Nếu chỉ nhìn nhận trên góc độ hình thức của quản trị thì sẽ dễ phát hiện ra hai vai trò của nhóm, đó là người phụ trách và thành viên. Tuy nhiên, khi quan sát kỹ một nhóm dưới nhiều góc độ, người ta thấy có thể phân biệt ba loại vai trò quan trọng của mỗi thành viên như sau:
1. Vai trò đảm nhận mục tiêu của nhóm: Thể hiện vai trò này là những nỗ lực và sự
đóng góp thành tích của họ có ý nghĩa quyết định đến việc hoàn thành mục tiêu của nhóm.
Ngoài ra, các thành viên còn có ý thức đến tương lai của nhóm, đếnquan hệ trong nội bộ nhóm cũng như vị thế của nhóm trong tổ chức. Những người đảm trách tích cực vai trò này thường là những người có năng lực, có ý thức với nhóm.
Chương 5 – Quản trị nhóm trong doanh nghiệp
132
2. Vai trò giữ gìn nhóm: Mỗi người trong nhóm đều muốn nhóm mình tồn tại trong tổ
chức, bởi vậy ở mức độ nhất định họ cố gắng cho việc duy trì sự tồn tại của nhóm ở một trạng thái cân bằng. Tham gia vai trò này là những người chú ý đến các khía cạnh xã hội của tổ chức – cũng có thể hiểu sự trung hòa các mục tiêu thành tích với việc đảm bảo các sở thích cá
nhân của mọi thành viên trong nhóm.
3. Vai trò cá nhân: Mỗi thành viên đều có những sở thích riêng, tuy nhiên, có những
thành viên thể hiện trội hơn và hình thành nên thậm chí là tính cách của cả nhóm. Ví dụ, trong
nhóm có vài người đặc biệt vui tính có thể tạo ra một hình ảnh về một nhóm vui vẻ.
Thực hiện quản trị nhóm thành công phụ thuộc rất lớn vào việc người phụ trách phải phân tích được các vai trò mà mỗi cá nhân thể hiện. Từ đó, định hướng và phối hợp các vai trò sao cho hài hòa trong nhóm:
- Nếu quá thiên lệch vai trò đảm nhận mục tiêu sẽ rất có thể làm cho các sở thích cá nhân bị vi phạm. Trong trường hợp đó, các thành viên sẽ mất dần hứng thú, thậm chí ích kỷ với nhau vì thành tích cá nhân và cuối cùng là mục tiêu của nhóm cũng bị vi phạm.
- Nếu thiếu vai trò giữ gìn hài hòa nhóm rất có thể sẽ làm cho các thành viên thiếu tin tưởng vào sự lâu dài của nhóm, động cơ cá nhân và hội chứng công việc xuất hiện.
- Trong trường hợp quá đề cao vai trò cá nhân, chấp nhận sở thích cá nhân có thể tạo được không khí làm việc thoải mái, song trên thực tế duy trì nhóm kiểu tôn trọng vai trò cá nhân rất dễ dẫn đến không đạt mục tiêu và nhóm nhanh chóng tan rã.
Việc nghiên cứu vai trò các thành viên thể hiện trong nhóm còn đòi hỏi phải xem xét các xung đột vai trò trong quá trình quản trị nhóm.
Các xung đột cụ thể gồm:
- Xung đột nội bộ vai trò tức là xung đột giữa những người có cùng ý thức đảm nhận vai trò (ví dụ, giữa hai người có thành tích với nhau)
- Xung đột giữa các vai trò – tức là xung đột giữa những người – thể hiện vai trò khác nhau ( giữa người tích cực với người ích kỷ)
- Xung đột nội bộ - tức là xung đột trong mỗi bản thân mỗi người (ví dụ: giữa sức ép công việc với sức ép gia đình)