Từ tháng 7-2020 đến tháng 6-2021
Phần trăm
phân bổ Nhu cầu dự báo/ngày (Cái)
Hardwood - Duragrain 35% 1,489
Full Painted (White, Black) 3% 146
Plastic Chair (LOT, OIL) 47% 2,022
Dura (DRW/DRB/DRN/WDRB) 11% 452
Hardwood - OIL (MUB, BAL) 5% 194
Tổng 100% 4,303
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Tiếp đến để dự báo nhu cầu cụ thể cho tồn mùa cũng như từng nhóm sản phẩm, ta chỉ cần lấy số nhu cầu dự báo trong một ngày nhân với số ngày làm việc của từng tháng sẽ cho ra nhu cầu dự báo của mùa tiếp theo. Tuy nhiên, trên thực tế đây chỉ dựa trên phương pháp tính giá trị trung bình, sẽ khơng có độ chính xác cao trong từng thời điểm riêng biệt, cũng như những biến động khơng lường trước được. Việc tính trung bình từng nhóm sản phẩm là cơng cụ giúp cho ban điều hành phân tích, dựa vào kinh nghiệm cũng như năng lực phán đoán của bản thân để đưa ra quyết định cuối cùng. Do đó, kế hoạch sản xuất sẽ dựa vào con số mà ban điều hành đưa ra.
Trang 50
Đặc biệt, trong quá trình lập kế hoạch trong một khoản thời gian dài sẽ có những tình huống khơng thể phán đốn kịp thời, địi hỏi người lập kế hoạch phải có tính linh hoạt điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thời điểm hiện tại, tránh những lãng phí và rủi ro phát sinh. Thật vậy, người lập kế hoạch của công ty Scancom đang phải đối mặt với một tình hình vơ cùng nghiêm trọng hiện nay là đại dịch Covid-19, xảy ra từ tháng 1 năm 2020 đã dẫn đến những dự báo về nhu cầu khơng cịn áp dụng được khi nhiều đơn hàng bị hủy vì dịch lan rộng trên toàn cầu, cách ly toàn xã hội khiến hoạt động sản xuất trở nên vơ cùng khó khăn, ảnh hưởng đến năng lực sản xuất cũng như tài chính của cơng ty. Trước tình hình đó, ban điều hành cũng như người lập kế hoạch đã nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch về năng lực sản xuất, nhân công và giờ công lao động cho phù hợp và tối thiểu hóa chi phí.
Như vậy, căn cứ vào năng lực sản xuất và nhu cầu đơn hàng, người lập kế hoạch sẽ điều chỉnh giảm phần trăm năng lực sản xuất xuống để đáp ứng nhu cầu hiện tại, sa thải nhân công cũng như giảm thiểu thời gian sản xuất cần thiết.
Sau khi xác định được năng lực sản xuất của nhà máy, người lập kế hoạch sẽ cập nhật đơn hàng từ bộ phận Sales và các yếu tố đầu vào khác như: trạng thái nhãn dán, bản vẽ kỹ thuật của sản phẩm. Đối với các dịng sản phẩm mới chưa có bản vẽ chính thức sẽ được nhân viên PPM ước tính dựa trên ngày giao bản vẽ ban đầu sau khi kiểm tra kết cấu sản phẩm. Nếu ngày giao bản vẽ thay đổi, có thể phải điều chình kế hoạch và ngày hoàn thành sản xuất. PPM yêu cầu Sales cung cấp mã bản vẽ ban đầu và ngày giao bản vẽ khi nhận đơn hàng.
PPM lập kế hoạch sản xuất với đơn hàng có số lượng tối thiểu 500, đối với đơn hàng dưới MOQ (500 cái hoặc 1 container đối với sofa set) sau khi Sales xác nhận đơn hàng, phải xin ý kiến ban giám đốc nhà máy trước khi nhận. PPM sẽ thông báo những chi phí phát sinh do sản xuất hàng loạt với số lượng ít.
Trường hợp khi đã nhận đơn hàng, sản xuất đã chạy hoặc đã đặt vật tư nhưng sau đó có thay đổi do giảm số lượng hoặc hủy bỏ đơn hàng thì PPM phải thơng báo chi tiết số lượng, giá trị tồn kho cho giám đốc nhà máy.
Đối với hàng tồn kho, PPM phải kiểm tra tại xưởng gỗ và kho logistics, nhờ bộ phận chất lượng kiểm tra kết cấu để ưu tiên sử dụng trước khi cập nhật số lượng sản xuất mới trên kế hoạch Tổng thể. Kế hoạch của các công đoạn phải đảm bảo duy trì số
Trang 51
chuyền, số ca ổn định giữa các tháng, tránh tăng – giảm nhân cơng trực tiếp một cách bất thường.
Ngày hồn thành sản xuất (PFD) được xác định theo thứ tự ngược: PFD chuyền đóng gói, PFD chuyền nhúng dầu/sơn/UV, PFD chuyền lắp ráp, PFD chuyền tạo hình và khoan, PFD sơ chế gỗ. Bộ phận PPM sẽ báo ngày hoàn thành cuối cùng với Sales và cập nhật lên hệ thống Axapta sau khi cân đối ngày giao hàng chi tiết hoặc cụm chi tiết đóng gói.
Sau 6 ngày làm việc kể từ khi báo cáo PFD hoặc 10 ngày làm việc kể từ khi báo PFD gỗ (ngày hoàn thành phần gỗ của sản phẩm, các phần khác có thể là nhơm, thép, nhựa hoặc Full woven), nếu Sales khơng xác nhận đơn hàng thì PPM khơng cam kết chừa cơng suất và có thể điều chỉnh ngày hồn thành sản xuất theo tình hình sản xuất tại thời điểm đơn hàng được xác nhận.
3.4.2 Quy trình lập kế hoạch Tổng thể
Cơng suất sản xuất được xác định theo cơng thức: CS= W×S×H×Rp Trong đó:
W: số trạm làm việc xem xét (số chuyền trong phân xưởng) Rp: Năng suất theo đơn vị thời gian
H: số giờ làm việc của mỗi ca
S: số ca làm việc trong đơn vị thời gian
Lấy ví dụ thực tế áp dụng tính tốn cơng suất sản xuất của tồn nhà máy gỗ được xác định từ cơng đoạn đóng gói như sau: dựa vào số liệu kết quả thực tế được thu thập từ tháng 7-2019 đến tháng 12-2019 về số lượng sản xuất và số giờ làm việc, ta tính ra năng suất sản xuất sản phẩm trên một giờ tại chuyền đóng gói.