8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY TRONG NGÂN HÀNG
1.3.2.3. Hoạt động kiểm soát cho vay
Theo Jenkinson (2008), các chính sách và thủ tục kiểm soát phải được thiết lập và thực thi để giúp đảm bảo rằng các hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả. Người ta lập luận thêm rằng các hoạt động kiểm sốt là các chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng các chỉ thị quản lý được thực hiện và các hoạt động được kiểm soát cũng diễn ra đa dạng như phê duyệt, ủy quyền, xác minh, hòa giải, đánh giá kết quả hoạt động, an ninh tài sản và phân tách nhiệm vụ. Đánh giá trong các ngân hàng có thể tập trung vào các vấn đề tuân thủ, tài chính hoặc hoạt động. Ramos (2004) cho rằng nên thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thơng tin cũng như việc ủy quyền các giao dịch. Cần kiểm soát việc phát triển các hệ thống mới và thay đổi các hệ thống hiện có. Ngồi ra, nên hạn chế quyền truy cập vào các chương trình và dữ liệu. Kiểm soát vật chất bao gồm kiểm soát thiết bị, hàng tồn kho, chứng khoán, tiền mặt và các tài sản khác cần được bảo đảm về mặt vật chất và định kỳ được kiểm đếm và so sánh với số lượng được thể hiện trên hồ sơ kiểm sốt. Các chỉ số hoạt động có thể thơng qua việc dự đoán các kết quả hoạt động nhất định bằng
cách điều tra các kết quả không mong muốn gây nguy hiểm cho việc đạt được các mục tiêu của ngân hàng. Các nhiệm vụ được tách biệt giữa những người khác nhau để giảm nguy cơ mắc lỗi hoặc các hành động khơng phù hợp. Ví dụ, trách nhiệm cho phép giao dịch, ghi chép chúng và xử lý các tài sản liên quan nên được tách biệt.
Các nhân tố thuộc hoạt động kiểm soát là:
Một là, chính sách kiểm sốt cho vay và thủ tục kiểm soát được cài đặt
trong hoạt động tín dụng
Chính sách kiểm sốt cho vay là những quy định về những gì cần làm và là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm sốt. Chính sách kiểm sốt cho vay được tài liệu hóa một cách đầy đủ, có hệ thống. Đơi khi các chính sách được truyền thơng bằng lời nói thay bằng văn bản vì việc thực hành đã tồn tại từ rất lâu.
Thủ tục kiểm soát là việc thực thi các chính sách, làm cho các chính sách có hiệu lực. Các thủ tục kiểm sốt thường được cài đặt trong hoạt động cho vay là: ủy quyền và phê duyệt, phân chia nhiệm vụ, xác minh, đối chiếu và kiểm soát vật chất, cụ thể [2] :
Thủ tục ủy quyền và phê duyệt, Ủy quyền và phê duyệt là thủ tục kiểm
soát nhằm ngăn ngừa các nghiệp vụ khống hoặc các nghiệp vụ tuy có diễn ra trong thực tế nhưng khơng tn thủ đúng quy định của đơn vị. Thủ tục xét duyệt có thể được thực hiện tự động hoặc thủ công.
Thủ tục phân chia nhiệm vụ, Thủ tục phân chia nhiệm vụ được cài đặt
qua việc phân tách trách nhiệm cho các hoạt động có liên quan. Khi phân chia nhiệm vụ, nhà quản lý xem xét, phân tách, bất kiêm nhiệm các trách nhiệm liên quan đến kế toán, ủy quyền và phê chuẩn giao dịch và bảo quản tài sản liên quan. Cài đặt sự phân tách này, tức NH đã thực hiện thủ tục bất kiêm nhiệm. Thủ tục bất kiêm nhiệm nhằm đảm bảo chống gian lận có thể phát sinh trong hoạt động kiểm sốt nói riêng và trong toàn bộ hoạt động quản trị NH nói
chung. Thủ tục bất kiêm nhiệm quy định sự tách biệt rõ ràng giữa bốn hoạt động sau: phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi nhận (kế toán, ...). Thủ tục này bảo đảm khơng ai trong bộ máy quản trị có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận.
Thủ tục xác minh, Là thủ tục so sánh, đối chiếu hai thông tin với nhau
hoặc so sánh thơng tin với chính sách, quy định của đơn vị và thực hiện biện pháp xử lý nếu có sự khơng nhất quán. Thủ tục xác minh thông thường giúp đạt mục tiêu đầy đủ, chính xác và có thật của q trình xử lý thơng tin.
Thủ tục đối chiếu, Là thủ tục so sánh hai hay nhiều thông tin với nhau và
nếu có sự khơng nhất qn thì cần thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính đúng đắn của thơng tin.
Thủ tục kiểm soát vật chất, Đây là HĐKS “cứng”, một loại HĐKS thường được mọi người nghĩ tới nhất khi nói về KSNB trong đơn vị. Kiểm sốt vật chất là các HĐKS nhằm đảm bảo cho tài sản hữu hình như máy móc, tiền bạc, cổ phiếu, trái phiếu hay các tài sản khác được bảo vệ một cách chặt chẽ.
Thủ tục định dạng trước, Là thủ tục kiểm soát NH áp dụng các chương
trình máy tính vào cơng tác quản lý như định dạng trước mẫu biểu của NH, cách tính lãi vay, lãi quá hạn...
Thủ tục kiểm tra và theo dõi, Là thủ tục nhằm đánh giá xem các thủ tục
kiểm sốt khác có được thực hiện đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng quy định của NH hay không
Hai là, các hoạt động kiểm sốt chung đối với cơng nghệ. Cơng nghệ
được ứng dụng ngày càng nhiều vào các quy trình kinh doanh, bao gồm việc tự động hóa các hoạt động kiểm sốt. Do vậy, nhà quản lý phải hiểu được mức độ phụ thuộc và mối liên hệ giữa các quy trình kinh doanh, các hoạt động kiểm sốt được tự động hóa và các kiểm sốt chung về cơng nghệ [2].