3.3.1. Khái niệm về việc xây dựng cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các bộ phận của cơ cấu phản ánh q trình chun mơn hóa và hợp tác nhóm các cơng việc, nhiệm vụ và chức năng hoạt động của tổ chức theo chiều ngang để giao cho những nhà quản lý phụ trách. Việc xây dựng hay còn gọi là thiết kế cơ cấu tổ chức là q trình phân tích, lựa chọn mơ hình tổ chức nào? Trong tổ chức phân ra các khâu- các phòng chức năng như thế nào? Xác định số cấp quản lý là bao nhiêu là phù hợp? xác lập các mối quan hệ giữa các khâu, các cấp như thế nào?.
3.3.2. Các yếu tố cơ bản cấu thành cơ cấu tổ chức quản lý Một cơ cấu tổ chức quản lý thường có các bộ phận sau
a) Các khâu quản lý (hay các chức năng quản lý) Là sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang. Trong các tổ chức là doanh nghiệp thường chia thành các phòng chức
58
năng như phịng kế hoạch, phịng kỹ thuật, phịng tài chính... Việc phân chia thành nhiều hay ít khâu quản lý là tùy thuộc quy mơ của tổ chức và trình độ của cán bộ quản lý.
b) Các cấp quản lý Là sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc. Trong các tổ chức là doanh nghiệp thường chia thành các cấp như Tổng cơng ty, Cơng ty, Xí nghiệp,... Việc phân chia thành nhiều hay ít cấp quản lý là tùy thuộc quy mơ của tổ chức và trình độ của cán bộ quản lý.
c) Các mối liên hệ giữa các bộ phận: Mối liên hệ chỉ đạo có tính mệnh lệnh: là mối liên hệ theo phương dọc giữa các cấp trong cơ cấu quản lý. Mối quan hệ trên - dưới, đi từ trên xuống dưới cấp thứ nhất. Trong sơ đồ tổ chức thường dùng nét liền có mũi tên đi xuống. Ví dụ: Mối liên hệ chỉ đạo giám đốc cơng ty xuống giám đốc xí nghiệp. Mối liên hệ phối hợp: là mối liên hệ theo phương ngang, là mối liên hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Trong sơ đồ tổ chức có thể dùng nét liền (hoặc nét đứt) có mũi tên hai chiều hoặc bỏ qua (cho đỡ rối) khi vẽ các bộ phận nằm ngang nhau. Ví dụ: Sự phối hợp giữa phòng kinh tế - kế hoạch với phòng tài vụ... cùng nhau bàn bạc, giải quyết vấn đề cân đối vốn sản xuất, khơng có tính mệnh lệnh, bình đẳng nhau. Nhưng chú ý, cần giao bộ phận nào chịu trách nhiệm (thường là bộ phận thực hiện nhiều nhất), bộ phận nào phối hợp. Mối liên hệ tư vấn: là mối liên hệ theo phương dọc của cùng một loại khâu trong cơ cấu tổ chức. Trong sơ đồ tổ chức thường dùng nét đứt có mũi tên đi xuống.
d) Các thiết chế hiện hành trong cơ cấu tổ chức: Bao gồm các văn bản hiện hành nhằm thiết lập (hay cịn gọi là thể chế hóa) các bộ phận, các hoạt động của tổ chức. Có thể gồm: Số lượng, cơ cấu các bộ phận, các thành viên của từng bộ phận của tổ chức; Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận, từng khâu, từng cấp và từng vị thế của cá nhân của mỗi nhà quản lý trong cơ cấu tổ chức; Các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của từng chức danh trong tổ chức; quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động trong tổ chức; Nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức...
3.3.3. Các yêu cầu và các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức 3.3.3.1. Các yêu cầu của một cơ cấu tổ chức
59
Cơ cấu gắn với mục tiêu: Vì mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy quản lý của tổ chức, phù hợp với cơ cấu hoạt động của tổ chức. Một cơ cấu tổ chức được coi là hiệu quả nếu thực sự trở thành công cụ tốt để thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Tính tối ưu: Lựa chọn số khâu, số cấp quản lý, tầm hạn kiểm sốt phù hợp, khơng thừa nhưng không thiếu và thiết lập được những mối quan hệ hợp lý giữa các bộ phận với cơ cấu đối tượng quản lý và trình độ của cán bộ quản lý, với khối lượng thông tin để quản lý tốt nhất. Thống nhất chỉ huy: Một người cấp dưới chỉ có một người cấp trên trực tiếp.
Tính tin cậy cao: Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thơng tin được sử dụng trong tổ chức nhờ đó đảm bảo sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ các bộ phận của tổ chức. Tính kinh tế: Chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Bằng cách so sánh giữa chi phí quản lý dự định bỏ ra và kết quả thu về giữa kế hoạch và thực tế, giữa các năm quản lý, giữa các tổ chức cùng loại. Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phù hợp với sự biến đổi của mơi trường bên ngồi và bên trong tổ chức.
