CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM
4.2 Giải pháp
4.2.2 Đảm bảo tồn khoan toàn
Tồn kho an tồn là cơng việc quan trọng nhằm bù đắp cho sự không chắc chắn trong chuỗi cung ứng, là bộ đệm giúp nhà sản xuất đáp ứng nhu cầu khách hàng hay giải quyết các sự cố trì hỗn ngồi ý muốn trong việc nhận các đơn hàng bổ sung. Một kho ngun liệu an tồn có thể giảm bớt nguy cơ sản xuất, nếu mức độ khơng chắc chắn càng lớn thì mức độ tồn kho an tồn càng cao.
Đối với vật tư có thời gian giao hàng ngắn, chủ yếu mua trong nội địa sẽ khơng gây khó khăn nhiều trong việc lập kế hoạch do đó việc tồn kho an tồn chỉ cần ở mức tối thiểu, đặt hàng khi có kế hoạch đóng gói phát hành để tránh tình trạng tồn kho q mức phát sinh chi phí lưu kho.Tuy nhiên, điều cần quan tâm ở đây là nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại công ty Scancom chủ yếu được nhập khẩu từ ngoại địa với thời gian giao hàng dài vì thường vận chuyển bằng đường thủy nên việc dự trữ tồn kho an tồn vơ cùng cần thiết.
Vì vậy, cần đảm bảo tồn kho ở mức an toàn để kế hoạch Tổng thể cập nhật và cho chạy sản xuất theo yêu cầu. Để làm được điều đó, kế hoạch cần xây dựng mức tồn kho an tồn cần có trước khi đi vào mùa sản xuất. Có nhiều cách để xác định tồn kho an tồn ta có thể sử dụng một trong các phương pháp tính đó là dựa vào phân phối chuẩn. Phân phối chuẩn (hay còn gọi là Phân phối Gaussian) được xem một trong những phân phối xác suất quan trọng nhất trong xác suất thống kê.
Dưới đây là một ví dụ cụ thể áp dụng tính mức tồn kho an tồn đối với nguyên liệu sơn phục vụ cho nhà máy gỗ với dòng sản phẩm cốt yếu là gỗ nhúng sơn. Do đó, sơn là ngun liệu quan trọng khơng thể thiếu trong q trình sản xuất, nếu khơng có
Trang 63
sơn kịp thời phục vụ sản xuất sẽ dẫn đến tình trạng trì hỗn đơn hàng. Hơn nữa, ngun liệu sơn cung cấp cho nhà máy gỗ được nhập khẩu từ nước ngoài với thời gian chờ hàng ln ổn định trong vịng 3 tháng (thời gian này được nhân viên kế hoạch nguyên vật liệu cung cấp). Đây là một khoảng thời gian khá dài nên việc lập kế hoạch để tính tốn tồn kho an tồn là cơng việc cần thiết.
Bước 1: Xác định nhu cầu trung bình. Nhu cầu trung bình là tổng số lượng vật liệu hoặc hàng hóa cần thiết trong một khoảng thời gian cố định. Cách tính phổ biến là kiểm tra tổng mức sử dụng của mặt hàng đó trong một khoảng thời gian xác định, chẳng hạn như một tháng theo lịch hoặc khoảng thời gian giữa đặt hàng và giao hàng, sau đó chia cho các ngày trong tháng đó để tìm mức sử dụng mỗi ngày.
Bước 2: Tính tốn biến động nhu cầu dựa vào cơng thức tính độ lệch chuẩn. Nếu nhu cầu biến động đột ngột từ tháng này sang tháng khác hoặc ngày này sang ngày khác, sẽ rất khó để nhận biết do đó cần tính tốn để biết cơng ty có đủ tồn kho để đáp ứng nhu cầu tăng hay không. Bằng cách sử dụng bảng tính chúng ta có thể tính độ lệch chuẩn theo nhu cầu. Trong Excel, nhập tất cả các số liệu nhu cầu vào các ơ, sau đó dung công thức = STDEV (các ô đang được đề cập).
Bảng 4.1 Tính độ lệch chuẩn trong Excel
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Hoặc sử dụng công thức tính độ lệch chuẩn:
𝐴 = √∑(𝑥 − 𝑥̅)2 𝑛 − 1 Trong đó: xi là giá trị của điểm i trong tập dữ liệu x̄ là giá trị trung bình của tập dữ liệu
n là tổng số quan sát trong tập dữ liệu
Giá trị x trung bình được tính bằng cách tổng tất cả các quan sát và chia cho số quan sát.
E F G H I J K L M
Jul-19 Aug-19 Sep-19 Oct-19 Nov-19 Dec-19 Jan-20 Feb-20 Mar-20
14,877
11,528 20,711 13,381 14,311 15,871 29,036 14,188 39,121
AVERAGE(E3:M3) = 19,225 STDEV(E3:M3) = 9133.658
Trang 64
Phương sai cho mỗi điểm dữ liệu được tính bằng cách trừ giá trị của quan sát với giá trị trung bình. Kết quả sau đó được bình phương và được chia cho số quan sát trừ một. Căn bậc hai của phương sai để tìm độ lệch chuẩn. Độ lệch chuẩn xác định sự chênh lệch giữa mỗi điểm dữ liệu so với giá trị trung bình. Nếu một điểm dữ liệu nằm xa giá trị trung bình, điểm đó có độ lệch cao trong tập dữ liệu, dữ liệu càng có độ dàn trải rộng thì độ lệch chuẩn càng cao.
