Nhiệm vụ quản trị nhóm xét cho cùng là việc hướng các thành viên đi đến kết quả đã định của cả nhóm. Để thực hiện sự quản trị hữu hiệu với mọi thành viên trong nhóm, có thể đưa ra mô hình các loại thành viên theo cách phân loại khá tổng hợp với các tên gọi và đặc trưng như sau:
Chương 5 – Quản trị nhóm trong doanh nghiệp
138 - Thành viên là “ngôi sao của nhóm”: được hiểu như người phụ trách phi chính thức của nhóm. Đây là người có đặc tính cá nhân khá hoàn thiện, sẵn sàng giúp đỡ và hợp tác, giữ vai trò mục tiêu của nhóm và có ảnh hưởng đến tinh thần và thành tích của nhóm.
Với loại thành viên này nhiều quản trị cần lưu ý: + Cần động viên họ với mọi hình thức.
+ Tổ chức các cuộc nói chuyện riêng với họ về cá nhân và về nhóm + Sự kiểm tra đối với anh ta cần tế nhị nếu không sẽ là xúc phạm
+ Cần giữ quan hệ thường xuyên, cung cấp thông tin về nhóm để tìm kiếm sự chia sẻ và ý kiến của họ.
+ Sự đánh giá với họ cần rất đúng mực. + Với họ nhóm trưởng phải là tấm gương tốt.
- Thành viên là “loại hỗn láo”: là người ít nghe sự chỉ huy, luôn tỏ ra không hài lòng, hay gây gổ, cãi lộn, tìm cách vượt khỏi các khuôn khổ, giới hạn và là người giữ vai trò phá đám trong nhóm.
Quản trị loại thành viên này cần chú ý đến:
+ Tìm hiểu kỹ nguyên nhân của các biểu hiện để lựa chọn khả năng giao việc khác, thay đổi sự hiệp tác trong nhóm, có động viên đúng mực.
+ Sử dụng sức ép của nhóm, kết hợp gặp riêng để phê bình. + Tăng cường kiểm tra và điều chỉnh các sai sót kịp thời. + Tránh trù dập, công nhận kịp thời các tiến bộ.
+ Nếu quá mức nỗ lực có thể nghĩ đến dọa sa thải
- Thành viên loại “có vấn đề”: Trong nhóm có thể có thành viên có biểu hiện chán chường, thiếu tin tưởng, xa lánh người khác, làm việc cầm chừng, năng suất kém và rất dễ rơi vào tình trạng bị lôi kéo vào các sai lầm.
Quản trị đối tượng này cần nghĩ đến:
+ Huy động sự trợ giúp của cả nhóm, nhất là người lạc quan + Cần gặp riêng để chia sẻ, lắng nghe, tạo không khí thân thiện + Tăng cường theo dõi, kiểm tra kín đáo và góp ý nhẹ nhàng
- Thành viên loại “mưu mô”: Là loại người luôn có chủ ý vụ lợi bằng cách làm hại người khác, lừa trên dọa dưới, bán rẻ đồng nghiệp, tận dụng nhóm để vụ lợi ích kỷ. Họ không thể hiện rõ nét vai trò trong nhóm.
Quản trị loại này cần nghĩ đến:
+ Có các chứng cứ cụ thể về hành vi của họ và đối chất “bóc mẽ”
Chương 5 – Quản trị nhóm trong doanh nghiệp
139 + Nhà quản trị cần có thái độ kìm giữ, tỏ cho họ là đã biết hết từ lâu
+ Sử dụng sức ép của tập thể, nếu cần có thể đe dọa sa thải
- Loại thành viên “giàu thành tích”: Đây là những người quyết định sự tồn tại của nhóm. Thể hiện sẵn sàng và hoàn thành cả chất và lượng công việc, có ý thức tổ chức, lòng tin, chăm chỉ, năng động, tự chủ, có khả năng học hỏi và tích lũy.
Loại người này dễ có xu hướng trở thành người có tham vọng và ham muốn thế lực. Cần quan tâm với nhóm người này trên các mặt:
+ Khuyến khích vai trò của họ, thực hiện các ủy quyền đề cử hợp lý + Khuyến khích các lợi ích vật chất một cách đa dạng
+ Khuyến khích phát triển tiền đồ, gửi đi học tập bồi dưỡng…
+ Tham khảo họ các giải pháp phát triển nhóm, phát huy ảnh hưởng của họ trong nhóm nhưng không làm người khác tự ti.
Nhìn chung, nhà quản trị sử dụng chủ yếu sự khích lệ và phải nỗ lực để thể hiện vai trò, tấm gương nếu không muốn bản thân mình bị phủ nhận.
- Thành viên “lảng tránh”: Là người làm việc không hết sức mình, ỷ lại và có suy nghĩ ích kỷ, ẩn nấp sau nhóm và tận dụng mọi cơ hội để vụ lợi. Loại người này rất dễ phát triển thành kẻ lười biếng, vô tích sự cho nhóm.