3.3.3.2. Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức
Nguyên tắc xác định theo chức năng: Một vị trí cơng tác hay bộ phận được định nghĩa càng rõ ràng, các hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn được giao và mối liên hệ thông tin với các vị trí cơng tác hay bộ phận khác theo các kết quả mong đợi, thì những người chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc hồn thành mục tiêu của tổ chức. Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Việc giao quyền nhằm trang bị cho các nhà quản lý công cụ để thực hiện mục tiêu, và quyền được giao cho từng người cần phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng thực hiện kết quả mong muốn. Nguyên tắc bậc thang: Tuyến quyền hạn từ người quản lý cao nhất trong tổ chức đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng hơn thì vị trí chịu trách nhiệm ra quyết định càng rõ ràng và các quá trình thơng tin trong tổ chức càng có kết quả. Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang rất cần thiết cho việc phân định quyền hạn một cách đúng đắn, bởi vì, cấp dưới phải biết ai giao quyền cho họ và những vấn đề vượt quá quyền hạn họ phải giải quyết như thế nào? Trình cho ai? Chịu trách nhiệm trực tiếp với ai? Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Quyền thì ai cũng thích và mong muốn, cịn
60
trách nhiệm thì khơng phải ai cũng mong muốn. Khi quyền hạn được giao kèm theo trách nhiệm tương xứng thì người đó làm việc hết mình. Ngược lại, nếu có quyền nhưng trách nhiệm khơng tương xứng thì họ khơng tích cực tìm tịi quyết định và khơng đơn đốc cấp dưới thực hiện quyết định đã giao. Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: Cấp dưới phải chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trên trực tiếp của mình một khi đã chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thi cơng việc, cịn cấp trên phải chịu trách nhiệm về các hoạt động được thực hiện bởi cấp dưới của mình trước tổ chức. Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh: Mối quan hệ trình báo của từng cấp dưới lên cấp trên duy nhất càng hoàn hảo, mâu thuẫn trong các chỉ thị càng ít và ý thức trách nhiệm của cá nhân trong kết quả càng tốt hơn. Nguyên tắc mệnh lệnh theo cấp bậc: Quyết định trong phạm vi quyền hạn của ai thì chính người đó phải đưa ra khơng được đẩy lên cấp trên.
3.3.4. Nội dung xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý
a) Lựa chọn mơ hình (kiểu) cơ cấu tổ chức, xác định số khâu, số cấp quản lý phù hợp Tùy theo mục tiêu, quy mô của tổ chức; tùy theo phong cách lãnh đạo của nhà lãnh đạo cao nhất mà lựa chọn một trong 7 mơ hình theo mục 3.3.4 dưới đây.
b) Xác định các mối liên hệ giữa các khâu, các cấp và các thiết chế của cơ cấu tổ chức Sau khi thực hiện xong bước (a), (b) của 3.3.2, sẽ tiến hành xác định các mối liên hệ giữa các khâu, các cấp và các thiết chế của cơ cấu tổ chức theo nội dung (c), (d) của 3.3.2. 3.3.5. Các kiểu (Mơ hình) cơ cấu tổ chức quản lý
Có nhiều cách phân loại cơ cấu tổ chức quản lý, dưới đây giới thiệu một cách phân loại phổ biến của nhiều tác giả trong và ngoài nước.
a) Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến - Sơ đồ cơ cấu tổ chức (xem hình 3.5).
- Đặc điểm hoạt động. Nhà quản lý ở từng cấp thực hiện tất cả các chức năng quản lý một cách tập trung, thống nhất. Mối quan hệ từ trên xuống dưới là đơn tuyến và trực tuyến. Người (hoặc bộ phận) thi hành nhiệm vụ chỉ nhận mệnh lệnh của người chỉ huy trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó thơi.
61 - Ưu điểm: - Ưu điểm:
+ Tuân thủ nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Mỗi bộ phận chỉ chịu chỉ đạo của một người lãnh đạo;
+ Tạo ra sự thấng nhất tập trung cao độ; + Chế độ trách nhiệm rõ ràng;
+ Thông tin trực tiếp và nhanh. - Nhược điểm:
+ Khơng chun mơn hóa cho nên địi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có kiến thức tồn diện;
+ Hạn chế việc sử dụng các chun gia có trình độ cao; + Dễ dẫn đến cách quản lý độc đoán;
+ Áp dụng trong các tổ chức nhỏ.
Hình 3.5: Mơ hình cơ cấu trực tuyến b) Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng
Sơ đồ tổ chức (xem hình 3.6).
Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng là kiểu cơ cấu tạo nên từng bộ phận, trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng (kỹ năng, công cụ, kỹ thuật giống nhau), được hợp thành một bộ phận thực hiện (các phòng, ban chức năng). Mỗi bộ phận chức năng được giao cho một người lãnh đạo. Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị cơ sở, nên mỗi người (hoặc mỗi bộ phận) cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.
…. Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2
62 Lãnh đạo tuyến n