- Các báo cáo thống kê;
- Báo cáo miệng;
- Báo cáo bằng văn bản. Thông báo kết quả đo lường. Kết quả đo lường phải được thông báo đến các đối tượng sau:
+ Người phụ trách trực tiếp bộ phận hay cơng việc đã và đang kiểm sốt bởi chính họ sẽ thực hiện các công việc điều chỉnh cần thiết.
+ Cấp trên trực tiếp của bộ phận hay người được kiểm soát để họ biết giúp đỡ cấp dưới khi cần thiết.
+ Các đơn vị có liên quan, ảnh hưởng đến hành động điều chỉnh sau này. 5.2.4. Xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường với hệ tiêu chuẩn
- Nếu sự thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn, nhà quản lý có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh.
- Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì sự điều chỉnh có thể là cần thiết. Lúc này phải tiến hành phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận cần thiết điều chỉnh hay không và nếu cần thì xây dựng một chương trình điều chỉnh có hiệu quả.
- Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phương tiện đo lường có khả năng xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế hoặc tương lai là việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực hiện.
.2.5. Điều chỉnh các hoạt động Điều chỉnh là những tác động bổ sung quá trình quản lý để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động. Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
- Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.
- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu. - Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh.
91
- tùy điều kiện mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh cho hợp lý. Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chương trình điều chỉnh, trong đó trả lời các câu hỏi sau:
- Mục tiêu điều chỉnh? - Nội dung điều chỉnh?
- Ai tiến hành điều chỉnh? - Sử dụng những biện pháp, công cụ để điều chỉnh? - Thời gian điều chỉnh?... Như vậy quyết định điều chỉnh cũng là một dạng quyết định thường xuyên xảy ra trong quản lý. Đôi khi chỉ một quyết định nhỏ mà kịp thời cũng có thể đem đến cho quản lý hiệu quả cao.