a) Phân cấp trong quản lý Phân cấp trong quản lý là việc ủy nhiệm quyền hạn của nhà quản lý cấp trên xuống nhà quản lý cấp dưới. Là vấn đề phân quyền hay phi tập trung trong quản lý. Mục đích của việc phân cấp là nhằm đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù
56
hợp với tình hình thay đổi của mơi trường. Nếu khơng phân cấp, mọi thay đổi sẽ được báo cáo lên người quản lý cao nhất và mọi việc chỉ được thực hiện sau khi có quyết định của người quản lý cao nhất đó. Việc phân cấp càng trở nên cần thiết khi tổ chức có nhiều đơn vị nằm khắp nơi, mỗi đơn vị hoạt động riêng như các doanh nghiệp, tổng công ty xây dựng. Phân cấp cũng nhằm giải phóng khối lượng cho các nhà quản lý cấp cao (nhất là những công việc sự vụ), đồng thời cũng tạo điều kiện để đào tạo các nhà quản lý cấp trung gian, chuẩn bị thay thế các nhà quản lý cấp cao khi cần thiết. Tuy nhiên, dù cho sự phân cấp là cần thiết, nhưng mức độ phân cấp còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhu cầu phải quyết định nhanh chóng, cấp dưới có đủ trình độ để làm quyết định chính xác hay khơng,… Ngày nay, trong các tổ chức, các nhà quản lý cần chọn tỷ lệ tập trungphân quyền như thế nào để cho phép đạt được mục tiêu và chiến lược tốt nhất. Một khía cạnh của phân quyền được lưu ý nhiều là quan niệm trao quyền. Nhiều tổ chức đang trao quyền cho các nhân viên và nhóm nhân viên để tự họ làm quyết định trong công tác của họ. Việc trao quyền cho nhân viên có nghĩa là ủy nhiệm quyền hạn và trách nhiệm cho họ.
b) Ủy quyền
1) Khái niệm ủy quyền: Ủy quyền là sự ủy nhiệm quyền hạn của một người cấp trên giao cho một người cấp dưới thay mặt mình ra các quyết định thực hiện một việc hay một giai đoạn hoạt động nào đó của tổ chức. Theo Bộ luật Dân sự hiện hành của Việt Nam thì người được ủy quyền có thể là cấp dưới trong tổ chức hoặc người ngoài tổ chức. Nhưng nhà quản lý thường ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp, vì người ủy quyền và người được ủy quyền hiểu rõ nhau, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau về trách nhiệm và quyền lợi.
2) Những nguyên tắc ủy quyền
2.1) Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người ủy quyền. 2.2) Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và người được ủy quyền phải đảm bảo và gắn bó với nhau.
2.3) Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải được xác định rõ ràng. 2.4) Ủy quyền phải tự giác, không được áp đặt.
57
2.6) Ln ln phải có sự kiểm sốt trong q trình thực hiện sự ủy quyền.
3) Quy trình ủy quyền Việc ủy quyền có thể cụ thể hoặc tổng quát, bằng văn bản hoặc bằng miệng. Việc ủy quyền bằng văn bản hữu ích hơn. Người được ủy quyền sẽ dễ dàng nhận ra các mâu thuẫn hay chồng chéo với các cương vị khác, cũng sẽ thuận lợi hơn trong việc phối hợp điều hành thực hiện nhiệm vụ. Quy trình ủy quyền thường theo các bước sau:
Hình 3.4. Quy trình ủy quyền Xác định các kết quả mong muốn
Giao nhiệm vụ
Giao quyền hạn và trách nhiệm Kiểm tra, theo dõi