Bước 3: Với mức độ tin cậy đáp ứng nhu cầu là 95%, thường được chấp nhận ngay cả đổi với các hàng tồn kho quan trọng. Ta sẽ xác định điểm Z. Z được sử dụng khá phổ biến để ký hiệu biến ngẫu nhiên có Phân phối chuẩn chuẩn hóa, nên người ta cịn gọi Phân phối chuẩn chuẩn hóa là z-distribution. Điểm Z càng cao, càng ít khả năng thiếu hàng tồn kho. Khi chọn điểm Z, công ty luôn muốn cân bằng giữa nhu cầu khách hàng và chi phí lưu kho.
Với mức độ tin cậy 95%, sử dụng công thữ NORM.S.INV với mức độ tin cậy là biến duy nhất.
Mức độ tin cậy: 0.95 = NORMSINV (0.95) = 1.64
Bước 4: Tính tốn thời gian sản xuất hay cịn gọi là thời gian chờ hàng. Đây là khoản thời gian từ khi quyết định sản xuất hoặc đặt hàng cho đến khi mặt hàng có trong tay hoặc sẵn sàng bán cho khách hàng cuối. Yếu tố thời gian chờ hàng dùng để tính đến sự thay đổi nguồn cung. Một số yếu tố có thể là nguyên nhân dẫn đến thời gian giao hàng thay đổi:
Sản xuất trễ: nếu quy trình sản xuất thay đổi, điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian sản xuất. Ngồi ra, quy trình sản xuất các sản phẩm đang đặt hàng có thể khác nhau. Thiếu nguyên vật vật liệu: khi đặt hàng với số lượng yêu cầu nhưng bị thiếu, dẫn đến sẽ phải chờ thêm một khoảng thời gian để nhân đủ.
Sự chậm trễ giao hàng: Thời gian vận chuyển có thể sẽ thay đổi khi gặp các sự kiện bất ngờ như thiên tai hoặc đình cơng có thể làm trì hỗn việc giao hàng.
Để đồng bộ hàng tồn kho với chu kỳ chờ hàng, chúng ta cần điều chỉnh độ lệch chuẩn của nhu cầu để phù hợp với khoảng thời gian chờ hàng. Nhân độ lệch chuẩn của nhu cầu với căn bậc hai của thời gian chờ hàng. Điều này có nghĩa lấy độ lệch chuẩn đã tính trên cơ sở hàng tháng và thời gian chờ hàng sơn về thực tế là 3 tháng, ta sẽ nhân độ lệch
Trang 65
chuẩn với căn bậc hai của 3. Sử dụng công thức căn bậc hai trong Excel ta có hàm = SQRT (3) = 1.732050808
Như vậy ta sẽ có:
STDEV (E3:M3) * SQRT (3) = 15819.96
Bước 5: Xác định tồn kho an tồn. Kết hợp các cơng thức để xác định tồn kho an toàn dựa trên nhu cầu với thời gian chờ hàng như sau:
Tồn kho an toàn = Z- distribution x √thời gian chờ hàng x độ lệch chuẩn của nhu cầu Trong ví dụ với độ tin cậy 95%, Z= 1.64 ta có:
Tồn kho an toàn = 1.64 x √3 x 9,133.658 = 26,021.51834 (lít sơn)
Như vậy, dựa vào phương pháp tính tốn trên ta có thấy mức tồn kho an tồn cần thiết là khoảng 26,022 lít sơn để dự trù cho nhu cầu sản xuất và dựa vào tồn kho an tồn ta có thể dự đốn lượng đặt hàng tiếp theo dựa vào cơng thức tính:
Điểm đặt hàng tiếp theo = Tồn kho an toàn + Tổng nhu cầu dự báo = 26,022 +47,298 = 73,329 lít sơn
Excel là công cụ chủ yếu trong công tác lạp kế hoạc sản xuất tại cơng ty do đó việc sử dụng các hàm để tính mức độ tồn kho an tồn là vơ cùng cần thiết. Dưới đây là hình ảnh tổng hợp sử dụng cơng cụ Excel để tính tốn một cách nhanh chóng mức tồn kho an tồn, có thể áp dụng để tính tốn cho nhiều ngun vật liệu.
Hình 4.1 Thực hành tính tồn kho an toàn trên Excel
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Phương pháp này được sử dụng khi độ không chắc chắn chỉ theo nhu cầu và khung thời gian khá ổn định và có thể dự đốn được. Theo như tìm hiểu tại cơng ty
Forecasted Sales
Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun 14,877 11,528 20,711 13,381 14,311 15,871 29,036 14,188 39,121 23,996 13,039 10,263 3 0.95 47,298 9133.658078 1.644853627 1.732050808 26021.51834 73,320 Past Sales
By Lok ad.com, Copyright 2007
Standard Deviation: Lead time (months):
Lead time demand: Service level: SUM(H4:J4) Formulas Comments Service factor: Safety stock: STDEV(B4:G4) NORMSINV(D7) D10*D11*D12 Lead time factor: SQRT(D6)
Reorder point: D9+D13 Lead time demand + safety stock
A s s u m p ti o n s C a lc u la ti o n
s Summing the forecasts
Deviation in the past sales Inverse of the normal distribution
Combining factors
Trang 66
TNHH Scancom Việt Nam với thời gian chờ hàng ln ổn định trong suốt q trình sản xuất nên phương pháp này là hợp lý cho đến thời điểm hiện tại.