CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM
3.3 Thực trạng về công tác lập kế hoạch tại công ty TNHH ScanCom Việt Nam
Như chúng ta đã biết, công tác lập kế hoạch sản xuất là một trong những nền tảng quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty TNHH ScanCom Việt Nam. Bao gồm kế hoạch Tổng thể về nhu cầu sản xuất và nhu cầu nguyên vật liệu, tận dụng và nâng cao năng suất trong q trình sản xuất, từ đó lên kế hoạch sản xuất cho từng thời điểm để cung cấp sản phẩm chất lượng và đúng thời điểm cho khách hàng.
3.3.1 Sơ đồ tổ chức phịng kế hoạch
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức phòng kế hoạch
(Nguồn: Phịng Nhân sự Cơng ty TNHH Scancom Việt Nam)
Phòng kế hoạch sản xuất được chia ra nhiều nhóm và mỗi người phụ trách những công tác kế hoạch khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo từng công đoạn: Tổng thể, W1-RMP, W2-SD, Nguyên vật liệu, Kho, DRW/DRN, Plastic và các kế hoạch từng công đoạn theo tháng… dưới sự giám sát của người quản lý bộ phận lập kế hoạch. Trong đó người quản lý có trách nhiệm điều hành, kiểm soát kế hoạch cho
Trang 41
toàn nhà máy gỗ và phối hợp với giám đốc nhà máy gỗ để đưa ra các giải pháp kịp thời đối với những sự cố xảy ra để đảm bảo tiến độ sản xuất. Mỗi nhân viên kế hoạch của từng khu vực có trách nhiệm theo dõi và điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi bất ngờ.
3.3.2 Nhiệm vụ phòng lập kế hoạch sản xuất (PPM)
Phịng PPM có trách nhiệm lên kế hoạch sản xuất, cụ thể:
Sau khi xác nhận đơn hàng, bộ phận PPM có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất cho từng đơn hàng với số lượng và thời gian theo yêu cầu của khách hàng, gồm kế hoạch tổng thể bao gồm tất cả các đơn hàng theo các mùa và các kế hoạch tháng gồm kế hoạch ra phơi, tạo hình, lắp ráp, sơn hoặc nhúng dầu và đóng gói. Đồng thời kiểm tra q trình sản xuất tại xưởng, kịp thời giải quyết những sự cố về sản phẩm hoặc đơn hàng, từ đó đưa ra phương án điều chỉnh nhanh chóng để đảm bảo sản xuất được liên tục và giao hàng đúng hạn cho khách hàng.
Lên kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu đúng khối lượng, số lượng và thời gian giao nguyên vật liệu để kịp thời cho q trình sản xuất. Kiểm sốt và duy trì nguyên vật liệu ở mức ổn định, lượng tồn kho an toàn và giảm thiểu số lượng dự trữ nguyên vật liệu quá hạn.
Kiểm sốt và thay đổi kế hoạch khi có sự cố xảy ra, đề ra chiến lược thích hợp về nhân công, thời gian làm việc và năng suất sản xuất theo tình hình thực tế.
Trang 42
3.3.3 Trình tự quản lý và lập kế hoạch sản xuất
Sales VN PPM WH & Production
Hình 3.3 Trình tự quản lý và lập kế hoạch sản xuất
Gửi đơn hàng và cập nhật trên AXAPTA Xác nhận sản xuất và cập nhật xác nhận trên AXAPTA Cập nhật tình hình lên AXAPTA
Báo cáo hồn thành Đợi kết quả kiểm tra Passed Trao đổi PFD với Sales và cập nhật trên AXAPTA Lên kế hoạch chi tiết Tạo lệnh sản xuất Kiểm tra định mức vật tư (BOM) và cập nhật Tạo đơn mua hàng hoặc yêu cầu mua hàng để đặt NVL Cập nhật MRP Kho nhận NVL sau khi QA kiểm tra Sản xuất nhận NVL căn cứ vào phiếu nhận vật tư Sản xuất Cập nhật Master Plan Kiểm tra bên ngoài Xem xét và gửi PFD cho khách hàng Chuyển LOG
Trang 43
(Nguồn: Phịng PPM Cơng ty TNHH Scancom Việt Nam)
Trình tự quản lý và lập kế hoạch cơ bản qua các bộ phận: Sales Việt Nam, bộ phận kế hoạch, kho và sản xuất.
Khi bộ phận Sales cập nhật đơn hàng, thông báo về số đơn hàng và cập nhật lên hệ thống Axapta. Nhân viên kế hoạch sẽ lấy dữ liệu và cập nhật vào kế hoạch Tổng thể, cân bằng kế hoạch mỗi tháng để đưa ra ngày hoàn thành sản xuất đơn hàng. Sau đấy, bộ phận kế hoạch sẽ trao đổi ngày hoàn thành sản xuất với bộ phận Sales dựa trên ngày giao hàng cho khách hàng và cập nhật ngày cuối cùng lên Axapta. Đồng thời từ các đơn hàng sẽ cập nhật nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất bao gồm gỗ và các thành phần khác như nhôm, thép, các chi tiết nhỏ mua ngoài.
Đối với những sản phẩm cần kiểm tra ngoài (thường là những sản phẩm mới, được bộ phận PPD làm mẫu để khách hàng kiểm tra về mẫu mã cũng như chất lượng để bắt đầu đưa vào sản xuất) sẽ triển khai khi có yêu cầu của khách hàng, chỉ có thể đặt vật tư và chạy sản xuất sau khi mẫu sản phẩm có kết quả đạt yêu cầu. PPM phải yêu cầu bộ phận Sales cung cấp thông tin về kiểm tra sản phẩm sau khi trao đổi với khách hàng để lên kế hoạch chuẩn bị hàng kiểm tra.
