Trang 47
Kế hoạch Tổng thể là phần quan trọng của bộ phận PPM, được tách ra riêng biệt và chịu sự giám sát của quản lý. Sau khi đơn hàng đã được cập nhật trên hệ thống hoặc có những thay đổi được bộ phận Sales xác nhận khi trao đổi với khách hàng sẽ được nhân viên kế hoạch cập nhật lên kế hoạch Tổng thể để các bộ phận theo dõi và thực hiện. Những thông tin chủ yếu trên kế hoạch Tổng thể:
Khách hàng, mùa sản xuất, ngày giao hàng cho khách hàng
Tên sản phẩm, mã số sản phẩm, mã bản vẽ, ngày bản vẽ có hiệu lực. Chạy sản xuất khối lớn, kiểm tra bên ngồi.
Cơng suất của từng sản phẩm
Ngày hoàn thành sản xuất để xuất hàng và ngày hoàn thành sản xuất phần gỗ để giao cho nhà máy khác đóng gói trên hệ thống.
Ngồi ra, PPM thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho để lập kế hoạch về số lượng sản xuất một cách chính xác.
3.4.1 Cơ sở lên kế hoạch Tổng thể
Kế hoạch Tổng thể được lập dựa vào năng lực sản xuất của công ty theo từng thời điểm. Năng lực sản xuất được ban điều hành quyết định theo từng mùa, mỗi mùa được xác định trong khoảng thời gian từ tháng 7 đến tháng 6 năm sau. Để dự đoán năng lực sản xuất của công ty, ban lãnh đạo lên kế hoạch dựa vào:
- Phân tích tình hình đơn hàng của các mùa trước.
- Các đơn đặt hàng, hợp đồng đã ký hoặc dự kiến
- Dự đoán xu hướng thay đổi của thị trường cũng như biến động của môi trường như tình hình dịch bệnh Covid-19 hiện nay.
- Tồn kho và năng lực sản xuất của doanh nghiệp
Đây là những căn cứ quan trọng đối với cơng tác lập kế hoạch Tổng thể. Chính vì vậy, ban lãnh đạo là người đưa ra những quyết định cuối cùng địi hỏi rất nhiều vào trình độ, kinh nghiệm và sự nhạy bén của người lập kế hoạch, vào khả năng tổng hợp thông tin và điều chỉnh các căn cứ nói trên.
Để cụ thể hơn, có thể thấy năng lực sản xuất của cơng ty được xác định dựa vào cả hai phương pháp đó là phương pháp dự báo định tính và phương pháp dự báo định lượng.
Trang 48
Phương pháp dự báo định tính dựa vào lấy ý kiến ban điều hành: Ban điều hành công ty sử dụng số liệu thống kê tổng hợp của mùa trước, phối hợp với kết quả đánh giá của quản lý cấp cao kế hoạch Tổng thể cùng với quản lý bộ phận như sản xuất, tài chính, sales để đưa ra những số liệu dự báo trong mùa tiếp theo.
Phương pháp dự báo định lượng dựa vào phương pháp bình quân di động: lấy giá trị trung bình của mùa trước để ước đốn cho mùa sau.
Cơng thức áp dụng: Ft =∑ 𝐴𝑖 𝑡−𝑛 𝑖=𝑡−1
𝑛
Trong đó: Ft: Nhu cầu dự báo ở thời điểm t Ai: Nhu cầu thực ở giai đoạn i n: Số giai đoạn quan sát
Để hiểu rõ chi tiết cách dự đốn chúng ta có thể xem xét ví dụ cụ thể như sau: Để dự đoán năng lực sản xuất cho mùa 2020-2021 với khoảng thời gian từ tháng 7- 2020 đến tháng 6-2021. Người lập kế hoạch sẽ dựa vào nhu cầu thực tế của nhà máy mùa 2019-2020 chia cho tổng số ngày làm việc sẽ cho ra số lượng sản phẩm trong một ngày cho toàn bộ nhà máy cũng như từng nhóm sản phẩm.
