1.7.2.1. Trường phái cổ điển[14]
Là thuật ngữ được dùng chỉ những ý kiến về tổ chức và quản lý được đưa ra vào cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX. Bao gồm, lý thuyết quản lý khoa học, lý thuyết quản lý quan liêu và quản lý tổng quát.
a) Lý thuyết quản lý theo khoa học Bao gồm các đại diện: Frederick Winslow Taylor, Henry L.Gantt, Frank Gilbreth và Lillan Gilbreth.
29
1) Frederick Winslow Taylor (1856-1915) được xem là "cha đẻ" của phương pháp quản lý theo khoa học. Taylor nói về quản lý theo khoa học trong tác phẩm "Các nguyên tắc quản lý một cách khoa học (Principles of
Scientific Management)" xuất bản ở Mỹ lần đầu vào năm 1911 là: biết chính xác cái bạn muốn người khác làm và sau đó hiểu rằng họ đã làm một cách tốt nhất và ít tốn nhất. Quản lý khoa học tập trung vào lao động cá nhân, các công cụ và máy móc họ sử dụng. Triết lý của nó là thực hành quản lý nên dựa trên những cơ sở của quan sát và thực tế chứ không phải là sự suy đốn hay nghe người khác nói.
Tư tưởng quản lý của F.W.Taylor được thể hiện trong tác phẩm "Shop Management" năm 1903 và "Principles of Scientific Management" năm 1911 và tóm tắc ở bốn nguyên tắc cơ bản:
(1) Phát triển phương pháp làm việc khoa học thay thế cho làm việc dựa vào kinh nghiệm, những quy tắc thao tác cũ;
(2) Xác định chức năng hoạch định của nhà quản lý thay vì để cho cơng nhân tự ý lựa chọn phương pháp làm việc riêng;
(3) Lựa chọn và huấn luyện công nhân một cách khoa học, phát triển tinh thần hợp tác thay vì khuyến khích những nỗ lực cá nhân riêng lẻ;
4) Phân chia công việc giữa nhà quản lý và công nhân. Công tác quản lý tương ứng với bốn nguyên tắc trên là: Nghiên cứu thời gian và thao tác hợp lý nhất để thực hiện công việc. Thu thập thông tin về chi tiết, thời gian và quy trình; thử các phương pháp khác để xem cách nào là tốt nhất; Trả lương theo nguyên tắc khuyến khích theo sản lượng, đảm bảo an tồn lao động bằng dụng cụ thích hợp; Dùng cách mô tả công việc để lựa chọn công nhân, thiết lập hệ thống tiêu chuẩn và huấn luyện chính thức; Thăng tiến trong cơng việc, chú trọng cơng tác lập kế hoạch và tổ chức hoạt động.
2) Henry L.Gantt (1861-1919) Henry Lawrence Gantt vốn là cộng sự rất gần gũi với Taylor và là kỹ sư chuyên về hệ thống kiểm sốt trong nhà máy. Đóng góp quan trọng nhất của ơng cho khoa học quản lý đó là sơ đồ mơ tả dịng cơng việc cần để hồn thành một nhiệm vụ, vạch ra những giai đoạn của công việc theo kế hoạch, ghi cả thời gian
30
hoạch định và thời gian thực sự. Gantt tập trung vào tinh thần dân chủ trong công nghiệp và đã luôn cố gắng để làm cho quản lý theo khoa học mang tính nhân đạo hơn. Ơng chia sẻ, cả người làm thuê và người đi thuê đều phải chia sẻ những lợi ích chung. Gantt nhận thấy tầm quan trọng của tiền thưởng đối với việc tăng năng suất lao động, và do đó áp dụng hệ thống tiền thưởng cho cả chủ lẫn thợ.