Sau khi xác nhận đơn hàng và bắt đầu đưa vào sản xuất, PPM sẽ tạo lệnh sản xuất theo từng lô và bắt đầu sản xuất đơn hàng. Kế hoạch sản xuất được lập chi tiết trong các quý, tháng, tuần và hàng ngày.
Đối với đơn hàng mà khách hàng không yêu cầu kiểm tra bên ngồi, sau khi được bộ phận Sales xác nhận thì có thể đặt vật tư và chạy sản xuất hàng loạt.
Đối với nguyên vật liệu, PPM sẽ kiểm tra định mức nguyên vật liệu theo BOM (dữ liệu được cập nhật trên hệ thống D365) để đặt hàng nếu cần thiết. Sau đó, bộ phận kế hoạch tạo yêu cầu mua hàng để đặt mua nguyên vật liệu với số lượng và thời gian theo yêu cầu, bộ phận mua hàng sẽ mua hàng và đưa vào kho khi bộ phận chất lượng kiểm tra đạt chất lượng đúng quy định.
Tiếp đến, bộ phận sản xuất sẽ nhận nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhận vật tư và bắt đầu đi vào sản xuất đơn hàng theo kế hoạch đã đề ra. Bên sản xuất có trách nhiệm báo cáo từng công đoạn sản xuất trên hệ thống Axapta để tất cả các bộ phận có thể dễ dàng theo dõi tiến trình cơng việc. Sau khi sản xuất hoàn thành sẽ được chuyển vào kho Logistics để xuất hàng khi có lệnh.
Trang 44
3.3.4 Nguyên tắc và cơ sở lập kế hoạch sản xuất
Để đưa ra một kế hoạch chính xác và đáp ứng được yêu cầu sản xuất thực tế, công tác lập kế hoạch sản xuất tại nhà máy Gỗ được công ty xây dựng trên các nguyên tắc sau:
Theo nguyên tắc First in, First Service (Đến trước, làm trước) và phối hợp sản xuất tối ưu. Trường hợp, cơng ty có nhiều đơn đặt hàng thì ưu tiên những đơn hàng cần xuất hàng gấp, nếu không đảm bảo ngày giao hàng thì chọn phương án tăng ca, thuê thêm nhân công hoặc bàn với bộ phận Sales thứ tự khách hàng cần ưu tiên.
Kế hoạch sản xuất của các công đoạn được lập dựa trên nguyên tắc lùi, tức là dựa trên ngày hoàn thành của cơng đoạn sau cùng để tính các ngày hồn thành của các cơng đoạn trước đó. Lấy ví dụ về một bộ ghế làm hoàn toàn bằng gỗ được nhúng dầu, ngày hoàn thành sản xuất sẽ được xác định trước hai tuần so với ngày giao hàng. Như vậy, ngày hồn thành sản xuất cũng chính là ngày hồn thành cơng đoạn đóng gói. Từ đó, cơng đoạn nhúng dầu sẽ dựa vào ngày hồn thành đóng gói để tính thời gian hồn thành của cơng đoạn mình để kịp giao qua chuyền đóng gói. Tương tự, cơng đoạn lắp ráp sẽ dựa vào ngày hoàn thành cơng đoạn nhúng dầu để tính ngày giao qua cho chuyền dầu, cách tính như vậy cho cơng đoạn tạo hình và sơ chế gỗ và đảm bảo cho bộ phận đóng gói thực hiện kịp ngày hồn thành sản xuất và giao đúng ngày cho khách hàng.
Như vậy, việc tính tốn thời gian hoàn thành sản xuất theo nguyên tắc ngược và hiển nhiên ngày triển khai kế hoạch hàng tháng sẽ được ban hành theo thứ tự từ công đoạn đầu tiên từ phân xưởng 1 đến phân xưởng 4 trước ngày 20 hàng tháng, sau đó PPM sẽ điều chỉnh kế hoạch từng công đoạn phù hợp trước khi tiến hành sản xuất.
Thời gian lập ban hành kế hoạch tháng như sau: Kế hoạch sơ chế nguyên vật liệu vào ngày 21.
• Kế hoạch tạo hình và khoan vào ngày 22.
• Kế hoạch lắp ráp vào ngày 23.
• Kế hoạch nhúng dầu, sơn, đóng gói sẽ vào ngày 24.
• Kế hoạch giao cụm chi tiết gỗ cho nhà máy kim loại sẽ vào ngày 25.
• Nếu trùng ngày chủ nhật hoặc ngày lễ, thời gian này sẽ được dời lại ngày làm việc trước hoặc sau đó.
Trang 45
• Trước ngày 22 hàng tháng, người quản lý bộ phận kế hoạch cần chốt lại số lượng nhân công và thời gian làm việc cần cho kế hoạch tháng tiếp theo.
• Nếu có thay đổi kế hoạch hoặc cộng dồn số lượng trễ của tháng trước vào mỗi đầu tháng, PPM sẽ tiếp tục gửi những kế hoạch tiếp theo. Trên kế hoạch điều chỉnh phải ghi rõ những điểm thay đổi và gửi mail thơng báo để những bộ phận liên quan có thể theo dõi.