WOOD Từ 7/2019 đến 12/2019
Số lượng (Cái) 718,814
Số giờ làm việc căn cứ vào nhân công 259,583
Số giờ tăng ca 58,478
Tổng số giờ sản xuất 318,061
Năng suất trung bình cái/giờ 2.26
Trang 52
Theo như quan sát thực tế trên chuyền đóng gói tại xưởng gỗ, với một chuyền đóng gói bao gồm 30 nhân cơng, một ca và thời gian làm việc của mỗi ca là 7.5 giờ. Do đó, cơng suất nhà máy gỗ được tính như sau:
- 1 chuyền/1 ca/7.5 giờ được xác định:
CS= 30×1×1×7.5×2.26=509 cái
- Hiện tại nhà máy đang chạy 5 chuyền với 2 ca làm việc. CS= 30×5×2×7.5×2.26=5,085 cái
Năng suất tồn nhà máy gỗ xác định cho mùa tiếp theo từ tháng 7-2020 đến tháng 6- 2020 với 295 ngày làm việc được tính tốn:
CS= 30×5×2×2.26×7.5×295=1,500,075 cái
Năng lực sản xuất của nhà máy gỗ hiện tại để đáp ứng nhu cầu đơn hàng dao động vào khoảng 1,500,000 cái.
Để thực hiện kế hoạch Tổng thể trước tiên phải cập nhật từ sales một số thông tin từng đơn hàng, sau đó lên kế hoạch các công đoạn, xác định số lượng sản xuất, số chuyền, số ca, công suất các cơng đoạn và ngày hồn thành sản xuất sản phẩm để giao hàng cho khách hàng.
Đơn hàng, khách hàng, mùa sản xuất, ngày giao hàng cho khách hàng.
Bảng 3.6 Mô tả Số đơn hàng, Khách hàng, Mùa sản xuất và Ngày giao hàng cho khách hàng
Shipment Customers Season ETD Customers
SH31285 LifestyleGarden 19-20 10-Dec-19
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Tên sản phẩm, mã số sản phẩm, mã bản vẽ, ngày bản vẽ có hiệu lực: nếu sản phẩm trong đơn hàng ở dạng “set” thì phải cập nhật theo chi tiết từng “cái” sản phẩm cụ thể theo định mức vật tư trên hệ thống Axapta. Những thông tin này phải thật chính xác để đảm bảo sản xuất khơng chạy sai sản phẩm.
Trang 53
Bảng 3.7 Mô tả Tên sản phẩm, Mã số sản phẩm, Mã bản vẽ, Ngày hiệu lực bản vẽ và Số lượng theo set và theo cái
Item name Item number Drawing code Effect Date Order Qty' (set) Order Qty' (pcs)
Nassau round table 66cm, 75h, w/o ph, PAR FSC LOT 2704600 100 PN67113B 12.Oct.16 1,000 1,000 (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Số lượng: nếu có sử dụng hàng tồn kho hoặc chuyển từ đơn đặt hàng trước sang thì phải ghi chú đầy đủ. Đây là thơng tin quan trọng, bất kì sai sót nào dẫn đến tình trạng tồn kho do sản xuất dư hoặc trễ hàng do sản xuất thiếu.
Bảng 3.8 Mô tả Số lượng theo kế hoạch, Hàng tồn kho và Mức độ tin tưởng của đơn hàng
Quantity- Plan Note Stock Confidence level
1,000 Pre-Order
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Lệnh sản xuất: PPM tự tạo lệnh sản xuất theo quy luật WSF-yymm-xxxxx cho những sản phẩm đóng gói tại nhà máy gỗ, với WSF là xưởng gỗ, yymm ứng với năm và tháng, xxxxx là mã số đặt để phân biệt mỗi lô hàng. Đối với cụm chi tiết gỗ thì PPM sử dụng lệnh sản xuất do nhà máy kim loại hoặc nhà máy Full woven tạo.
