CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM
3.4 Kế hoạch Tổng thể
3.4.1 Cơ sở lên kế hoạch Tổng thể
Kế hoạch Tổng thể được lập dựa vào năng lực sản xuất của công ty theo từng thời điểm. Năng lực sản xuất được ban điều hành quyết định theo từng mùa, mỗi mùa được xác định trong khoảng thời gian từ tháng 7 đến tháng 6 năm sau. Để dự đốn năng lực sản xuất của cơng ty, ban lãnh đạo lên kế hoạch dựa vào:
- Phân tích tình hình đơn hàng của các mùa trước.
- Các đơn đặt hàng, hợp đồng đã ký hoặc dự kiến
- Dự đoán xu hướng thay đổi của thị trường cũng như biến động của mơi trường như tình hình dịch bệnh Covid-19 hiện nay.
- Tồn kho và năng lực sản xuất của doanh nghiệp
Đây là những căn cứ quan trọng đối với công tác lập kế hoạch Tổng thể. Chính vì vậy, ban lãnh đạo là người đưa ra những quyết định cuối cùng đòi hỏi rất nhiều vào trình độ, kinh nghiệm và sự nhạy bén của người lập kế hoạch, vào khả năng tổng hợp thông tin và điều chỉnh các căn cứ nói trên.
Để cụ thể hơn, có thể thấy năng lực sản xuất của cơng ty được xác định dựa vào cả hai phương pháp đó là phương pháp dự báo định tính và phương pháp dự báo định lượng.
Trang 48
Phương pháp dự báo định tính dựa vào lấy ý kiến ban điều hành: Ban điều hành công ty sử dụng số liệu thống kê tổng hợp của mùa trước, phối hợp với kết quả đánh giá của quản lý cấp cao kế hoạch Tổng thể cùng với quản lý bộ phận như sản xuất, tài chính, sales để đưa ra những số liệu dự báo trong mùa tiếp theo.
Phương pháp dự báo định lượng dựa vào phương pháp bình quân di động: lấy giá trị trung bình của mùa trước để ước đốn cho mùa sau.
Cơng thức áp dụng: Ft =∑ 𝐴𝑖 𝑡−𝑛 𝑖=𝑡−1
𝑛
Trong đó: Ft: Nhu cầu dự báo ở thời điểm t Ai: Nhu cầu thực ở giai đoạn i n: Số giai đoạn quan sát
Để hiểu rõ chi tiết cách dự đốn chúng ta có thể xem xét ví dụ cụ thể như sau: Để dự đoán năng lực sản xuất cho mùa 2020-2021 với khoảng thời gian từ tháng 7- 2020 đến tháng 6-2021. Người lập kế hoạch sẽ dựa vào nhu cầu thực tế của nhà máy mùa 2019-2020 chia cho tổng số ngày làm việc sẽ cho ra số lượng sản phẩm trong một ngày cho toàn bộ nhà máy cũng như từng nhóm sản phẩm.
Bảng 3.2 Nhu cầu thực tế nhà máy gỗ mùa 19-20 từ tháng 4-2019 đến tháng 3-2020 (Đơn vị: Cái)
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
SEASON 1920
Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19 Aug-19 Sep-19 Oct-19 Nov-19 Dec-19 Jan-20 Feb-20 Mar-20 Total
Working day 22 26 25 27 27 24 27 26 26 17 24 26 297
Hardwood - Duragrain (LOT,BRN,BRN35,BOGR)26,566 19,892 27,323 40,726 40,726 36,201 40,726 39,217 35,024 22,900 32,330 35,024 396,653
Full Painted (White, Black) 6,404 7,099 1,950 5,427 5,427 4,824 5,427 5,226 5,226 3,417 4,824 5,226 60,481
Plastic Chair (LOT, OIL) 29,278 57,468 49,859 50,000 50,000 65,000 65,000 65,000 65,000 31,481 44,444 50,000 622,531
Dura (DRW/DRB/DRN/WDRB) Table Top 3,690 2,689 6,280 15,633 15,633 13,896 15,633 15,054 15,054 9,843 13,896 15,054 142,352
Hardwood - OIL (MUB, BAL,SCC) 1,343 3,603 3,480 3,920 3,920 3,484 3,920 3,775 7,968 5,210 7,355 7,968 55,946
Total (PA line) 67,281 90,751 88,892 115,706 115,706 123,405 130,706 128,272 128,272 72,852 102,849 113,272 1,277,963 OM
Capacity (PA line)
Trang 49
Bảng 3.3 Trung bình nhu cầu thực tế trong một ngày
Trung bình từ tháng 4-2019 đến tháng 3-2020 Nhu cầu thực tế/ngày (Cái)
Hardwood - Duragrain 1,336
Full Painted (White, Black) 204
Plastic Chair (LOT, OIL) 2,096
Dura (DRW/DRB/DRN/WDRB) 479
Hardwood - OIL (MUB, BAL,SCC) 188
Tổng Năng lực sản xuất nhà máy Gỗ 4,303
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Sau khi sử dụng số liệu tổng hợp của mùa 2019-2020, dựa vào phân tích đơn hàng của các mùa trước và các đơn hàng đã ký hợp đồng cũng như dự kiến, người lập kế hoạch sẽ tính ra phần trăm phân bổ của từng nhóm sản phẩm để điều chỉnh tỷ lệ cho phù hợp với nhu cầu trong mùa tới. Dựa vào phần trăm phân bổ nhân với tổng số nhu cầu thực tế trong một ngày của mùa trước, ta sẽ tính ra nhu cầu dự báo cho từng nhóm sản phẩm trong mùa tới.