b) Lý thuyết quản lý quan liêu Quản lý quan liêu được thực hiện dựa trên các quy tắc, một hệ thống cấp bậc, một sự phân công lao động rõ ràng và các thủ tục chi tiết. Max Weber (1864-1920) là một nhà xã hội học người Đức có nhiều đóng góp vào lý thuyết quản lý thông qua việc phát triển một tổ chức "quan liêu" bàn giấy là phương thức hợp lý tổ chức một doanh nghiệp phức tạp. Ngày nay, thuật ngữ quan liêu gợi lên một hình ảnh một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngập trong thủ tục hành chính phiền hà và nó hồn tồn xa lạ với tư tưởng ban đầu của Weber. Quản lý quan liêu cung cấp một cẩm nang cho hoạt động của toàn bộ tổ chức. Nó chỉ rõ 7 đặc điểm mong muốn của tổ chức đó là: Các quy tắc; Tính khách quan; Phân cơng lao động; Cơ cấu cấp bậc; Cơ cấu quyền hành; Cam kết nghề nghiệp suốt đời; Tính hợp lý. Cùng với đặc điểm này được trình bày là phương pháp quản lý cứng nhắc. Các quy tắc: là hướng dẫn chính thức cho hành vi của người lao động trong toàn bộ tổ chức. Việc tuân thủ quy tắc đảm bảo tính thống nhất của các thủ tục và hành động giúp duy trì sự ổn định của tổ chức, bất kể những ham muốn cá nhân của nhân viên hay của quản lý viên. Tính khách quan: Dựa trên các quy tắc để đối xử một cách khách quan đối với người lao động. Theo đó tất cả người lao động được đánh giá theo quy tắc và mục tiêu đã đề ra. Weber cho rằng cách tiếp cận này mang lại tính cơng bằng cho người lao động cho dù cũng có nghĩa tiêu cực. Một quản lý viên khách quan không được đánh giá nhân viên của mình theo cá tính chủ quan hoặc bị chi phối bởi tình cảm. Phân cơng lao động: Phân chia công việc thành những nhiệm vụ đơn giản và chun mơn hóa hơn. Các nhà quản lý và người lao động được phân công và thực thi các nhiệm vụ trên cơ sở chun mơn hóa và kỹ năng cá nhân.
Cơ cấu cấp bậc: Sử dụng một cơ cấu cấp bậc xác định hệ thống quyền hành, kiểm soát và chỉ đạo của các cấp bậc trong tổ chức. Kiểm soát hành vi của người lao động thông
31
qua việc mơ tả rõ ràng, chính xác mối quan hệ của mỗi vị trí trong tổ chức. Cơ cấu quyền hành: Một hệ thống dựa trên các quy tắc, tính khách quan, phân cơng lao động, và một cơ cấu cấp bậc là gắn bó chặc chẽ với cơ cấu quyền hành. Nó xác định ai có thẩm quyền ra quyết định quan trọng tại từng cấp khác nhau trong tổ chức. Weber xác định ba cơ cấu quyền hành: Quyền hành mang tính truyền thống (theo phong tục hay tín ngưỡng) là quyền hành xác định trên cơ sở phong tục, dịng dõi tổ tiên, giới tính, tuổi tác,... Quyền hành siêu phàm của các vị vua, ảnh hưởng có tính ma thuật của thầy phù thuỷ, quyền thống lĩnh của các tù trưởng ở các bộ lạc là thí dụ điển hình về loại quyền hành này; Quyền hành dựa trên uy tín là loại quyền hành sinh ra khi mọi người chấp nhận sự phán xét và tự nguyện tuân thủ một nhà lãnh đạo do các phẩm chất cá nhân hay các khả năng đặc biệt của họ; Quyền hành hợp pháp là quyền hành có nền tảng từ các quy tắc, luật lệ được thiết lập và áp dụng thống nhất trong tổ chức. Cam kết nghề nghiệp suốt đời. Trong hệ thống quản lý quan liêu, người lao động được nhìn nhận với một sự cam kết nghề nghiệp suốt đời, cả người lao động và tổ chức cam kết với nhau về cuộc sống và cơng việc của người lao động. Tính hợp lý: Có nghĩa là sử dụng hiệu quả nhất các phương tiện hiện có. Các nhà quản lý hành động lơgic và rất khoa học, tất cả các quyết định đều định hướng trực tiếp đến việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Tính hợp lý cịn cho phép các mục tiêu của tổ chức có thể phân chia thành các mục tiêu cụ thể cho mỗi bộ phận của tổ chức.
