CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM
3.5 Đánh giá công tác lập kế hoạch Tổng thể
Hiện tại, công tác lập kế hoạch sản xuất Tổng thể tại nhà máy gỗ còn bị ảnh hưởng do một số yếu tố dẫn đến kế hoạch và sản xuất gặp khó khăn nhất định.
Kế hoạch Tổng thể là kế hoạch chính bắt đầu cơng tác lập kế hoạch tại nhà máy gỗ của công ty ScanCom, việc lập kế hoạch được hệ thống và thống nhất giữa các công đoạn và cập nhật thông tin lên phần mềm Axapta- phần mềm quản lý thơng tin chính thức của cơng ty cho phép các bộ phận trong công ty truy cập dữ liệu theo giới hạn được phân chia rõ ràng. Kết hợp với công cụ Excel để xử lý và triển khai kế hoạch một cách cụ thể.
Kế hoạch được lập dựa theo nguyên tắc First in, First serve và công đoạn trước đảm bảo đầu ra cho công đoạn sau, cân đối công suất, số lượng nhân công trực tiếp, số ca, số chuyền làm việc và đảm bảo ngày giao hàng cho khách hàng. Phương pháp cân
Trang 57
đối được sử dụng chính trong việc lên kế hoạch vì tính hiệu quả và dễ thực hiện cũng như điều chỉnh phù hợp với nhu cầu thực tế.
Nhân viên PPM nói chung và nhân viên thực hiện kế hoạch Tổng thể nói riêng nắm rõ quy trình sản xuất sản phẩm và phải liên tục theo dõi tình hình thực tế sản xuất tại phân xưởng, các chuyền sản xuất, số ca làm việc và cập nhật công suất của từng chi tiết thành phẩm cũng như các cụm chi tiết sau đó lên kế hoạch và điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế. Để dễ dàng kiểm sốt kế hoạch, nhân viên kế hoạch Tổng thể tổng hợp và cập nhật báo cáo sản xuất hằng ngày để kịp thời điều chỉnh kế hoạch cho những trường hợp hàng bị lỗi và phải làm lại.
3.5.1 Ưu điểm
Về mặt xác định căn cứ lập kế hoạch: Công ty ScanCom Việt Nam đã xác định
tương đối đầy đủ các căn cứ cho việc lập kế hoạch, luôn làm việc theo nguyên tắc đề ra và giải quyết cơng việc dựa trên tối ưu hóa nguồn lực của cơng ty.
Về mặt quy trình và xử lý cơng việc: Có sự phối hợp và hỗ trợ giữa các bộ phận
khi có vấn đề phát sinh cùng nhau bàn bạc giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Nhân viên PPM ln linh hoạt thay đổi và điều chỉnh kế hoạch khi xảy ra sự cố. Đảm bảo cân bằng số lượng sản phẩm, nhân cơng, chuyền làm việc góp phần đẩy nhanh quá trình xuất hàng cho khách hàng được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.
Nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc, cùng nhau tìm ra sai sót, khơng đổ trách nhiệm lên người khác.
Lãnh đạo theo phong cách dân chủ, nhân viên có quyền nêu lên ý kiến của mình, nhận được sự quan tâm, chỉ đạo và góp ý từ ban giam đốc nhà máy giúp kế hoạch được hồn thiện.
Ln triển khai các cuộc họp một cách nhanh chóng giữa các nhân viên phụ trách kế hoạch Tổng tể khi có nhiệm vụ cần triển khai và điều chỉnh kế hoạch khi có sự cố.
Về hệ thống quản lý thông tin: Sử dụng phần mềm Axapta giúp mọi người trong
bộ phận có thể cùng truy cập vào một dữ liệu, đồng thời kiểm soát được giới hạn truy cập của từng nhân viên trong công ty, cập nhật kế hoạch được liên tục, theo dõi chi tiết cụ thể. Hệ thống cơ sở hạ tầng và hệ thống thông tin quản lý phát triển tốt, hệ thống được kết nối internet với đường truyền mạnh giúp việc cập nhật dữ liệu được nhanh chóng, giải quyết cơng việc có hiệu quả, đồng thời nhân viên PPM chủ động liên hệ giải
Trang 58
quyết những vấn đề phát sinh một cách kịp thời qua Outlook. Khai thác hiệu quả việc phân tích dữ liệu, quản lý và kiểm soát kế hoạch trên phần mềm Excel.
