5.1.1. Khái niệm kiểm soát (controling)
Kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý nhằm thu thập thơng tin về các q trình, hiện tượng đang diễn ra trong tổ chức [tr 864,12]. Kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch và chỉnh sửa các sai lệch quan trọng [15]. Kiểm sốt là q trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh (nếu có sai lệch xấu) việc thực hiện nhằm bảo đảm cho các mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được hồn thành một các có hiệu quả. Kiểm soát được thực hiện ở các cấp của cơ cấu tổ chức.
5.1.2. Vai trị của kiểm sốt
Dẫu cho các chức năng kế hoạch, chức năng tổ chức, lãnh đạo tốt mà khơng có chức năng kiểm sốt thì mục tiêu khó có thể đạt được. Kiểm soát là mối nối cuối cùng trong dây chuyền các chức năng quản lý. Kiểm soát gắn liền với chức năng kế hoạch. Theo [1, 4, 5, 11, 12] kiểm sốt có các vai trị sau:
a) Kiểm sốt là nhu cầu cơ bản nhằm hồn thiện các quyết định trong quản lý Kiểm soát thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án, tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý, tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản lý đã sử dụng để đưa tổ chức tiến tới mục tiêu của mình.
86
b) Kiểm sốt đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể khơng được thực hiện như ý muốn. Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm sốt cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của tổ chức được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra.
c) Kiểm soát giúp tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường Thay đổi là thuộc tính tất yếu của mơi trường, thị trường ln biến động, các đối thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu các sản phẩm mới để thu hút khách hàng, các vật liệu và công nghệ mới được phát minh; các kế hoạch, chính sách và pháp luật nhà nước được ban hành, điều chỉnh. Chức năng kiểm soát giúp các nhà quản lý luôn nắm được bức tranh tồn cảnh về mơi trường và có những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch, mục tiêu của tổ chức.
d) Kiểm soát tạo tiền đề cho q trình hồn thiện và đổi mới Với việc đánh giá các hoạt động. Kiểm soát khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của tổ chức. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong tổ chức.
e) Kiểm soát đảm bảo quyền lực của các nhà quản lý Nhờ chức năng này, các nhà quản lý có thể kiểm sốt được những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức. Nếu mất quyền kiểm soát nghĩa là nhà quản lý đã bị vơ hiệu hóa, tổ chức có thể bị đi theo một hướng khác. Q trình kiểm sốt cho phép nhà quản lý giám sát hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, đặt nền tảng cho q trình ra quyết định. Tóm lại, kiểm sốt khắc phục tính ngẫu nhiên trong hệ thống quản lý, đảm bảo cho sự ủy quyền, là điều kiện không thể thiếu được trong quá trình quản lý theo mục tiêu (MBO).
5.1.3. Các nguyên tắc của kiểm soát
a) Nguyên tắc kiểm soát khu vực hoạt động thiết yếu và điểm kiểm soát thiết yếu Kiểm soát được hoạt động của tổ chức, nhưng sao cho chi phí kiểm sốt ít tốn kém nhất. Vì vậy, cần chọn khu vực hoạt động nào và điểm kiểm soát nào phản ánh rõ nhất kết quả
87
cần đo. Chúng ta cần quan tâm tới những chỗ khác biệt tại các điểm kiểm sốt thiết yếu. Ví dụ: dịng tiền thu, chi theo định kỳ của một doanh nghiệp cho biết hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó ra sao. Thực tế là các nhà quản lý nào càng tập trung những nỗ lực kiểm soát của họ vào những chỗ khác biệt, thì cơng việc kiểm sốt của họ càng hiệu quả hơn.
b) Tuân thủ pháp luật Sự tuân thủ pháp luật sẽ tạo ra một cơ chế trách nhiệm báo cáo lẫn nhau giữa các cơ quan, tổ chức thực thi quyền lực, phân định rõ chức năng, trách nhiệm, quyền hạn giữa các thành viên trong hệ thống kiểm soát: Theo nguyên tắc này, hoạt động kiểm soát phải căn cứ vào quy định pháp luật.
c) Chính xác, khách quan Muốn đảm bảo tính chính xác, địi hỏi chủ thể kiểm sốt phải quán triệt nguyên tắc trung thực, khách quan trong quá trình tác nghiệp, thu thập thơng tin đầy đủ. Tính khách quan trong kiểm sốt đảm bảo phản ánh đúng sự thật, khơng sai lệch, khơng bóp méo sự thật. Ngun tắc chính xác, khách quan địi hỏi các kết luận, kiến nghị trong hoạt động kiểm soát phải được chứng minh bằng những chứng cứ khách quan, trung thực.
d) Cơng khai, minh bạch Tính cơng khai thể hiện ở chỗ: vào những thời điểm thích hợp theo quy trình, phải thơng báo đầy đủ nội dung cơ bản của kiểm sốt nhằm khuyến khích sự tham gia của người dân và tổ chức vào hoạt động này.
c) Mang tính đồng bộ Trong q trình kiểm sốt cần quan tâm đến chất lượng của toàn bộ hệ thống chứ không phải là chất lượng từng bộ phận, từng con người. Cần quan tâm đến chất lượng của cả q trình hoạt động chứ khơng chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng của hoạt động.
e) Hiệu quả Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm sốt là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và cách điều chỉnh những sai lệch thực tế so với kế hoạch với mức chi phí thấp nhất.