Nhãn dán: Kế hoạch về nhãn dán sẽ cập nhật tình trạng mã vận chuyển theo thông tin nhận từ bộ phận Sales. Nhân viên lập kế hoạch nhãn dán sẽ cập nhật dựa trên kế hoạch Tổng thể và do bộ phận Sale xác nhận. Bìa in ấn do bộ phận Sale và Marketing cung cấp. PPM chỉ kiểm tra và thông báo bộ phận liên quan nếu có phát hiện sai sót.
PPM phải điều chỉnh đơn hàng về nhãn dán khi sản xuất báo có nhãn dán dư hoặc thiếu trên chuyền, đơn hàng tăng hoặc giảm và Sales thay đổi nhãn dán.
PPM phải thông báo với ban giám đốc số lượng và giá trị tồn kho không sử dụng ngay khi phát sinh do những nguyên nhân trên.
Đối với vật tư mua trong nội địa, PPM sẽ tự làm đơn mua hàng gửi nhà cung cấp (trong danh sách nhà cung cấp được chấp nhận do phòng mua hàng ban hành). Đối với vật tư nhập khẩu, PPM làm yêu cầu mua hàng gửi phòng mua hàng. Cuối tháng 6 hàng năm, quản lý bộ phận PPM phải chốt lại danh sách nhãn dán khơng sử dụng, giải thích lý do, đề xuất hướng xử lý và gửi cho ban giám đốc.
Trang 54
Sản xuất hàng loạt: cập nhất việc đơn hàng có được chạy sản xuất hàng loạt chưa. Kiểm tra bên ngồi): đơn hàng có u cầu kiểm tra ngồi khơng.
Bảng 3.9 Mơ tả Lệnh sản xuất, Tình trạng Shipping Mark, Sản xuất số lượng lớn và Kiểm tra bên ngoài
Production Order SMA Run mass
Pro. External test
WSF-1909-0024 Yes Yes External
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Công suất của từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm, bao gồm: cơng suất chuyền lắp ráp, công suất chuyền dầu/ chuyền sơn và cơng suất chuyền đóng gói.
Ngày hồn thành sản xuất: xác nhận ngày hoàn thành sản xuất với Sales và cập nhật lên hệ thống Axapta.
Nhân công được cân đối theo tỷ lệ số lượng cụm chi tiết/nhân công/ngày làm việc. Tỷ lệ này được thống nhất giữa ban giám đốc và bộ phận PPM có thể thay đổi theo từng thời điểm.
Bảng 3.10 Mô tả Công suất và Ngày hồn thành sản xuất từng cơng đoạn
Capa PA/Shift/ Line Capa PT- OIL/Shift/ Line Capa ASS/Day/ Line PFD PA Month PFD PT/Oil Month PFD ASS Month PFD/ PFD Wood 700 400 347 Jan-20 1-Jan- 20 1-Dec- 19 14-Jan- 20 (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Đối với công suất của từng công đoạn, để thực hiện kế hoạch Tổng thể thì cơng suất của các cơng đoạn đóng gói, sơn/dầu và lắp ráp được cập nhật từ bộ phận PPD. Bộ phận PPD sẽ làm mẫu sản phẩm để xác định cơng suất sản xuất, sau đó đưa vào sản xuất thực tế dưới chuyền. Cuối cùng, sẽ cân đối giữa công suất dự đốn và cơng suất thực tế để đưa ra công suất sản xuất cuối cùng đưa vào triển khai tính tốn kế hoạch.
Dựa vào đó nhân viên kế hoạch Tổng thể sẽ cân đối số ca, số chuyền dưới sản xuất một cách phù hợp nhất để sản xuất đạt tối ưu.
Đối cơng đoạn PA: Số ca chuyền đóng gói được xác định:
Trang 55
Sau khi kế hoạch Tổng thể cung cấp thông tin về công suất sản xuất và số ca làm việc, nhân viên chịu trách nhiệm về các kế hoạch từng công đoạn lấy thông tin từ trang tính tạo lệnh sản xuất trên phần mềm Excel và triển khai sản xuất theo kế hoạch đề ra.
Để xác nhận ngày hoàn thành sản xuất cần xác định từ cơng đoạn đóng gói và dựa vào ngày giao hàng cho khách hàng, nhân viên kế hoạch Tổng thể tính tốn để đưa ra ngày PFD phù hợp và trao đổi với Sales để cập nhật lên Axapta. Đối với trường hợp khơng thể hồn thành theo đúng ngày PFD thì nhân viên kế hoạch Tổng thể cùng nhau họp lại với nhân viên phụ trách từng công đoạn để điều chỉnh kế hoạch sản xuất, hồn thành theo đúng PFD đề ra. Trường hợp khơng thể giải quyết được, bắt buộc phải dời ngày PFD và thỏa thuận lại thời gian giao hàng.
3.4.3 Theo dõi kế hoạch Tổng thể
Kế hoạch Tổng thể cần được theo dõi thường xuyên để cập nhật liên tục các đơn hàng từ Sales. Đồng thời theo dõi để cập nhật ngày hoàn thành sản xuất để các công đoạn sau tiến hành lập kế hoạch xác định ngày hồn thành sản xuất của cơng đoạn tiếp theo, tạo thành một quy trình liên tục để bộ phận sản xuất có thể chạy theo đúng lịch trình đã được định sẵn. Bên cạnh đó, kế hoạch Tổng thể phải theo dõi thường xuyên tình trạng đơn hàng cũng như cập nhật kịp thời những thay đổi để điều chỉnh kịp thời.
• Mỗi ngày
Cập nhật đơn đặt hàng ở kế hoạch Tổng thể và tạo lệnh sản xuất để bộ phận sản xuất dựa vào kế hoạch Tổng thể để phát lệnh bắt đầu sản xuất. Cập nhật công suất sản xuất cho tất cả các kế hoạch.
Dựa vào ngày giao hàng cho khách hàng và năng lực sản xuất của nhà máy từ đó cập nhật tất cả các PFD liên quan đến đơn đặt hàng.
Theo dõi mục tiêu để xác nhận PFD ở kế hoạch Tổng thể và nhập PFD trên hệ thống Axapta. Sao cho hệ thống được đồng bộ.
Cân bằng cơng suất giữa tất cả các q trình lập kế hoạch sao cho phù hợp với năng lực thực tế của nhà máy. Số lượng của từng công đoạn được PPM cập nhật mỗi ngày để nhân viên phụ trách dữ liệu của nhà máy tổng hợp và gửi cho các bộ phận liên quan.
Trang 56
• Mỗi tuần
Kiểm tra bản vẽ mới, thời gian phát hành bởi vì có bản vẽ mới tiến hành tạo bản hướng dẫn sản xuất để dưới chuyền bắt đầu sản xuất.
Kiểm tra nhãn dán trước kế hoạch đóng gói một tháng đảm bảo đóng gói đúng theo thời gian quy định, không bị trễ. Cân bằng công suất giữa tất cả các quá trình lập kế hoạch và nhập PFD ở Axapta.
• Mỗi tháng
Xem lại kế hoạch sản xuất tuần đầu tiên của mỗi tháng. Điều chỉnh và hoàn thành kế hoạch sản xuất của tháng tiếp theo ở giữa mỗi tháng
Cập nhật số lượng cuối cùng ở quá trình cuối, cập nhật số lượng thực tế để làm cơ sở so sánh với những tháng tiếp theo nhằm đánh giá hiệu quả sản xuất. Cân bằng công suất giữa tất cả các quá trình lập kế hoạch.
Làm việc với PPD để đảm bảo phiếu pallet phải được hoàn thành kịp thời theo kế hoạch để tránh hàng bị nhầm lẫn, khơng tìm ra.
