8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TRONG NGÂN HÀNG
1.3.2.4. Thông tin và truyền thông
Nghiên cứu của Steihoff (2001) và Hevesi (2005) đã chỉ ra rằng thông tin và truyền thông là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Thơng tin phải được xác định một cách đáng tin cậy từ cả bên trong và bên ngồi doanh nghiệp, phải được thơng báo và xử lý kịp thời bởi những người có chức năng. Thơng tin trên các phương tiện truyền thông phải được truyền đạt chính thức và được phép của hội đồng quản trị và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Hệ thống thơng tin và liên lạc cho phép tất cả nhân viên hiểu được vai trò của họ trong hệ thống kiểm soát và những người liên quan. Doanh nghiệp phải có khả năng lập báo cáo tài chính chính xác và kịp thời, bao gồm cả báo cáo giữa niên độ để báo cáo cho các nhà quản lý nhằm thực hiện đầy đủ trách nhiệm và ra quyết định một cách kịp thời. Do đó, nhu cầu về bản mô tả công việc cho các cấp trong doanh nghiệp.
Thành phần thông tin truyền thông hỗ trợ chức năng của mọi thành phần KSNB. Kết hợp với thành phần khác, thông tin truyền thông hỗ trợ việc đạt được mục tiêu của NH, chất lượng thông tin truyền thông được xem là tốt nhất khi các nội dung sau cơ bản được đảm bảo:
Dễ tiếp cận - Người cần thơng tin dễ có được thơng tin đó. Người dùng biết thơng tin nào sẵn có và có thể tiếp cận thơng tin ở đâu trong hệ thống thơng tin.
Chính xác - Dữ liệu cơ bản chính xác và đầy đủ. Hệ thống thơng tin bao gồm kiểm tra xác nhận về tính chính xác và đầy đủ, bao gồm cả quy trình giải quyết ngoại lệ khi cần thiết.
Đầy đủ - Có đủ thơng tin ở mức chi tiết phù hợp liên quan đến yêu cầu thông tin. Dữ liệu không liên quan được loại bỏ để tránh xảy ra tình trạng khơng hiệu quả, sử dụng sai hay trình bày sai.
Kịp thời - Thơng tin có sẵn từ hệ thống thông tin khi cần thiết. Thông tin kịp thời giúp sớm xác định các sự kiện, xu hướng và vấn đề. Bên cạnh đó, để
thơng tin được truyền đi khắp NH, phải có các kênh truyền thơng mở và sự sẵn sàng tuyệt đối trong việc báo cáo và lắng nghe. Trong hầu hết các trường hợp, đường dây báo cáo được thiết lập thông thường trong đơn vị là kênh truyền thông thông thường. Trong một số trường hợp, các đường truyền thông riêng là cần thiết để thiết lập cơ chế rõ ràng cho truyền thông bảo mật hoặc ẩn danh khi kênh thơng thường khơng hoạt động hoặc khơng có hiệu quả [2].
Ngoài ra, NH cần thơng báo với đối tác bên ngồi về vấn đề ảnh hưởng đến chức năng kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng.