8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TRONG NGÂN HÀNG
1.3.2.5. Hoạt động giám sát cho vay
Giám sát là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của kiểm soát nội bộ trong bất kỳ tổ chức nào. Theo Springer (2004), việc giám sát hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian, được thực hiện liên tục hoặc riêng biệt. Mục đích của việc giám sát là nhằm xác định việc kiểm soát nội bộ được thực hiện đúng, đầy đủ và hiệu quả như đã thiết kế cho cả năm thành phần.
Giám sát là một hoạt động liên tục bao gồm việc thực hiện các thủ tục theo định kỳ và xem xét các tài liệu của ngân hàng để xác nhận rằng tất cả các thủ tục đã được thực hiện theo yêu cầu (Muhota, 2005). Các công cụ được sử dụng trong nhiều tổ chức là đối chiếu, kiểm tra nội bộ và kiểm toán để đảm bảo tính chính xác của các giao dịch được báo cáo trong báo cáo tài chính trong việc giám sát các khoản vay (Diamond, 1984). Tồn bộ q trình phải được giám sát và sửa đổi khi cần thiết, do đó hệ thống có thể phản ứng linh hoạt với các điều kiện thay đổi. Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được giám sát, một quá trình đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống theo thời gian. Điều này được thực hiện thông qua các hoạt động giám sát liên tục, đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai. Giám sát liên tục xảy ra trong q trình hoạt động. Nó bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên và các hành động khác mà nhân viên thực hiện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của họ. Một hệ thống giám sát tốt phải có khả năng xác định những khiếm khuyết trong kiểm soát nội
bộ và được báo cáo ngay lập tức cho ban quản trị và ban quản trị cấp cao nhất như đã nêu bởi Calomiris & Khan (1991).
Hoạt động giám sát được thực hiện nhằm đánh giá liệu mỗi thành phần trong số năm thành phần của KSNB và nguyên tắc liên quan có đang hiện hữu và hoạt động hiệu quả hay không, các nhân tố thuộc bộ phận hoạt động giám sát là:
Một là, hoạt động giám sát thường xuyên. Hoạt động giám sát thường
xuyên chính là hoạt động giám sát hàng ngày gắn chặt với hoạt động cho vay và được thực hiện đồng thời với các hoạt động của hoạt động cho vay. Hoạt động giám sát thường xuyên được thực hiện tức thì, phản ánh một cách năng động đối với những điều kiện thay đổi và nó ăn sâu vào trong tổ chức. Thường hoạt động giám sát thường xuyên mang lại nhiều hiệu quả hơn hoạt động giám sát định kỳ nhờ những hoạt động tiền kiểm tra, kiểm tra ngăn ngừa.
Hai là, hoạt động giám sát định kỳ. Bên cạnh những hoạt động giám sát
thường xuyên, NH cần có một cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của kiểm sốt bội bộ hoạt động cho vay thơng qua sự đánh giá định kỳ hay còn gọi là giám sát định kỳ. Giám sát định kỳ cịn giúp đánh giá tính hữu hiệu của giám sát thường xuyên.
Ba là, báo cáo những khiếm khuyết của KSNB. Những khiếm khuyết của
kiểm soát bội bộ là những thiếu sót có thực hoặc tiềm ẩn tại một số mặt của kiểm sốt bội bộ có khả năng ảnh hưởng tiêu cực đến việc đạt mục tiêu của NH. Báo cáo những khiếm khuyết của kiểm sốt bội bộ cho các đối tượng có trách nhiệm để họ thực hiện các hoạt động sửa chữa sai sót là yếu tố quan trọng để NH đạt được mục tiêu đề ra. Các khiếm khuyết thường được báo cáo cho người có trách nhiệm các hành động sửa chữa và cấp trên của người này.
Bốn là, giám sát các hoạt động sửa chữa. Khi nhữngkhiếm khuyết của
kiểm soát bội bộ được đánh giá và báo cáo cho các cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sửa chữa, nhà quản lý cần theo dõi xem việc sửa đổi
có được thực hiện kịp thời hay khơng. Các khiếm khuyết không được sửa chữa kịp thời sẽ được báo cáo cho cấp trên của người chịu trách nhiệm thực hiện của hành động sửa chữa. Bên cạnh đó, nhà quản ly cần xem xét lại việc lựa chọn các hành động giám sát cho đến khi các hành động sửa chữa được hoàn tất[2].