3.5.2 Nhược điểm
3.5.2.1 Sự phối hợp giữa sản xuất và kế hoạch chưa nhịp nhàng dẫn đến giảm hiệu quả kế hoạch. quả kế hoạch.
Các công đoạn trước bị sự cố dẫn đến đầu vào của công đoạn sau không ổn định, những đơn hàng chưa có kế hoạch lại sản xuất trước và ngược lại dẫn đến những đơn hàng chưa tới ngày giao cho khách hàng sẽ bị tồn đọng trong kho, tốn chi phí lưu kho và không gian dự trữ. Vấn đề hiện tại đối với hàng lắp ráp, do sự cố ở bộ phận khoan và tạo hình chưa hồn tất dẫn đến đầu vào của lắp ráp chưa có sản phẩm để ráp, làm chậm tiến độ hoàn thành sản xuất bắt buộc người lập kế hoạch phải điều chỉnh PFD trên kế hoạch. Cùng lúc đó, bộ phận lắp ráp khơng thể dừng hoạt động để chờ SD hoàn thành nên sẽ chạy sản phẩm khác khi chưa đến kế hoạch để tránh việc nhân cơng khơng có việc làm, khi lắp ráp xong vì chưa phải giao hàng nên hàng sẽ tồn kho chiếm diện tích lưu kho và chi phí lưu kho.
Sự phối hợp giữa sản xuất và kế hoạch ở một số công đoạn chưa thật sự nhịp nhàng dẫn đến công tác lập kế hoạch phải điều chỉnh liên tục do một số nguyên nhân như sau:
- Công suất sản xuất từng công đoạn không đồng bộ
Kế hoạch được lập dựa trên việc tính cơng suất của chuyền đóng gói, tuy nhiên cơng suất sản xuất của từng công đoạn là không giống nhau. Cụ thể, công suất sản xuất trên giờ của công đoạn sơ chế nguyên vật liệu sẽ cao hơn so với cơng đoạn đóng gói. Điều đó dẫn đến việc ứ đọng ở cơng đoạn trước đó tạo ra bán thành phẩm.
- Khơng có vật tư kịp thời để tiến hành sản xuất theo kế hoạch
Tình trạng vật tư về kho trễ cịn xảy ra nhiều dẫn đến sự trì trệ trong hoạt động sản xuất. Đối với hàng sơn, công ty sử dụng sơn nhập khẩu từ nước ngồi vì vậy sơn thường đặt hàng trước 3-6 tháng tùy dịng sản phẩm do đó thường dẫn đến tình trạng chuyền phải đứng một thời gian để chờ sơn hoặc chuyển sang chạy dòng sản phẩm khác để giảm thiểu tình trạng dừng chuyền.
Trang 59
- Máy móc bị sự cố bất ngờ cũng dẫn đến việc kế hoạch buộc phải điều chỉnh Hiện nay, nhiều chuyền và máy móc của xưởng gỗ xảy ra tình trạng máy móc bị sự cố và dừng hoạt động khá nhiều ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch. Một ví dụ cụ thể như máy BACCI và CNC do phải lập trình theo yêu cầu của từng loại sản phẩm nên thường mất thời gian để điều chỉnh máy móc và kiểm tra sản phẩm ban đầu, hiện tại các máy đang gặp tình trạng chạy sản phẩm khơng đạt u cầu do máy đang gặp sự cố, do vậy sản phẩm phải tiến hành tram trét, mất nhiều thời gian.
- Sản xuất tự làm theo ý mình, chạy theo sự thuận tiện dưới chuyền chưa quan tâm nhiều đến kế hoạch đề ra.
3.5.2.2 Nhân viên chồng chéo nhiều cơng việc dẫn đến tình trạng quá tải
Số lượng nhân viên phòng kế hoạch nhân sự còn hạn chế, đặc biệt đối với kế hoạch Tổng thể với khối lượng công việc nhiều do phải tổng quan tất cả các đơn đặt hàng trong các mùa nhưng số lượng chỉ có khoảng 4 người với rất nhiều cơng đoạn trong sản xuất nên một số cá nhân phải đảm nhiệm nhiều công đoạn cũng như vị trí cơng việc, xảy ra nhiều trường hợp công việc không thể hồn thành tại cơng ty và phải hồn thành sau giờ làm. Do đó, dễ gây ra việc q tải và sai sót trong q trình lập kế hoạch. Đồng thời, nếu nhân viên kế hoạch nghỉ đột xuất khi đó sẽ khó kiểm sốt được cơng việc khi giao việc lại do người khác dẫn đến tình trạng khơng ai nắm bắt được tình hình cơng việc hiện tại làm chậm tiến độ công việc.
Nhân viên phụ trách từng công đoạn kế hoạch không nắm bắt thông tin kịp thời, đơn hàng cần giao trước thì sản xuất sau và đơn hàng hỗn thì tiến hành sản xuất, dẫn đến tình trạng đơn hàng có PFD trễ, nhưng các cơng đoạn khác vẫn tiếp tục sản xuất sản phẩm đó làm hàng hóa tồn kho, có thể gây ra xáo trộn các phơi đang sản xuất dẫn đến việc khó tìm kiếm trong q trình sản xuất sau này.
3.5.2.3 Năng lực làm việc còn nhiều hạn chế dẫn đến những sai lầm trong công tác lập kế hoạch kế hoạch
Trong quá trình lên kế hoạch, đơn hàng cập nhật thiếu chi tiết của sản phẩm, trong khi đó đã lên kế hoạch chạy sản xuất và cập nhật ngày hoàn thành sản xuất dẫn đến việc làm chậm ngày PFD, không đồng bộ sản xuất phải tồn kho để đợi có đầy đủ chi tiết sản phẩm mới tiếp tục triển khai thực hiện gây trì trệ các công đoạn tiếp theo.
Trang 60
Vấn đề hiện tại gặp phải với dòng sản phẩm ghế tựa có nệm, PPM cập nhật đơn hàng khơng có nệm, việc bổ sung thêm nệm dẫn đến PFD các công đoạn kéo theo bị chậm trễ dẫn đến sự phàn nàn từ khách hàng, sản xuất không đồng bộ phải tồn kho các chi tiết sản xuất ở công đoạn trước làm chậm hàng trong tháng.
Ngoài ra, nhà máy đang gặp tình trạng đầu tư máy móc khơng đúng với nhu cầu sản xuất các mặt hàng sản phẩm của cơng ty. Nhu cầu các dịng sản phẩm gỗ tăng cao hơn so với dòng sản phẩm nhựa mỗi năm, tuy nhiên theo kế hoạch lại đầu tư 12 máy sản xuất nhựa, trong khi đó dưới bộ phận sản xuất chỉ chạy 6 máy và 6 máy ngừng. Tại thời điểm đó xưởng gỗ hàng ứ đọng nhiều thiếu máy móc để chạy sản xuất, dẫn đến sự lãng phí và mất chi phí bảo trì, bảo dưỡng máy móc, kéo theo sự ảnh hưởng của cơng tác lập kế hoạch. Bên cạnh đó, cịn hạn chế trong việc lập kế hoạch trung và dài hạn và cân đối các nguồn lực của phân xưởng, chỉ mới tập trung ở kế hoạch ngắn hạn.
Kết luận, công tác lập kế hoạch Tổng thể tại nhà máy gỗ cũng có những thuận lợi và khó khăn riêng, đặc biệt trong việc lập kế hoạch trung và dài hạn. Vì vậy, cơng tác lập kế hoạch Tổng thể phải khơng ngừng nâng cao hiệu quả tìm ra những phương án mới để kế hoạch được đảm bảo và hoàn thiện hơn, giúp nâng cao năng suất nhà máy và chất lượng sản phẩm.
Trang 61
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TẠI XƯỞNG GỖ -
CÔNG TY TNHH SCANCOM VIỆT NAM 4.1 Bối cảnh ngành công nghiệp gỗ hiện nay
Hiện nay, với nhu cầu sử dụng cao đồ nội, ngoại thất gỗ với thiết kế tinh tế, sang trọng phù hợp nhiều phong cách trang trí, do đó ngành sản xuất và chế biến đồ gỗ đang phát triển với tốc độ nhanh chóng, chiếm tỉ trọng cao trong thị trường kinh tế. Đặc biệt, dòng sản phẩm gỗ gần gũi và phù hợp với thên nhiên, an toàn với môi trường, những sản phẩm này đang dần chiếm được sự tin tưởng và là sự chọn lựa hàng đầu từ khách hàng.
Theo GS. Phạm Văn Điểm, Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp cho biết rằng giá trị xuất khẩu gỗ và sản phẩm gỗ sẽ tăng cao, đặc biệt là xuất khẩu sang thị trường Hoa Kỳ (thống kê 6 tháng đầu năm 2019, giá trị xuất khẩu gỗ và sản phẩm gỗ từ Việt Nam sang Hoa Kỳ là 2.25 tỷ USD, tăng 32.6% so với cùng kỳ năm 2018). Bước ngoặc mới của ngành chế biến, xuất khẩu gỗ Việt Nam đã hiện rõ với vai trò hạt nhật của các doanh nghiệp, hiệp hội, được hơn 120 thị trường ngoài nước chấp nhận và thị trường trong nước ghi nhận.
Vì vậy, ngành công nghiệp sản xuất, chế biến gỗ là một trong những ngành đang được quan tâm và đẩy mạnh trong hiện tại và tương lai.