Bảng 3.4 Nhu cầu dự báo trong một ngày của từng nhóm sản phẩm
Từ tháng 7-2020 đến tháng 6-2021
Phần trăm
phân bổ Nhu cầu dự báo/ngày (Cái)
Hardwood - Duragrain 35% 1,489
Full Painted (White, Black) 3% 146
Plastic Chair (LOT, OIL) 47% 2,022
Dura (DRW/DRB/DRN/WDRB) 11% 452
Hardwood - OIL (MUB, BAL) 5% 194
Tổng 100% 4,303
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Tiếp đến để dự báo nhu cầu cụ thể cho tồn mùa cũng như từng nhóm sản phẩm, ta chỉ cần lấy số nhu cầu dự báo trong một ngày nhân với số ngày làm việc của từng tháng sẽ cho ra nhu cầu dự báo của mùa tiếp theo. Tuy nhiên, trên thực tế đây chỉ dựa trên phương pháp tính giá trị trung bình, sẽ khơng có độ chính xác cao trong từng thời điểm riêng biệt, cũng như những biến động khơng lường trước được. Việc tính trung bình từng nhóm sản phẩm là cơng cụ giúp cho ban điều hành phân tích, dựa vào kinh nghiệm cũng như năng lực phán đoán của bản thân để đưa ra quyết định cuối cùng. Do đó, kế hoạch sản xuất sẽ dựa vào con số mà ban điều hành đưa ra.
Trang 50
Đặc biệt, trong quá trình lập kế hoạch trong một khoản thời gian dài sẽ có những tình huống khơng thể phán đốn kịp thời, địi hỏi người lập kế hoạch phải có tính linh hoạt điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thời điểm hiện tại, tránh những lãng phí và rủi ro phát sinh. Thật vậy, người lập kế hoạch của công ty Scancom đang phải đối mặt với một tình hình vơ cùng nghiêm trọng hiện nay là đại dịch Covid-19, xảy ra từ tháng 1 năm 2020 đã dẫn đến những dự báo về nhu cầu khơng cịn áp dụng được khi nhiều đơn hàng bị hủy vì dịch lan rộng trên tồn cầu, cách ly toàn xã hội khiến hoạt động sản xuất trở nên vơ cùng khó khăn, ảnh hưởng đến năng lực sản xuất cũng như tài chính của cơng ty. Trước tình hình đó, ban điều hành cũng như người lập kế hoạch đã nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch về năng lực sản xuất, nhân công và giờ công lao động cho phù hợp và tối thiểu hóa chi phí.
Như vậy, căn cứ vào năng lực sản xuất và nhu cầu đơn hàng, người lập kế hoạch sẽ điều chỉnh giảm phần trăm năng lực sản xuất xuống để đáp ứng nhu cầu hiện tại, sa thải nhân công cũng như giảm thiểu thời gian sản xuất cần thiết.
Sau khi xác định được năng lực sản xuất của nhà máy, người lập kế hoạch sẽ cập nhật đơn hàng từ bộ phận Sales và các yếu tố đầu vào khác như: trạng thái nhãn dán, bản vẽ kỹ thuật của sản phẩm. Đối với các dịng sản phẩm mới chưa có bản vẽ chính thức sẽ được nhân viên PPM ước tính dựa trên ngày giao bản vẽ ban đầu sau khi kiểm tra kết cấu sản phẩm. Nếu ngày giao bản vẽ thay đổi, có thể phải điều chình kế hoạch và ngày hồn thành sản xuất. PPM yêu cầu Sales cung cấp mã bản vẽ ban đầu và ngày giao bản vẽ khi nhận đơn hàng.
PPM lập kế hoạch sản xuất với đơn hàng có số lượng tối thiểu 500, đối với đơn hàng dưới MOQ (500 cái hoặc 1 container đối với sofa set) sau khi Sales xác nhận đơn hàng, phải xin ý kiến ban giám đốc nhà máy trước khi nhận. PPM sẽ thơng báo những chi phí phát sinh do sản xuất hàng loạt với số lượng ít.
Trường hợp khi đã nhận đơn hàng, sản xuất đã chạy hoặc đã đặt vật tư nhưng sau đó có thay đổi do giảm số lượng hoặc hủy bỏ đơn hàng thì PPM phải thơng báo chi tiết số lượng, giá trị tồn kho cho giám đốc nhà máy.
Đối với hàng tồn kho, PPM phải kiểm tra tại xưởng gỗ và kho logistics, nhờ bộ phận chất lượng kiểm tra kết cấu để ưu tiên sử dụng trước khi cập nhật số lượng sản xuất mới trên kế hoạch Tổng thể. Kế hoạch của các công đoạn phải đảm bảo duy trì số
Trang 51
chuyền, số ca ổn định giữa các tháng, tránh tăng – giảm nhân công trực tiếp một cách bất thường.
Ngày hoàn thành sản xuất (PFD) được xác định theo thứ tự ngược: PFD chuyền đóng gói, PFD chuyền nhúng dầu/sơn/UV, PFD chuyền lắp ráp, PFD chuyền tạo hình và khoan, PFD sơ chế gỗ. Bộ phận PPM sẽ báo ngày hoàn thành cuối cùng với Sales và cập nhật lên hệ thống Axapta sau khi cân đối ngày giao hàng chi tiết hoặc cụm chi tiết đóng gói.
Sau 6 ngày làm việc kể từ khi báo cáo PFD hoặc 10 ngày làm việc kể từ khi báo PFD gỗ (ngày hoàn thành phần gỗ của sản phẩm, các phần khác có thể là nhơm, thép, nhựa hoặc Full woven), nếu Sales khơng xác nhận đơn hàng thì PPM khơng cam kết chừa cơng suất và có thể điều chỉnh ngày hồn thành sản xuất theo tình hình sản xuất tại thời điểm đơn hàng được xác nhận.