CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM
4.2 Giải pháp
4.2.3 Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận
Muốn sản xuất đạt hiệu quả thì ngồi cơng tác lập kế hoạch hồn thiện cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan, nếu khơng có sự phối hợp nhịp nhàng sẽ dẫn đến kế hoạch gặp nhiều khó khăn so với thực tế. Cần triển khai quy trình sản xuất đến tất cả các bộ phận liên quan, cung cấp nội dung và thông tin đến các bộ phận, bàn bạc, đánh giá mức độ quan trọng của từng đơn hàng để kịp tiến độ giao hàng. Hàng ngày, bộ phận sản xuất và kế hoạch cần họp lại với nhau về kế hoạch ngày, vì vị trí của các bộ phận gần nhau nên việc triển khai họp sẽ khơng có khó khăn gì, trình bày những sự cố hiện tại để cùng nhau giải quyết.
Để làm được điều đó cần sự thống nhất giữa giám đốc nhà máy gỗ với quản lý bộ phận kế hoạch, cả hai cùng ngồi lại để trao đổi về tình hình chung của nhà máy và đưa ra mục tiêu cùng phấn đầu. Sau đó, q trình triển khai sẽ được giám sát và tham gia của giám đốc nhà máy và quản lý để mọi người hiểu rõ và thực hiện. Tuy nhiên, chúng ta cần dựa vào chỉ số đánh giá kết quả của nhà máy mỗi tuần để phản ánh sự cải thiện giữa bộ phận kế hoạch và sản xuất đã có sự phối hợp chặt chẽ với nhau hay không. Chỉ số này được đánh giá hàng tuần để dễ dàng theo dõi và điều chỉnh một cách nhanh chóng nhất để cải thiện tình hình. Chỉ số được đưa ra dựa vào số lượng sản xuất trên một giờ của toàn nhà máy gỗ so với chỉ số do kế hoạch đề ra và đồng thời so sánh với mục tiêu của nhà máy gỗ cần đạt được theo yêu cầu của ban điều hành.
Hình 4.2 Chỉ số đánh giá hiệu quả sản xuất nhà máy gỗ trong một tuần
Mục tiêu Kế hoạch Thực tế So sánh %
Số lượng (cái) 17,313 16,145 (1,168) -7%
Số l ượng đóng gói tạ i nhà má y 13,008 11,994 (1,014) -8%
Số l ượng gi a o cho nhà má y khá c 4,305 4,151 (154) -4%
Số giờ làm việc thực tế 92,784 80,947 (11,838) -13%
Nhâ n công trực ti ế p s ả n xuấ t 89,952 78,390 (11,562) -13%
Người quả n l ý dưới s ả n xuấ t 2,832 2,556 (276) -10%
Số giờ tăng ca - - 0
Nhâ n công trực ti ế p s ả n xuấ t - - 0
Người quả n l ý dưới s ả n xuấ t - - 0
Số nhân công 1,933 1,686 (247) -13%
Nhâ n công trực ti ế p s ả n xuấ t 1,874 1,633 (241) -13%
Người quả n l ý dưới s ả n xuấ t 59 53 (6) -10%
Chỉ số đánh giá
Chỉ s ố đá nh gi á nă ng s uấ t s ả n phẩ m/gi ờ 0.47 0.19 0.21 0.01 7%
Trang 67
Đây là một ví dụ cho thấy sự phối hợp giữa sản xuất và kế hoạch không được chặt chẽ dẫn đến năng suất sản xuất của nhà máy gỗ rất thấp so với mục tiêu đưa ra của ban điều hành, chỉ đạt 0.21 so với mục tiêu 0.47 thấp hơn 44% yêu cầu đưa ra. Lý do ở đây cho thấy rằng bộ phận kế hoạch đã đưa ra kế hoạch sản xuất khơng hợp lý so với mục tiêu chung của tồn bộ nhà máy dẫn đến tình trạng hiện tại. Do đó, sản xuất và kế hoạch cần phối hợp chặt chẽ với nhau vì mục tiêu chung của tồn nhà máy, đáp ứng yêu cầu của cấp trên đưa ra.
Sau khi tìm ra được nguyên nhân vấn đề, nhân viên kế hoạch cần điều chỉnh kế hoạch sản xuất sao cho phù hợp với tình hình thực tế của sản xuất và mục tiêu chung của máy. Để đạt được điều đó nhân viên kế hoạch cần lên kế hoạch chạy những nhóm sản phẩm theo đúng tỉ lệ và số lượng kế hoạch mà ban điều hành đưa ra lúc đầu. Vì kế hoạch này xây dựng dựa vào nhân công, số chuyền, số ca, số giờ làm việc để tính năng lực sản xuất của nhà máy. Ví dụ cụ thể như sau: theo như số liệu bên dưới, tháng 4 với nhu cầu sản xuất cho từng nhóm sản phẩm và tổng là 89,445 cái. Nhân viên kế hoạch cần cân đối đơn hàng sản xuất cho từng nhóm sản phẩm theo từng tuần. Cụ thể
Bảng 4.2 Năng lực sản xuất từng nhóm sản phẩm trong 1 tuần
Nhóm sản phẩm Tháng 4/ 24 ngày (Cái)
1 tuần/6 ngày (Cái)
Hardwood - Duragrain 35,479 5,913 Full Painted (White, Black) 6,521 1,087 Plastic Chair (LOT, OIL) 32,310 5,385 Dura (DRW/DRB/DRN/WDRB) 12,984 2,164 Hardwood - OIL (MUB, BAL) 2,152 359
Tổng 89,445 14,908
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Đối với trường hợp một trong các nhóm sản phẩm khơng có hàng để sản xuất hoặc sản xuất những mặt hàng khó hơn (diện tích lớn, số khối lớn, nhiều chi tiết khó), nhân viên kế hoạch cần tính ra hệ số quy đổi giữa các dịng sản phẩm với nhau để đạt được chỉ số theo mục tiêu và có thể giải thích lý do vì sao khơng đạt được mục tiêu đề ra.
Như vậy, chúng ta có thể áp dụng phương pháp này để theo dõi đánh giá hiệu quả sự liên kết cũng như thơng tin giữa các bộ phận với nhau. Sau đó, so sánh từng khoảng thời gian nhất định để nắm bắt tình hình hiện tại.
Trang 68