Người (hoặc) bộ phận thừa hành A Người (hoặc) bộ phận thừa hành B
….
Người (hoặc) bộ phận thừa hành Z
Mệnh lệnh của người lãnh đạo tổ chức chỉ truyền đạt cho những người lãnh đạo các chức năng và người đó lại truyền đạt xuống cơ sở.
Hình 3.6: Mơ hình cơ cấu chức năng Nhận xét:
- Ưu điểm:
+ Nhà lãnh đạo cấp cao được sự trợ giúp của các chun gia có trình độ chun mơn cao;
+ Khơng địi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có kiến thức tồn diện;
+ Nhân viên có thể học hỏi từ những người khác làm công việc giống nhau cùng trong một bộ phận chức năng;
+ Trưởng bộ phận chức năng dễ giám sát và đánh giá nhân viên; + Giữ được uy tín và sức mạnh các trưởng chức năng...
- Nhược điểm:
+ Vi phạm nguyên tắc một thủ trưởng; + Chế độ trách nhiệm không rõ ràng;
+ Dễ mâu thuẫn giữa các bộ phận chun mơn. Mơ hình này được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mơ vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường.
63
c) Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến, chức năng kết hợp Sơ đồ tổ chức như hình 3.7.
Hình 3.7: Mơ hình cơ cấu trực tuyến, chức năng kết hợp
Đặc điểm Đây là kiểu kết hợp của hai cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Với đặc điểm cơ bản là, vẫn tồn tại các bộ phận chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chun mơn, khơng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.
Nhận xét - Ưu điểm:
+ Có những ưu điểm của hai cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng riêng rẽ; + Tạo điều kiện phát triển tài năng nhân sự;
+ Là hình thức được áp dụng phổ biến hiện nay. - Nhược điểm
+ Nhiều tranh luận xảy ra giữa các bộ phận chức năng; + Hạn chế sử dụng kiến thức chun mơn;
+ Vẫn có xu hướng can thiệp của các bộ phận chức năng xuống bộ phận thừa hành;
+ Có thể trở thành kiểu trực tuyến hoặc chức năng vẫn là mề bản chất (cịn hình thức vẫn là mơ hình trực tuyến- chức năng) tùy thuộc vào phong cách độc đoán hay tự do của người lãnh đạo cao nhất của tổ chức.
d) Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến, tham mưu kết hợp Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến, tham mưu kết hợp như hình 3.8.
Hình 3.8: Mơ hình cơ cấu trực tuyến - tham mưu kết hợp Ghi chú: Các tuyến 2, 3,... n cũng có bộ phận tham mưu giúp lãnh đạo từng tuyến.
64
Đặc điểm Là một kiểu rút gọn của kiểu cơ cấu trực tuyến- chức năng, chỉ khác là thay vì tổ chức các bộ phận chức năng bằng một bộ phận duy nhất là Bộ phận tham mưu gọn nhẹ (có thể chỉ gồm các trợ lý tham mưu).
Nhận xét
- Ưu điểm: Tinh gọn bộ máy giúp việc cho lãnh đạo, nhiệm vụ được thực hiện nhanh, giảm chi phí quản lý.
- Nhược điểm: Việc lựa chọn các trợ lý tham mưu gặp nhiều khó khăn, vì các trợ lý phải có chun mơn rộng, tư duy tốt, nhiều mưu mẹo. Chỉ phù hợp với các tổ chức có quy mơ nhỏ và vừa.
e) Cơ cấu tổ chức theo kiểu ma trận
Hình 3.10: Mơ hình cơ cấu ma trận
Đặc điểm Đơn vị vẫn được tổ chức theo kiểu chức năng hoặc trực tuyến - chức năng. Đặt song hành các phòng chức năng là một số các nhà quản lý chịu trách nhiệm về những sản phẩm, dự án hay cơng trình đặc biệt. Khi cần thực hiện một sản phẩm, dự án nào đó (gọi chung là dự án), người lãnh đạo tổ chức cử ra một chủ nhiệm dự án và ra lệnh cho các bộ phận chức năng cử ra các cán bộ chuyên môn tương ứng để cùng thực hiện dự án (có thể tồn thời gian hoặc bán thời gian). Khi dự án kết thúc những người này lại trở về đơn vị cũ. Việc cắt cử như vậy tạo ra các dịng và các ơ như một bảng ma trận. Là một kiểu cơ cấu tổ chức theo không gian. Nhân viên trong một cơ cấu ma trận có hai thủ trưởng: nhà quản lý chức năng và nhà quản lý theo dự án.