4.2 Giải pháp
Hiện tại, công ty TNHH ScanCom Việt Nam đang tồn tại một số khó khăn, đặc biệt trong cơng tác lập kế hoạch sản xuất và quy trình sản xuất, để đạt hiệu quả trong công tác lập kế hoạch tại nhà máy gỗ thì cần có những kế hoạch ngắn và dài hạn về giải pháp, sau đây là một số kiến nghị mà tôi đề nghị:
4.2.1 Ổn định nguồn khung đầu vào
Các công đoạn trước phải giữ đúng ngày hoàn thành thành sản xuất để giao qua cho cơng đoạn sau, nếu có sự cố trễ phải thơng báo với cấp trên để đề ra phương án giải quyết hoặc thơng báo cho cơng đoạn sau tình trạng hiện tại để cùng nhau giữ được ngày giao hàng cho khách, tránh tình trạng khi khơng có đầu ra mới thơng báo các bộ phận liên quan.
Trang 62
Cần linh hoạt thay đổi nhân công từ các bộ phận đang thiếu khung đầu vào sang bộ phận cần người để giải quyết nhanh chóng các cơng đoạn đang bị ứ đọng cần được tăng ca để đủ khung cho công đoạn sau. Cụ thể, tiến hành chuyển nhân cơng từ chuyền đóng gói và sơn, nhúng dầu sang chuyền khoan và tạo hình, lắp ráp để đảm bảo đủ khung cho cơng đoạn sau, vì sản xuất gỗ chủ yếu là những công đoạn đơn giản, dễ làm nên khi chuyển đổi khơng gây ra sự khó khăn nhiều.
Đặc biệt, theo sát tình hình khung đầu vào, cập nhật hàng ngày để kịp điều chỉnh kế hoạch, kiểm soát những rủi ro, dự báo những nguy cơ khi lập kế hoạch trên phương diện tổng quan và toàn diện.
4.2.2 Đảm bảo tồn kho an toàn
Tồn kho an tồn là cơng việc quan trọng nhằm bù đắp cho sự không chắc chắn trong chuỗi cung ứng, là bộ đệm giúp nhà sản xuất đáp ứng nhu cầu khách hàng hay giải quyết các sự cố trì hỗn ngồi ý muốn trong việc nhận các đơn hàng bổ sung. Một kho ngun liệu an tồn có thể giảm bớt nguy cơ sản xuất, nếu mức độ khơng chắc chắn càng lớn thì mức độ tồn kho an toàn càng cao.
Đối với vật tư có thời gian giao hàng ngắn, chủ yếu mua trong nội địa sẽ khơng gây khó khăn nhiều trong việc lập kế hoạch do đó việc tồn kho an tồn chỉ cần ở mức tối thiểu, đặt hàng khi có kế hoạch đóng gói phát hành để tránh tình trạng tồn kho q mức phát sinh chi phí lưu kho.Tuy nhiên, điều cần quan tâm ở đây là nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại công ty Scancom chủ yếu được nhập khẩu từ ngoại địa với thời gian giao hàng dài vì thường vận chuyển bằng đường thủy nên việc dự trữ tồn kho an tồn vơ cùng cần thiết.
Vì vậy, cần đảm bảo tồn kho ở mức an toàn để kế hoạch Tổng thể cập nhật và cho chạy sản xuất theo yêu cầu. Để làm được điều đó, kế hoạch cần xây dựng mức tồn kho an tồn cần có trước khi đi vào mùa sản xuất. Có nhiều cách để xác định tồn kho an tồn ta có thể sử dụng một trong các phương pháp tính đó là dựa vào phân phối chuẩn. Phân phối chuẩn (hay còn gọi là Phân phối Gaussian) được xem một trong những phân phối xác suất quan trọng nhất trong xác suất thống kê.
Dưới đây là một ví dụ cụ thể áp dụng tính mức tồn kho an tồn đối với nguyên liệu sơn phục vụ cho nhà máy gỗ với dòng sản phẩm cốt yếu là gỗ nhúng sơn. Do đó, sơn là nguyên liệu quan trọng không thể thiếu trong q trình sản xuất, nếu khơng có
Trang 63
sơn kịp thời phục vụ sản xuất sẽ dẫn đến tình trạng trì hỗn đơn hàng. Hơn nữa, ngun liệu sơn cung cấp cho nhà máy gỗ được nhập khẩu từ nước ngồi với thời gian chờ hàng ln ổn định trong vòng 3 tháng (thời gian này được nhân viên kế hoạch nguyên vật liệu cung cấp). Đây là một khoảng thời gian khá dài nên việc lập kế hoạch để tính tốn tồn kho an tồn là cơng việc cần thiết.
Bước 1: Xác định nhu cầu trung bình. Nhu cầu trung bình là tổng số lượng vật liệu hoặc hàng hóa cần thiết trong một khoảng thời gian cố định. Cách tính phổ biến là kiểm tra tổng mức sử dụng của mặt hàng đó trong một khoảng thời gian xác định, chẳng hạn như một tháng theo lịch hoặc khoảng thời gian giữa đặt hàng và giao hàng, sau đó