưa kịp thời, dẫn đến rủi ro khi ngân hàng phê duyệt cho vay. Hạn chế trong công tác kiểm tra, giám sát.
- Một bộ phận nhỏ CBTD có quan hệ mật thiết với KH, do đó khi thẩm định thường có thái độ tin tưởng và chủ quan dẫn đến việc đánh giá KH chưa được thực hiện một cách nghiêm túc.
- Tình trạng một số doanh nghiệp vay cố tình kéo dài thời gian trả nợ gốc theo quy định trong hợp đồng buộc ngân hàng phải gia hạn nợ và sau đó chuyển thành nợ quá hạn nên dễ dấn đến việc thu nợ gốc và lãi không đảm bảo theo quy định.
Sự hướng dẫn của các văn bản nội bộ được ban hành, tuy nhiên công tác nhận diện RR hoạt động phụ thuộc nhiều vào tính tự giác và trình độ chun môn của CBTD.
- Hạn chế trong công tác kiểm tra, giám sát. Hệ thống nhận diện và đánh giá rủi ro chưa được xây dựng thành một quy trình rõ ràng, cịn mang tính cảm tính, các quyết định cho vay chưa thực sự đảm bảo tính khách quan, khơng đánh giá đầy đủ và đúng năng lực thực tế của khách hàng, cịn dựa vào cảm tính dễ dẫn đến rủi ro trong q trình cấp tín dụng. Trong q trình thẩm định, xét duyệt và phán quyết cho vay cũng như quá trình kiểm tra trước, trong và sau khi cho vay còn sao nhãng, chưa thực sự đi sâu đi sát vào tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng nên nhiều khi có dấu hiệu rủi ro, những dấu hiệu khó khăn mà
khách hàng gặp phải chưa được phát hiện kịp thời. Hạn mức và thời gian cho vay nhiều khoản tín dụng chưa phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Cán bộ chưa kiểm sốt được nguồn thơng tin khách hàng khách hàng cung cấp có trung thực hay khơng.
- Mặc dù đã xây dựng hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ tuy nhiên hệ thống này vẫn còn một số mặt tồn tại như:
+ Đánh giá theo một khung chỉ tiêu chung không phân biệt theo từng đặc thù ngành nghề.
+ Một số chỉ tiêu chưa được phân rõ đối với khách hàng áp dụng một tài sản cho nhiều món vay làm ảnh hưởng đến kết quả xếp hạng của khách hàng.
+ Một số chỉ tiêu phi tài chính mang tính chủ quan của cán bộ chấm điểm do cán bộ không am hiểu về ngành nghề hoặc cố tình can thiệp làm kết quả chấm điểm của khách hàng không được khách quan và phản ánh đúng thực trạng khách hàng
2.4.2.3. Về hoạt động kiểm soát cho vay
Thực tế, hiện nay, mặc dù TPBank đã thiết kế một trình cho vay rất khoa học, nhưng vẫn tồn tại một số sai phạm xảy ra trong hoạt động cho vay. KH cố ý cung cấp thông tin sai lệch nhằm tạo thuận lợi cho việc vay vốn của mình, tuy nhiên, CBTD không phát hiện được những thông tin sai lệch này. Thủ tục xác minh, đối chiếu được thiết lập, yêu cầu CBTD phải đối chiếu thông tin KH cung cấp, nhưng CBTD thực hiện không kỹ, chủ quan không thực hiện.
Danh mục hồ sơ cần kiểm tra đã được TPBank ban hành đầy đủ, tuy nhiên vẫn có CBTD khơng nắm rõ quy định, hoặc thực hiện đối chiếu sơ sài, vì vậy khơng phát hiện ra các hồ sơ còn thiếu.
- Một số báo cáo thẩm định còn đơn giản, chưa đánh giá sâu sát tính khả thi của phương án và cơ sở lập nên phương án. Các số liệu khách hàng gửi là số liệu chưa được kiểm tốn nên chưa chính xác và độ tin cậy thấp mà việc áp dụng chính sách khách hàng theo quy định của TPBank lại dựa vào quan hệ,
tín nhiệm của khách hàng với Ngân hàng và kết quả xếp hạng tín dụng nội bộ. Tuy nhiên, việc chấm điểm hoàn toàn dựa vào báo cáo tài chính và thơng tin khách hàng cung cấp, những thông tin này chưa được kiểm toán nên độ tin cậy