Nếu tỷ lệ đạt kế hoạch dưới 95%, nhân viên PPM sẽ giải thích lý do và phối hợp các bộ phận (QA, PPD…) để đề xuất các lấy lại kế hoạch. Số lượng trễ kế hoạch tháng này sẽ được cộng dồn vào tuần lễ đầu của tháng tiếp theo.
3.5 Đánh giá công tác lập kế hoạch Tổng thể
Hiện tại, công tác lập kế hoạch sản xuất Tổng thể tại nhà máy gỗ còn bị ảnh hưởng do một số yếu tố dẫn đến kế hoạch và sản xuất gặp khó khăn nhất định.
Kế hoạch Tổng thể là kế hoạch chính bắt đầu cơng tác lập kế hoạch tại nhà máy gỗ của công ty ScanCom, việc lập kế hoạch được hệ thống và thống nhất giữa các công đoạn và cập nhật thông tin lên phần mềm Axapta- phần mềm quản lý thơng tin chính thức của cơng ty cho phép các bộ phận trong công ty truy cập dữ liệu theo giới hạn được phân chia rõ ràng. Kết hợp với công cụ Excel để xử lý và triển khai kế hoạch một cách cụ thể.
Kế hoạch được lập dựa theo nguyên tắc First in, First serve và công đoạn trước đảm bảo đầu ra cho công đoạn sau, cân đối công suất, số lượng nhân công trực tiếp, số ca, số chuyền làm việc và đảm bảo ngày giao hàng cho khách hàng. Phương pháp cân
Trang 57
đối được sử dụng chính trong việc lên kế hoạch vì tính hiệu quả và dễ thực hiện cũng như điều chỉnh phù hợp với nhu cầu thực tế.
Nhân viên PPM nói chung và nhân viên thực hiện kế hoạch Tổng thể nói riêng nắm rõ quy trình sản xuất sản phẩm và phải liên tục theo dõi tình hình thực tế sản xuất tại phân xưởng, các chuyền sản xuất, số ca làm việc và cập nhật công suất của từng chi tiết thành phẩm cũng như các cụm chi tiết sau đó lên kế hoạch và điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế. Để dễ dàng kiểm sốt kế hoạch, nhân viên kế hoạch Tổng thể tổng hợp và cập nhật báo cáo sản xuất hằng ngày để kịp thời điều chỉnh kế hoạch cho những trường hợp hàng bị lỗi và phải làm lại.
3.5.1 Ưu điểm
Về mặt xác định căn cứ lập kế hoạch: Công ty ScanCom Việt Nam đã xác định
tương đối đầy đủ các căn cứ cho việc lập kế hoạch, luôn làm việc theo nguyên tắc đề ra và giải quyết cơng việc dựa trên tối ưu hóa nguồn lực của cơng ty.
Về mặt quy trình và xử lý cơng việc: Có sự phối hợp và hỗ trợ giữa các bộ phận
khi có vấn đề phát sinh cùng nhau bàn bạc giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Nhân viên PPM ln linh hoạt thay đổi và điều chỉnh kế hoạch khi xảy ra sự cố. Đảm bảo cân bằng số lượng sản phẩm, nhân cơng, chuyền làm việc góp phần đẩy nhanh q trình xuất hàng cho khách hàng được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.
Nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc, cùng nhau tìm ra sai sót, khơng đổ trách nhiệm lên người khác.
Lãnh đạo theo phong cách dân chủ, nhân viên có quyền nêu lên ý kiến của mình, nhận được sự quan tâm, chỉ đạo và góp ý từ ban giam đốc nhà máy giúp kế hoạch được hồn thiện.
Ln triển khai các cuộc họp một cách nhanh chóng giữa các nhân viên phụ trách kế hoạch Tổng tể khi có nhiệm vụ cần triển khai và điều chỉnh kế hoạch khi có sự cố.