c) Lý thuyết quản lý tổng quát
Henry Fayol (1841-1925): Tập trung vào nghiên cứu quản lý và các chức năng cơ bản của quản lý. Ông cho rằng năng suất lao động có được nhờ vào việc áp dụng đúng phương pháp hơn là nhờ những phẩm chất cá nhân, tùy thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản lý. Ơng tin rằng cơng việc của nhà quản lý chia thành năm chức năng cơ bản: Hoạch định, Tổ chức, Chỉ huy, Phối hợp, và Kiểm soát. Tư tưởng quản lý của ơng được trình bày trong tác phẩm nổi tiếng: "Quản lý cơng nghiệp và quản lý tổng qt" có ý nghĩa cho việc đặt nền móng cho sự phát triển của khoa học quản lý hiện đại.
Để có thể làm tốt cơng việc sắp xếp, tổ chức xí nghiệp Fayol đề nghị các nhà quản lý nên theo 14 nguyên tắc, gọi là 14 nguyên tắc quản lý. Nguyên tắc chứ không phải quy
32
tắc hay quy luật mặc dù nghĩa của các từ này tương đối giống nhau, bởi vì quản lý là nghệ thuật cho nên nó khơng có cái gì chặt chẽ một cách tuyệt đối. Fayol đã từng nói: "Nguyên tắc là ngọn đèn pha có thể giúp mọi người nhận rõ phương hướng”.
(1) Phân công lao động (division of labor): Chuyên biệt hóa cơng việc. (2) Quyền hành và trách nhiệm (authority and responsibility).
(3) Kỷ luật (discipline): Duy trì kỷ luật trong xí nghiệp.
(4) Tuyến quyền hành (Line of authority): Mỗi người lao động chỉ nhận lệnh từ cấp trên chỉ huy trực tiếp.
(5) Tập trung (centralization): Các nhà quản lý phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy. (6) Lợi ích chung cao hơn lợi ích cá nhân (general interest over individual interest). (7) Đãi ngộ nhân sự (remuneration of personnel): Trả thù lao thỏa đáng.
(8) Hiệu lực đơn nhất (unity of command): Quyền quyết định trong xí nghiệp phải tập trung về một mối – ơng chủ.
(9) Định hướng đơn nhất (unity of direction): Hệ thống thông tin trong suốt. (10) Trật tự (order): Sinh hoạt trong xí nghiệp phải có trật tự.
(11) Công bằng (equity): Đối xử công bằng.
(12) Công việc ổn định (stability of tenure): Làm việc lâu dài. (13) Khuyến khích sáng tạo (initiative).
(14) Tinh thần đồng đội (esprit de corps) nhiệt tình, tận tâm cho tổ chức.
Khi thực hành, các quản lý viên có thể sử dụng rất nhiều nguyên tắc này, song những quản lý viên khác nhau hiếm khi nào sử dụng những nguyên tắc một cách giống nhau, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, cá biệt việc áp dụng các nguyên tắc sẽ khác nhau.
d) Đánh giá chung về trường phái cổ điển Tổng quát: Muốn quản lý một tổ chức tốt, nhà quản lý phải tìm ra một cơ cấu tổ chức hợp lý và một cơ chế điều hành khoa học.
Nhấn mạnh khía cạnh chính thức của tổ chức, thay thế cách quản lý theo bản năng và kinh nghiệm bằng các nguyên lý mang tính khoa học. Xem trọng việc phân công lao động, nền tảng của nguyên tắc vàng trong quản lý đó là chun mơn hố. Chú trọng sự phân cấp quyền hành, các quy tắc và quyết định để tối đa hóa hiệu quả kinh tế cho tổ chức.
33
Chỉ tập trung sự chú ý vào hiệu quả và kết quả thực hiện công việc của nhân viên, xem nhẹ con người, xem nhẹ những mối quan hệ xã hội và các mối quan hệ khơng chính thức giữa những nhân viên trong tổ chức.