Nhận xét - Ưu điểm:
+ Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng. + Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu.
+ Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia.
+ Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường. - Nhược điểm:
65
+ Hiện tượng dây chuyền mệnh lệnh song hành dẫn đến khả năng không thống nhất mệnh lệnh.
+ Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lặp tạo ra các xung đột. + Cơ cấu phức tạp và không bền vững.
+ Có thể gây tốn kém.
- Biện pháp giảm thiểu nhược điểm: Bằng sự thống nhất kế hoạch hoạt động giữa nhà quản lý theo dự án và nhà quản lý theo chức năng.
f) Cơ cấu tổ chức theo kiểu khung
Đặc điểm hoạt động Đó là cơ cấu gọn nhẹ: chỉ duy trì thường xuyên một số cán bộ chủ chốt trong các bộ phận quản lý và bộ phận trong từng hoạt động của tổ chức. Các nhân viên còn lại sẽ tuyển dụng theo hợp đồng ngắn hạn dưới dạng “vụ, việc”. Loại cơ cấu này thường áp dụng cho các tổ chức có sản lượng không đều trong năm như các doanh nghiệp xây lắp, doanh nghiệp chế biến nông, lâm, thủy sản.
Nhận xét
- Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí quản lý và chi phí tạo ra sản phẩm, dịch vụ. Phù hợp với các tổ chức sản xuất theo mùa, theo kết quả đấu thầu.
- Nhược điểm: Dễ bị động, khó kiểm sốt chất lượng cơng việc, sản phẩm theo hệ thống.
f) Cơ cấu tổ chức theo kiểu phi chính thức
Đặc điểm hoạt động Là một loại “cơ cấu mềm”, phụ thuộc và mối quan hệ giữa tổ chức với các cá nhân hoặc tổ chức khác bên ngoài tổ chức dưới dạng “cộng tác viên”.
Nhận xét
- Ưu điểm: Đây là loại hình cơ cấu khá phổ biến các năm gần đây ở các nước phát triển. Nó bổ sung cho tổ chức những mặt cịn thiếu và yếu mà khơng cần tăng biên chế chính thức, nhất là các mặt về “phần mềm của công nghệ” như kiến thức, kỹ năng, kinh nghiêm công nghệ sản xuất và quản lý. Tiết kiệm chi phí quản lý và chi phí tạo ra sản phẩm, dịch vụ.
66
- Nhược điểm: Dễ bị động. Đòi hỏi cách giải quyết với các “cộng tác viên” phải phù hợp, tế nhị.
3.3.6. Những phương pháp hình thành và cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 3.3.6.1. Phương pháp tương tự
a) Khái niệm Phương pháp tương tự là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý mới dựa vào các kiểu cơ cấu tổ chức đã được áp dụng ở lĩnh vực tương tự để áp dụng cho tổ chức của mình; Trong đó có phân tích phê phán và bổ sung.
b) Trình tự thực hiện
- Xác định mục tiêu của tổ chức, các chiến lược, kế hoạch, chương trình thực hiện…; - Nghiên cứu tìm kiếm các tổ chức đang hoạt động tốt, mà các tổ chức này tương tự với tổ chức dự định xây dựng cơ cấu về tính đồng nhất kết quả cuối cùng (sản phẩm, quy mơ sản xuất…), tính đồng nhất các chức năng quản lý;
- Phân tích cơ cấu tổ chức của các tổ chức được nghiên cứu, tìm ra tổ chức hoạt động tốt nhất trong các tổ chức đã tìm kiếm. Xem xét mơ hình cơ cấu đó có gì cần bổ sung, cần gạt bỏ để thành mơ hình mới cần xây dựng.
c) Nhận xét
- Ưu điểm: Hình thành cơ cấu nhanh, chi phí thiết kế bộ máy tổ chức ít tốn kém. - Nhược điểm: Bắt chước mơ hình sãn có được cho là tốt nhất, dễ chấp nhận những bất hợp lý trong cơ cấu mới.