Về hệ thống quản lý thông tin: Sử dụng phần mềm Axapta giúp mọi người trong
bộ phận có thể cùng truy cập vào một dữ liệu, đồng thời kiểm soát được giới hạn truy cập của từng nhân viên trong công ty, cập nhật kế hoạch được liên tục, theo dõi chi tiết cụ thể. Hệ thống cơ sở hạ tầng và hệ thống thông tin quản lý phát triển tốt, hệ thống được kết nối internet với đường truyền mạnh giúp việc cập nhật dữ liệu được nhanh chóng, giải quyết cơng việc có hiệu quả, đồng thời nhân viên PPM chủ động liên hệ giải
Trang 58
quyết những vấn đề phát sinh một cách kịp thời qua Outlook. Khai thác hiệu quả việc phân tích dữ liệu, quản lý và kiểm sốt kế hoạch trên phần mềm Excel.
3.5.2 Nhược điểm
3.5.2.1 Sự phối hợp giữa sản xuất và kế hoạch chưa nhịp nhàng dẫn đến giảm hiệu quả kế hoạch. quả kế hoạch.
Các công đoạn trước bị sự cố dẫn đến đầu vào của công đoạn sau không ổn định, những đơn hàng chưa có kế hoạch lại sản xuất trước và ngược lại dẫn đến những đơn hàng chưa tới ngày giao cho khách hàng sẽ bị tồn đọng trong kho, tốn chi phí lưu kho và khơng gian dự trữ. Vấn đề hiện tại đối với hàng lắp ráp, do sự cố ở bộ phận khoan và tạo hình chưa hồn tất dẫn đến đầu vào của lắp ráp chưa có sản phẩm để ráp, làm chậm tiến độ hồn thành sản xuất bắt buộc người lập kế hoạch phải điều chỉnh PFD trên kế hoạch. Cùng lúc đó, bộ phận lắp ráp khơng thể dừng hoạt động để chờ SD hoàn thành nên sẽ chạy sản phẩm khác khi chưa đến kế hoạch để tránh việc nhân công khơng có việc làm, khi lắp ráp xong vì chưa phải giao hàng nên hàng sẽ tồn kho chiếm diện tích lưu kho và chi phí lưu kho.
Sự phối hợp giữa sản xuất và kế hoạch ở một số công đoạn chưa thật sự nhịp nhàng dẫn đến công tác lập kế hoạch phải điều chỉnh liên tục do một số nguyên nhân như sau:
- Công suất sản xuất từng công đoạn không đồng bộ
Kế hoạch được lập dựa trên việc tính cơng suất của chuyền đóng gói, tuy nhiên cơng suất sản xuất của từng cơng đoạn là không giống nhau. Cụ thể, công suất sản xuất trên giờ của công đoạn sơ chế nguyên vật liệu sẽ cao hơn so với cơng đoạn đóng gói. Điều đó dẫn đến việc ứ đọng ở cơng đoạn trước đó tạo ra bán thành phẩm.
- Khơng có vật tư kịp thời để tiến hành sản xuất theo kế hoạch
Tình trạng vật tư về kho trễ cịn xảy ra nhiều dẫn đến sự trì trệ trong hoạt động sản xuất. Đối với hàng sơn, công ty sử dụng sơn nhập khẩu từ nước ngồi vì vậy sơn thường đặt hàng trước 3-6 tháng tùy dòng sản phẩm do đó thường dẫn đến tình trạng chuyền phải đứng một thời gian để chờ sơn hoặc chuyển sang chạy dịng sản phẩm khác để giảm thiểu tình trạng dừng chuyền.
Trang 59
- Máy móc bị sự cố bất ngờ cũng dẫn đến việc kế hoạch buộc phải điều chỉnh Hiện nay, nhiều chuyền và máy móc của xưởng gỗ xảy ra tình trạng máy móc bị sự