Với loại thành viên này có thể:
+ Giao việc cụ thể, khích lệ kiểu “trêu chọc” và cổ vũ kịp thời khi cần
+ Cần gặp riêng tìm hiểu nguyên nhân và chỉ rõ sự ảnh hưởng xấu của họ tới nhóm, không nên quá kiên nhẫn với loại người này và một sự đe dọa thuyên chuyển, sa thải là cần thiết
+ Cần chỉ rõ các yêu cầu và kiểm tra thường xuyên, tìm cách nâng dần các định mức công việc của họ
+ Cần giữ thái độ quản trị thúc giục đòi hỏi và cần tỏ ra quyền uy
- Thành viên loại “lính mới”: Là người mới nhập cuộc, mọi việc còn e ngại, muốn thể hiện mình nhưng thiếu tự tin, thích sự an toàn, dễ tiếp xúc với loại “ngôi sao” hoặc là loại “hỗn láo”, dễ chấp nhận thụ động trong các quan hệ của nhóm, chưa thể hiện vai trò cá nhân. Nhà quản trị cần:
+ Tránh 3 khuynh hướng sai lầm sau: giao công việc quá năng, quá nhẹ nhàng hay dọa nạt để nâng cao thanh thế.
+ Giới thiệu cho họ lịch sử, quá trình, tạo cơ hội làm quen nhóm. + Khuyến khích họ hỏi, giúp đỡ trả lời, cử thành viên tốt kèm cặp + Lượng thứ lỗi và khen kịp thời, khuyến khích đề xuất ý tưởng mới.
Chương 5 – Quản trị nhóm trong doanh nghiệp
140 + Cần trực tiếp xử lý các vấn đề nảy sinh ngay từ đầu, tránh nguy cơ xảy ra xung đột, có biện pháp theo dõi, kiểm tra, uốn nắn kịp thời.
- Thành viên loại “vui vẻ”: Thoáng đãng trong cách xem xét quan niệm giá trị cụ thể, nhiệt tình, thích được chia sẻ, rất dễ được quý mến, có vai trò giữ gìn nhóm rất tốt. Với các thành viên này cần:
+ Phát huy khí chất vui vẻ của họ trong những hoàn cảnh phù hợ của quản trị nhóm, cần châm ngòi cho họ khi cần.
+ Sử dụng họ vào việc giữ gìn nhóm, chống khuynh hướng xuề xòa. + Cần kiểm tra thỏa đáng với họ. Khích lệ hoạt động công cộng.
-Thành viên loại “có tham vọng”: Ban đầu là mặt tốt trong việc nỗ lực hoàn thành tốt công việc nhưng sự theo đuổi thành tích cực đoan đến mức làm hại cả lợi ích của nhóm. Loại người này nỗ lực để đạt được mục tiêu riêng của mình, thể hiện vai trò cá nhân, tỏ ra ích kỷ và cũng không ít thất bại, gây ảnh hưởng đến tình hình chung của nhóm. Quản trị loại người này cần:
+ Khen ngợi thành tích nhưng hướng thành tích của họ vào nhóm. + Giải thích cho họ rằng nỗ lực cá nhân ích kỷ không thể thành công. + Tạo cơ hội để họ gắn bó với nhóm, phân công việc theo nhóm. + Phải sử dụng sự kìm nén đối với loại người này
- Thành viên loại “nhút nhát”: ít lòng tin, không thể hiện quan điểm cá nhân, thích yên tĩnh, ít có ảnh hưởng với nhóm, khó nhận biết mong muốn của họ.
Cần lưu ý:
+ Cần khích lệ họ, khen thưởng kịp thời, giao việc dễ để tự tin. + Nhà quản trị cần phải kiên nhẫn, không nóng nảy với họ.
+ Tăng cường các sinh hoạt nhóm, tạo điều kiện cho họ phát biểu…
-Thành viên loại “hài hước”: Là người có năng khiếu, thông minh, dễ chia sẻ. Họ thường gây không khí vui vẻ cho cả nhóm nhưng cũng có thể lạm dụng sự hài hước để châm chọc, gây ảnh hưởng đến nhóm.
Cần lưu ý:
+ Thể hiện cho họ biết sự hài hước cũng chỉ có giới hạn.
+ Nhà quản trị phải thể hiện mình cũng có khả năng và hiểu thấu các hài hước ác ý của họ.
+ Nhắc nhở đến kỷ luật lao động để sự hài hước không làm ảnh hưởng năng suất. + Khai thác anh ta trong các sinh hoạt phi chính thức.
Chương 5 – Quản trị nhóm trong doanh nghiệp
141 -Thành viên loại “trầm tĩnh”: Biết kìm nén, quan tâm đến bản chất, ít thể hiện ra bên ngoài, họ có vai trò giữ gìn sự cân bằng trong nhóm. Cần cẩn thận khuynh hướng bất cần hoặc âm mưu của những người này. Nhà quản trị cần:
+ Biết sử dụng anh ta những khi xảy ra xung đột nhóm + Biết cảm ơn họ một cách đúng lúc, đúng thời điểm
-Thành viên loại “hời hợt”: Thể hiện qua loa công việc, thích hình thức, thường có năng suất thấp nhưng hay tự ái, thích được sự thông cảm và giúp đỡ của người khác.
Quản trị cần quan tâm:
+ Giao việc phức tạp, kiểm tra liên tục và động viên bằng giá trị + Hạn chế các cơ hội thể hiện sự hời hợt của họ
+ Họ dễ phản ứng, nên phê bình họ cần sâu sắc để họ nhận biết + Kiên nhẫn lôi kéo họ vào các hoạt động tập thể