Bảng 3.2 Nhu cầu thực tế nhà máy gỗ mùa 19-20 từ tháng 4-2019 đến tháng 3-2020 (Đơn vị: Cái)
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
SEASON 1920
Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19 Aug-19 Sep-19 Oct-19 Nov-19 Dec-19 Jan-20 Feb-20 Mar-20 Total
Working day 22 26 25 27 27 24 27 26 26 17 24 26 297
Hardwood - Duragrain (LOT,BRN,BRN35,BOGR)26,566 19,892 27,323 40,726 40,726 36,201 40,726 39,217 35,024 22,900 32,330 35,024 396,653
Full Painted (White, Black) 6,404 7,099 1,950 5,427 5,427 4,824 5,427 5,226 5,226 3,417 4,824 5,226 60,481
Plastic Chair (LOT, OIL) 29,278 57,468 49,859 50,000 50,000 65,000 65,000 65,000 65,000 31,481 44,444 50,000 622,531
Dura (DRW/DRB/DRN/WDRB) Table Top 3,690 2,689 6,280 15,633 15,633 13,896 15,633 15,054 15,054 9,843 13,896 15,054 142,352
Hardwood - OIL (MUB, BAL,SCC) 1,343 3,603 3,480 3,920 3,920 3,484 3,920 3,775 7,968 5,210 7,355 7,968 55,946
Total (PA line) 67,281 90,751 88,892 115,706 115,706 123,405 130,706 128,272 128,272 72,852 102,849 113,272 1,277,963 OM
Capacity (PA line)
Trang 49
Bảng 3.3 Trung bình nhu cầu thực tế trong một ngày
Trung bình từ tháng 4-2019 đến tháng 3-2020 Nhu cầu thực tế/ngày (Cái)
Hardwood - Duragrain 1,336
Full Painted (White, Black) 204
Plastic Chair (LOT, OIL) 2,096
Dura (DRW/DRB/DRN/WDRB) 479
Hardwood - OIL (MUB, BAL,SCC) 188
Tổng Năng lực sản xuất nhà máy Gỗ 4,303
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Sau khi sử dụng số liệu tổng hợp của mùa 2019-2020, dựa vào phân tích đơn hàng của các mùa trước và các đơn hàng đã ký hợp đồng cũng như dự kiến, người lập kế hoạch sẽ tính ra phần trăm phân bổ của từng nhóm sản phẩm để điều chỉnh tỷ lệ cho phù hợp với nhu cầu trong mùa tới. Dựa vào phần trăm phân bổ nhân với tổng số nhu cầu thực tế trong một ngày của mùa trước, ta sẽ tính ra nhu cầu dự báo cho từng nhóm sản phẩm trong mùa tới.
Bảng 3.4 Nhu cầu dự báo trong một ngày của từng nhóm sản phẩm
Từ tháng 7-2020 đến tháng 6-2021
Phần trăm
phân bổ Nhu cầu dự báo/ngày (Cái)
Hardwood - Duragrain 35% 1,489
Full Painted (White, Black) 3% 146
Plastic Chair (LOT, OIL) 47% 2,022
Dura (DRW/DRB/DRN/WDRB) 11% 452
Hardwood - OIL (MUB, BAL) 5% 194
Tổng 100% 4,303
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Tiếp đến để dự báo nhu cầu cụ thể cho tồn mùa cũng như từng nhóm sản phẩm, ta chỉ cần lấy số nhu cầu dự báo trong một ngày nhân với số ngày làm việc của từng tháng sẽ cho ra nhu cầu dự báo của mùa tiếp theo. Tuy nhiên, trên thực tế đây chỉ dựa trên phương pháp tính giá trị trung bình, sẽ khơng có độ chính xác cao trong từng thời điểm riêng biệt, cũng như những biến động không lường trước được. Việc tính trung bình từng nhóm sản phẩm là cơng cụ giúp cho ban điều hành phân tích, dựa vào kinh nghiệm cũng như năng lực phán đoán của bản thân để đưa ra quyết định cuối cùng. Do đó, kế hoạch sản xuất sẽ dựa vào con số mà ban điều hành đưa ra.
Trang 50
Đặc biệt, trong quá trình lập kế hoạch trong một khoản thời gian dài sẽ có những tình huống khơng thể phán đốn kịp thời, địi hỏi người lập kế hoạch phải có tính linh hoạt điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thời điểm hiện tại, tránh những lãng phí và rủi ro phát sinh. Thật vậy, người lập kế hoạch của công ty Scancom đang phải đối mặt với một tình hình vơ cùng nghiêm trọng hiện nay là đại dịch Covid-19, xảy ra từ tháng 1 năm 2020 đã dẫn đến những dự báo về nhu cầu khơng cịn áp dụng được khi nhiều đơn hàng bị hủy vì dịch lan rộng trên tồn cầu, cách ly toàn xã hội khiến hoạt động sản xuất trở nên vơ cùng khó khăn, ảnh hưởng đến năng lực sản xuất cũng như tài chính của cơng ty. Trước tình hình đó, ban điều hành cũng như người lập kế hoạch đã nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch về năng lực sản xuất, nhân công và giờ công lao động cho phù hợp và tối thiểu hóa chi phí.
Như vậy, căn cứ vào năng lực sản xuất và nhu cầu đơn hàng, người lập kế hoạch sẽ điều chỉnh giảm phần trăm năng lực sản xuất xuống để đáp ứng nhu cầu hiện tại, sa thải nhân công cũng như giảm thiểu thời gian sản xuất cần thiết.
Sau khi xác định được năng lực sản xuất của nhà máy, người lập kế hoạch sẽ cập nhật đơn hàng từ bộ phận Sales và các yếu tố đầu vào khác như: trạng thái nhãn dán, bản vẽ kỹ thuật của sản phẩm. Đối với các dịng sản phẩm mới chưa có bản vẽ chính thức sẽ được nhân viên PPM ước tính dựa trên ngày giao bản vẽ ban đầu sau khi kiểm tra kết cấu sản phẩm. Nếu ngày giao bản vẽ thay đổi, có thể phải điều chình kế hoạch và ngày hồn thành sản xuất. PPM yêu cầu Sales cung cấp mã bản vẽ ban đầu và ngày giao bản vẽ khi nhận đơn hàng.
PPM lập kế hoạch sản xuất với đơn hàng có số lượng tối thiểu 500, đối với đơn hàng dưới MOQ (500 cái hoặc 1 container đối với sofa set) sau khi Sales xác nhận đơn hàng, phải xin ý kiến ban giám đốc nhà máy trước khi nhận. PPM sẽ thơng báo những chi phí phát sinh do sản xuất hàng loạt với số lượng ít.
Trường hợp khi đã nhận đơn hàng, sản xuất đã chạy hoặc đã đặt vật tư nhưng sau đó có thay đổi do giảm số lượng hoặc hủy bỏ đơn hàng thì PPM phải thơng báo chi tiết số lượng, giá trị tồn kho cho giám đốc nhà máy.
Đối với hàng tồn kho, PPM phải kiểm tra tại xưởng gỗ và kho logistics, nhờ bộ phận chất lượng kiểm tra kết cấu để ưu tiên sử dụng trước khi cập nhật số lượng sản xuất mới trên kế hoạch Tổng thể. Kế hoạch của các cơng đoạn phải đảm bảo duy trì số
Trang 51
chuyền, số ca ổn định giữa các tháng, tránh tăng – giảm nhân công trực tiếp một cách bất thường.
Ngày hoàn thành sản xuất (PFD) được xác định theo thứ tự ngược: PFD chuyền đóng gói, PFD chuyền nhúng dầu/sơn/UV, PFD chuyền lắp ráp, PFD chuyền tạo hình và khoan, PFD sơ chế gỗ. Bộ phận PPM sẽ báo ngày hoàn thành cuối cùng với Sales và cập nhật lên hệ thống Axapta sau khi cân đối ngày giao hàng chi tiết hoặc cụm chi tiết đóng gói.
Sau 6 ngày làm việc kể từ khi báo cáo PFD hoặc 10 ngày làm việc kể từ khi báo PFD gỗ (ngày hoàn thành phần gỗ của sản phẩm, các phần khác có thể là nhơm, thép, nhựa hoặc Full woven), nếu Sales khơng xác nhận đơn hàng thì PPM khơng cam kết chừa cơng suất và có thể điều chỉnh ngày hồn thành sản xuất theo tình hình sản xuất tại thời điểm đơn hàng được xác nhận.
3.4.2 Quy trình lập kế hoạch Tổng thể
Công suất sản xuất được xác định theo công thức: CS= W×S×H×Rp Trong đó:
W: số trạm làm việc xem xét (số chuyền trong phân xưởng) Rp: Năng suất theo đơn vị thời gian
H: số giờ làm việc của mỗi ca
S: số ca làm việc trong đơn vị thời gian
Lấy ví dụ thực tế áp dụng tính tốn cơng suất sản xuất của tồn nhà máy gỗ được xác định từ cơng đoạn đóng gói như sau: dựa vào số liệu kết quả thực tế được thu thập từ tháng 7-2019 đến tháng 12-2019 về số lượng sản xuất và số giờ làm việc, ta tính ra năng suất sản xuất sản phẩm trên một giờ tại chuyền đóng gói.
Bảng 3.5 Năng suất trung bình sản phẩm trên một giờ
WOOD Từ 7/2019 đến 12/2019
Số lượng (Cái) 718,814
Số giờ làm việc căn cứ vào nhân công 259,583
Số giờ tăng ca 58,478
Tổng số giờ sản xuất 318,061
Năng suất trung bình cái/giờ 2.26
Trang 52
Theo như quan sát thực tế trên chuyền đóng gói tại xưởng gỗ, với một chuyền đóng gói bao gồm 30 nhân công, một ca và thời gian làm việc của mỗi ca là 7.5 giờ. Do đó, cơng suất nhà máy gỗ được tính như sau:
- 1 chuyền/1 ca/7.5 giờ được xác định:
CS= 30×1×1×7.5×2.26=509 cái
- Hiện tại nhà máy đang chạy 5 chuyền với 2 ca làm việc. CS= 30×5×2×7.5×2.26=5,085 cái
Năng suất toàn nhà máy gỗ xác định cho mùa tiếp theo từ tháng 7-2020 đến tháng 6- 2020 với 295 ngày làm việc được tính tốn:
CS= 30×5×2×2.26×7.5×295=1,500,075 cái
Năng lực sản xuất của nhà máy gỗ hiện tại để đáp ứng nhu cầu đơn hàng dao động vào khoảng 1,500,000 cái.
Để thực hiện kế hoạch Tổng thể trước tiên phải cập nhật từ sales một số thông tin từng đơn hàng, sau đó lên kế hoạch các công đoạn, xác định số lượng sản xuất, số chuyền, số ca, công suất các cơng đoạn và ngày hồn thành sản xuất sản phẩm để giao hàng cho khách hàng.
Đơn hàng, khách hàng, mùa sản xuất, ngày giao hàng cho khách hàng.
Bảng 3.6 Mô tả Số đơn hàng, Khách hàng, Mùa sản xuất và Ngày giao hàng cho khách hàng
Shipment Customers Season ETD Customers
SH31285 LifestyleGarden 19-20 10-Dec-19
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Tên sản phẩm, mã số sản phẩm, mã bản vẽ, ngày bản vẽ có hiệu lực: nếu sản phẩm trong đơn hàng ở dạng “set” thì phải cập nhật theo chi tiết từng “cái” sản phẩm cụ thể theo định mức vật tư trên hệ thống Axapta. Những thơng tin này phải thật chính xác để đảm bảo sản xuất không chạy sai sản phẩm.
Trang 53
Bảng 3.7 Mô tả Tên sản phẩm, Mã số sản phẩm, Mã bản vẽ, Ngày hiệu lực bản vẽ và Số lượng theo set và theo cái
Item name Item number Drawing code Effect Date Order Qty' (set) Order Qty' (pcs)
Nassau round table 66cm, 75h, w/o ph, PAR FSC LOT 2704600 100 PN67113B 12.Oct.16 1,000 1,000 (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Số lượng: nếu có sử dụng hàng tồn kho hoặc chuyển từ đơn đặt hàng trước sang thì phải ghi chú đầy đủ. Đây là thơng tin quan trọng, bất kì sai sót nào dẫn đến tình trạng tồn kho do sản xuất dư hoặc trễ hàng do sản xuất thiếu.
