Kể cả nhóm tổ chức chính thức hay phi chính thức đều thể hiện một quá trình phát triển.
5.2.4.1. Hình thành nhóm
Chương 5 – Quản trị nhóm trong doanh nghiệp
135 Nhóm chính thức được thành lập xuất phát từ yêu cầu của phân công lao động trong tổ chức, nhóm gồm các nhà chuyên môn hay khác chuyên môn được xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng. Những thành viên trong nhóm bình đẳng về mọi phương diện nhưng do có những quan niệm, nhận thức, tín ngưỡng khác nhau nên khi tổ chức nhóm cần chú ý:
+ Cần xây dựng được quan điểm thống nhất trong nhóm (chẳng hạn quan điểm hiệu quả là trên hết…); đặc biệt là sự thống nhất quan điểm khi đề cử trưởng nhóm.
+ Trong quá trình điều hành người nhóm trưởng phải thường xuyen chú ý đến sự thể hiện các vai trò trong nhóm và sự ảnh hưởng của vai trò cá nhân nào đó với nhóm.
Các lưu ý khi có sự thay đổi thành viên của nhóm:
- Nhóm phi chính thức: thường được thiết lập một cách ngẫu nhiên với nhiều nguyên nhân khác nhau; có thể là do các quan hệ cá nhân, có thể cùng mục tiêu, cùng sở thích, thói quen… hay những nguồn gốc khác nhau.
Các pha hình thành nhóm: Theo nghiên cứu của Schneider thì nhóm được hình thành theo 4 pha sau đây:
Pha định hình (forming): xác định các mô hình quan hệ dẫn đến hình thành mục tiêu cũng như con đường đi đến thành công của nhóm.
Pha xáo trộn (storming): ở đây các quan điểm cá nhân được khuyến khích bộc lộ, thậm chí đối lập lẫn nhau và đối lập với mục tiêu nhóm để mọi thành viên có thể hiểu nhau đầy đủ nhất.
Pha kết hợp (norming): ở pha thứ ba này, mỗi thành viên thừa nhận các thành viên khác, tất nhiên là có cả sự chấp nhận nhưng là một cách tự nguyện và họ bắt đầu làm việc với nhau trong nhóm.
Pha hoàn tất (performing): cuối cùng nhóm đã sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ đặt ra; các nhiệm vụ và các vai trò đã được khẳng định.
- Các nguyên tắc xây dựng nhóm: cần quán triệt các nguyên tắc sau khi xây dựng nhóm:
Nguyên tắc ảnh hưởng: ở đây nói đến sự ảnh hưởng tác động qua lại lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm. Nhóm càng có quan hệ qua lại thì tính bền vững của nhóm càng tăng lên.
Nguyên tắc bình đẳng: cần cố gắng tạo ra các quan hệ hay các hoạt động để các thành viên trong nhóm cảm nhận được sự bình đẳng giữa họ với nhau.
Nguyên tắc đoàn kết: đoàn kết trong nội bộ nhóm là điều kiện để một mặt hoàn thành nhiệm vụ của nhóm, mặt khác là để có thể thắng lợi trong cạnh tranh với bên ngoài nhóm.
Chương 5 – Quản trị nhóm trong doanh nghiệp
136
5.2.4.2. Các quan hệ của nhóm
- Quan hệ đối kháng giữa các nhóm: thông thường, khi nhóm càng vững mạnh thì càng xuất hiện và phát triển sự khác biệt của nhóm so với các nhóm khác trong tổ chức. Ở đây rất dễ xuất hiện các quan hệ mâu thuẫn giữa các nhóm, thậm chí cả sự công kích. Theo logic, khi một nhóm nào đó bị công kích thì họ có xu hướng gắn bó với nhau hơn, nói cách khác là đoàn kết hơn trong nội bộ nhóm. Nhờ đó nhóm càng mạnh lên và mâu thuẫn với các nhóm khác càng tăng. Trong trường hợp này, quản trị tổ nhóm đòi hỏi phải tìm ra được các giải pháp nếu không sẽ đe dọa sự phát triển của cả tổ chức lớn.
- Các biện pháp quản trị: quản trị tổ chức đứng trước yêu cầu phải giảm bớt các ảnh hưởng tiêu cực, thúc đẩy các ảnh hưởng tích cực từ mối quan hệ giữa các nhóm. Các biện pháp có thể sử dụng là:
Giảm bớt sự khác biệt giữa các nhóm cả trên hai phương diện: vật chất và tâm lý.
Thực hiện sự hòa giải bằng những người có uy tín tốt trong tổ chức để giảm bớt sự căng thẳng giữa các nhóm.
Tổ chức các cuộc gặp gỡ phi chính thức giữa các nhóm, có thể bắt đầu bằng sự gặp gỡ các trưởng nhóm.
Xem xét lại tính chất, nội dung cạnh tranh giữa các nhóm; điều chỉnh lại sự cạnh tranh giữa các nhóm theo hướng khác.
5.4.2.3. Các cấp trong nhóm
Các cấp mang tính thứ bậc trong nhóm chính thức thường rất giản đơn, gồm trưởng nhóm và cấp thành viên. Ở đây, tính thứ bậc được công nhận và thực hiện theo các quy định mang tính tổ chức, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn được quy định rõ ràng. Tuy nhiên, quản trị tổ chức trong điều kiện trình độ xã hội hóa cao lại phụ thuộc rất lớn vào việc nghiên cứu tính thứ bậc của nhóm phi chính thức. Các cấp của nhóm phi chính thức ảnh hưởng rất lớn đến tính thức bậc của nhóm chính thức nói riêng, toàn bộ tổ chức nói chung. Rất có thể một nhóm trưởng chính thức (được bổ nhiệm đàng hoàng) lại có ảnh hưởng mờ nhạt đến các thành viên của nhóm, kém xa một người có thứ bậc trong nhóm phi chính thức, thậm chí người đó ở khác nhóm.
Các nhân tố ảnh hưởng đến việc hình thành thứ bậc của nhóm phi chính thức: trong cuộc sống các tổ chức thường vẫn xảy ra tình trạng người chỉ huy nhóm, thậm chí là sếp của cả tổ chức lớn lại có rất ít uy tín khách quan đối với nhân viên. Trong khi đó có những người được nhóm, tổ chức suy tôn như những thủ lĩnh phi chính thức. Quản trị tổ chức ngày càng đòi hỏi phải đề cập hơn đến các hiện tượng này, bởi rất có thể chính những hiện tượng này lại làm cho tổ chức suy yếu thậm chí tan rã. Các nhân tố đó gồm:
- Quan hệ xã hội của thành viên: ở đây nói đến các tính cách như sự chan hòa, nhiệt tình, đoàn kết, cởi mở, sự hào hiệp, dễ tiếp xúc.
- Sự hiểu biết và vị thế của thành viên trong nhóm.
Chương 5 – Quản trị nhóm trong doanh nghiệp
137 - Các quan niệm chuẩn mực đang phổ biến.
- Các đặc trưng và điều kiện cá nhân khác như: điều kiện kinh tế, tình trạng gia đình, các năng khiếu…