Trên bình diện xã hội nói chung, có thể hiểu nhóm là một tập hợp người trong một bối cảnh và thời gian nhất đinh; số lượng người ít đến mức mà người ta có thể có quan hệ trao đổi trực tiếp với mọi thành viên khác trong nhóm.
Trong quản trị doanh nghiệp, nhóm thường được gắn liền với một nhóm công tác, có các nguyên tắc tổ chức nhất định để hoàn thành hiệu quả một khối lượng công việc đã định của doanh nghiệp. Hoạt động theo nhóm vốn là một đặc trưng quan trọng của mỗi con người, đây vừa là mong muốn vừa là yêu cầu của tâm lý, tình cảm, thái độ xã hội,… Bởi thế, các doanh nghiệp thường là tổng hợp của nhiều tổ chức có tính chất nhóm và quản trị nhóm trở thành một nội dung ngày càng quan trọng của quản trị tổ chức.
5.1.1.1.Các đặc trưng của nhóm
- Số lượng thành viên của nhóm: sau nhiều tranh luận, các nhà nghiên cứu xã hội – tâm lý và kinh tế đi đến sự thừa nhận sau:
Nhóm có quy mô nhỏ gồm từ 3 đến 8 thành viên. Trong thực tiễn quản trị các doanh nghiệp, các nhóm có 3 thành viên cũng rất khó xác lập bởi ở đó sự tách bạch giữa cá nhân, tập thể và các lĩnh vực hoạt động là rất khó rạch ròi. Mức nhóm 8 thành viên được Friedman coi là giới hạn tốt cho việc phát triển các quan hệ cá nhân, để có thể nhận biết, tìm hiểu thấu đáo hoàn cảnh cá nhân, thực hiện các chia sẻ. Tuy nhiên, do tính chất đa dạng của các loại nhóm trong doanh nghiệp nên ý kiến của nhà nghiên cứu Schaber được công nhận số lượng thành viên tối đa của nhóm là 15 người.
- Nhóm là nơi trao đổi quan hệ chính sách cá nhân; phân công nhiệm vụ và khẳng định vai trò cá nhân trong nhóm; là nơi hình thành và phân tích các quan điểm, thái độ, ý tưởng cũng như hình hành các chuẩn mực.
- Nhóm phải có một quá trình đủ để các quan hệ cá nhân gắn bó, mọi sự xáo trộn quá nhanh và quá ngắn ngủi không cho phép hình thành các đặc trưng của nhóm.
5.1.1.2.Tính bền vững của nhóm
Tính hấp dẫn của các nhóm được xác định bằng sự hấp dẫn bình quân mà mỗi thành viên cảm nhân. Nhờ đó các thành viên dễ hài lòng hơn với công việc, có thể chịu đựng cường độ làm việc cao hơn cũng như giảm bớt các tác động xấu. Tính bền vững của nhóm tác động tích cực đến thành tích chung nhưng nếu tổ chức không phát huy được chúng thì tính bền vững đôi khi lại là sức cản của tổ chức.
Các nhân tố ảnh hưởng đến tính bền vững của nhóm:
Chương 5 – Quản trị nhóm trong doanh nghiệp
129 - Quy mô của nhóm: nếu nhóm quá lớn sẽ làm cho các đặc trưng mất đi và do đó tính bền vững cũng không còn, đôi khi chính bản thân nhóm không còn nguyên nghĩa của nó.
- Quan điểm, trình độ đào tạo, kinh nghiệm, độ tuổi…
- Điều kiện làm việc, sự an toàn, các nguy cơ có thể xảy ra cho từng thành viên trong nhóm.
- Sự giúp đỡ của các thành viên trong nhóm dưới mọi hình thức như: giúp đỡ lẫn nhau, giúp đỡ bất thường, trợ giúp không điều kiện…
Để có tính bền vững mang lại kết quả công tác tốt, phải tổ chức được các nhóm với các điều lưu ý sau:
- Xác định dúng mục tiêu của nhóm, ở đây sự cụ thểm dễ phổ biến của mục tiêu đóng vai trò quyết định.
- Công cụ và phương tiện đo lường kết quả hoạt động của các thành viên phải rõ ràng và được thừa nhận.
- Tạo được sự hứng thú cho các thành viên khi tham gia các công việc của nhóm, kích thích sự gắn bó và phối hợp hoạt động.
- Cuối cùng, khi tổ chức nhóm làm việc cần cân nhắc kỹ lưỡng quy mô nhóm (số lượng thành viên), tính chất nhiệm vụ phải đảm nhiệm và không gian phối hợp các thành viên trong nhóm.
Trong thực tiễn quản trị các doanh nghiệp, có rất nhiều nhóm làm việc đã được thiết lập; có những nhóm bền vững (như các tổ sản xuất ở các doanh nghiệp) hay những nhóm làm việc mang tính chất hội đồng, các phòng ban… Nghiên cứu quản trị nhóm sẽ là căn cứ cho việc cải tiến tổ chức của doanh nghiệp theo hướng hiệu quả.