3.3.6.2. Phương pháp phân tích theo các yếu tố
a) Trường hợp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành Hoàn thiện cơ cấu hiện hành về bản chất là một quá trình thiết kế lại cơ cấu (hay còn gọi là cơ cấu lại) nhằm đáp ứng mục tiêu mới, những địi hỏi và sức ép của mơi trường. Q trình hồn thiện cơ cấu hiện hành gồm những nội dung sau:
(1) Xác định loại hình cơ cấu tổ chức quản lý đang áp dụng và các bộ phận của nó dưới dạng sơ đồ: chỉ rõ mối quan hệ phụ thuộc và các chức năng của từng bộ phận mà nó phải thi hành;
67
(2) Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhiệm vụ;
(3) Phân tích khối lượng thực tế mỗi bộ phận, cá nhân, từ đó nhận xét cách phân bố khối lượng công việc quản lý;
(4) Phân tích tình hình phân định chức năng, mối quan hệ ngang trong cơ cấu; (5) Phân tích việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho mỗi bộ phận, mỗi cấp và cá nhân nhà quản lý;
(6) Phân tích tình hình thực hiện các văn kiện, quy định ràng buộc của cấp trên; (7) Phân tích tình hình gia tăng số lượng cán bộ viên chức (CBVC) so với trực tiếp; (8) Phân tích sự phù hợp giữa trình độ CBVC so với u cầu cơng việc;
(9) Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hóa và mức trang bị máy móc, thiết bị cho người lao động;
(10) Phân tích những nhân tố khách quan tác động tích cực và tiêu cực đến việc duy trì cơ cấu tổ chức quản lý;
(11) Từ đó, dự thảo cơ cấu tổ chức quản lý mới.
b) Trường hợp thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý mới Thiết kế cơ cấu mới là một quá trình bao gồm phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và xác định mơ hình cơ cấu tổ chức tổng quát; chun mơn hóa cơng việc; xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu và thể chế hóa cơ cấu tổ chức.
1) Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và xác định mơ hình cơ cấu tổ chức tổng quát Trên cơ sở phân tích chiến lược, xác định được mục tiêu của tổ chức và phân tích các yếu tố bên trong và bên ngồi ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Từ đó sẽ xác định những đặc trưng cơ bản nhất của tổ chức. Quyết định về mức độ chun mơn hóa sẽ ảnh hưởng đến việc xác định và phân loại danh
mục hoạt động cần thiết trong tổ chức. Khi xác định mơ hình tổ chức tổng qt cần trả lời được các câu hỏi sau:
68
- Sẽ lựa chọn tầm hạn quản lý là bao nhiêu? Quyết định này sẽ ảnh hưởng đến số lượng các cấp quản lý trong tổ chức;
- Thẩm quyền ra quyết định nằm ở đâu? Điều này sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ tập trung và phân quyền giữa các cấp trong quản lý;
- Sẽ sử dụng cơ chế phối hợp nào? Quyết định này sẽ ảnh hưởng đến mức độ phối hợp và lựa chọn công cụ đảm bảo phối hợp giữa các yếu tố bên trong tổ chức cũng như giữa tổ chức với môi trường.
2) Xác định các chức năng, nhiệm vụ, công việc Khi xác định các chức năng, nhiệm vụ, công việc cần trả lời các câu hỏi cơ bản sau:
- Để thực hiện được mục tiêu của tổ chức cần tiến hành những nhóm hoạt động (chức năng) mang tính độc lập tương đối nào? Các chức năng đó có quan hệ với nhau như thế nào?
- Mỗi chức năng có bao nhiêu nhiệm vụ? Các nhiệm vụ đó có quan hệ với nhau như thế nào?
- Mỗi công việc được tiến hành ở đâu? Thời gian tiến hành mỗi công việc trong chu kỳ hoạt đông?
- Những phẩm chất và năng lực cần thiết để tiến hành công việc?
3) Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu tổ chức Nếu như tập hợp các chức năng, nhiệm vụ, công việc cần thực hiện trong tổ chức được hình thành thơng qua q trình chun mơn hóa, thì việc xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu lại được thơng qua q trình hợp nhóm các cơng việc có những thuộc tính giống nhau theo tiêu chí hợp pháp nhất định được lựa chọn. Trên cơ sở các quyết định mang tính nguyên tắc về tiêu chí hợp nhóm các hoạt động, các mối quan hệ quyền hạn, tầm hạn và mức độ phân quyền, cần tiến hành những công việc sau:
- Bộ phận hóa các cơng việc: Hợp nhóm các cơng việc theo tiêu chí nhất định một cách hợp lý nhất để tạo nên các bộ phận. Xác định số người cần thiết trong các bộ phận.
- Hình thành cấp bậc quản lý: Các cấp quản lý trung gian được hình thành căn cứ vào quyết định về tầm hạn quản lý và tiêu chí hợp nhóm các bộ phận.
69
- Giao quyền hạn: Xác định ai có quyền ra quyết định cho ai và ai sẽ phải báo cáo cho ai trong tổ chức. Giao quyền hạn cần thiết cho những người đứng đầu các nhóm để tiến hành quản lý các hoạt động.
4) Xây dựng cơ cấu phối hợp Phối hợp là q trình liên kết hoạt đơng của những người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu, kế hoạch chung của tổ chức. Xác định các công cụ phối hợp sẽ được sử dụng như các kế hoạch, hệ thống tiêu chuẩn đảm bảo sự phối hợp, các công cụ truyền tin..., cách thức vận dụng các cơng cụ đó và cơ chế giám sát kết quả phối hợp.
5) Thế chế hóa cơ cấu tổ chức Cho dù cơ cấu tổ chức được xây dựng có tốt đến đâu cũng vẫn cần được thể chế hóa một cách rõ ràng để mọi người đều có thể hiểu và làm cho nó trở nên có hiệu lực. Các cơng cụ như sơ đồ cơ cấu tổ chức, mơ tả vị trí cơng tác và sơ đồ giao quyền quyết định thường được sử dụng để thực hiện mục tiêu trên.
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Mỗi cơ cấu tổ chức đều được biểu diễn bằng sơ đồ, trong đó xác định các bộ phận, các vị trí quản lý quan trọng và mối quan hệ giữa các vị trí, các bộ phận đó theo các tuyến quyền hạn chủ yếu. Nó chỉ ra cho các nhà quản lý và nhân viên biết mình đang ở đâu trong tổ chức, gắn bó với những người khác, bộ phận khác và toàn tổ chức ra sao. Sơ đồ cũng cho thấy những điểm bất hợp lý cần hoàn thiện, đổi mới của cơ cấu tổ chức.
- Mơ tả vị trí cơng tác: là xác định các vị trí trong cơ cấu tổ chức với nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc, mô tả các công việc phải thực hiện và những yêu cầu cơ bản về chuyên môn, phẩm chất, năng lực khác với nhân sự đảm nhiệm vị trí đó.
- Sơ đồ quyền hạn quyết định: Một biện pháp khác là đưa ra sơ đồ phân bổ quyền hạn quyết định trong đó xác định các nhiệm vụ và quyền ra quyết định của các nhà quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3
70
Câu 1. Chức năng tổ chức được hiểu như thế nào? Hãy hình dung hoạt động quản lý nếu khơng có chức năng tổ chức sẽ ra sao?
Câu 2. Cơ cấu tổ chức là gì? Một cơ cấu tổ chức gồm những bộ phận nào?
Câu 3. Tầm hạn quản lý là gì? Vì sao cần phải xem xét tầm hạn quản lý trong tổ chức? Câu 4. Quyền hạn là gì? Có mấy loại quyền hạn trong tổ chức?
Câu 5. Trách nhiệm là gì? Có mấy loại trách nhiệm trong tổ chức?
Câu 6. Trình bày các mơ hình cơ cấu tổ chức? Ưu nhược điểm của từng mơ hình? Nêu những nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết lập một cơ cấu tổ chức mới.
Câu 8. Trình bày quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức? Khi thiết kế cơ cấu tổ chức cần