Bảng 3.8 Mô tả Số lượng theo kế hoạch, Hàng tồn kho và Mức độ tin tưởng của đơn hàng
Quantity- Plan Note Stock Confidence level
1,000 Pre-Order
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Lệnh sản xuất: PPM tự tạo lệnh sản xuất theo quy luật WSF-yymm-xxxxx cho những sản phẩm đóng gói tại nhà máy gỗ, với WSF là xưởng gỗ, yymm ứng với năm và tháng, xxxxx là mã số đặt để phân biệt mỗi lô hàng. Đối với cụm chi tiết gỗ thì PPM sử dụng lệnh sản xuất do nhà máy kim loại hoặc nhà máy Full woven tạo.
Nhãn dán: Kế hoạch về nhãn dán sẽ cập nhật tình trạng mã vận chuyển theo thông tin nhận từ bộ phận Sales. Nhân viên lập kế hoạch nhãn dán sẽ cập nhật dựa trên kế hoạch Tổng thể và do bộ phận Sale xác nhận. Bìa in ấn do bộ phận Sale và Marketing cung cấp. PPM chỉ kiểm tra và thông báo bộ phận liên quan nếu có phát hiện sai sót.
PPM phải điều chỉnh đơn hàng về nhãn dán khi sản xuất báo có nhãn dán dư hoặc thiếu trên chuyền, đơn hàng tăng hoặc giảm và Sales thay đổi nhãn dán.
PPM phải thông báo với ban giám đốc số lượng và giá trị tồn kho không sử dụng ngay khi phát sinh do những nguyên nhân trên.
Đối với vật tư mua trong nội địa, PPM sẽ tự làm đơn mua hàng gửi nhà cung cấp (trong danh sách nhà cung cấp được chấp nhận do phòng mua hàng ban hành). Đối với vật tư nhập khẩu, PPM làm yêu cầu mua hàng gửi phòng mua hàng. Cuối tháng 6 hàng năm, quản lý bộ phận PPM phải chốt lại danh sách nhãn dán khơng sử dụng, giải thích lý do, đề xuất hướng xử lý và gửi cho ban giám đốc.
Trang 54
Sản xuất hàng loạt: cập nhất việc đơn hàng có được chạy sản xuất hàng loạt chưa. Kiểm tra bên ngồi): đơn hàng có u cầu kiểm tra ngồi khơng.
Bảng 3.9 Mơ tả Lệnh sản xuất, Tình trạng Shipping Mark, Sản xuất số lượng lớn và Kiểm tra bên ngoài
Production Order SMA Run mass
Pro. External test
WSF-1909-0024 Yes Yes External
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Công suất của từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm, bao gồm: cơng suất chuyền lắp ráp, công suất chuyền dầu/ chuyền sơn và công suất chuyền đóng gói.
Ngày hồn thành sản xuất: xác nhận ngày hoàn thành sản xuất với Sales và cập nhật lên hệ thống Axapta.
Nhân công được cân đối theo tỷ lệ số lượng cụm chi tiết/nhân công/ngày làm việc. Tỷ lệ này được thống nhất giữa ban giám đốc và bộ phận PPM có thể thay đổi theo từng thời điểm.
Bảng 3.10 Mô tả Công suất và Ngày hồn thành sản xuất từng cơng đoạn
Capa PA/Shift/ Line Capa PT- OIL/Shift/ Line Capa ASS/Day/ Line PFD PA Month PFD PT/Oil Month PFD ASS Month PFD/ PFD Wood 700 400 347 Jan-20 1-Jan- 20 1-Dec- 19 14-Jan- 20 (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Đối với công suất của từng cơng đoạn, để thực hiện kế hoạch Tổng thể thì cơng