Quy trình lập kế hoạch tác nghiệp là trình tự các bước phải tuân thủ khi lập kế hoạch tác nghiệp, bao gồm các bước cơ bản sau (xem hình 2.6). Trong trường hợp mục tiêu đơn giản và rõ ràng, ta có thể bỏ qua hai bước này mà chỉ phải thực hiện tám bước sau (từ bước 3 đến bước 10). Tuy nhiên, có những trường hợp, chúng ta cần làm rõ hơn nữa mục tiêu và những yêu cầu của bản kế hoạch tác nghiệp.
Bước 1: Phân tích các yếu tố quyết định kế hoạch
Trong bước này, chúng ta tiến hành phân tích các yếu tố quyết định như mục tiêu của cấp cao hơn, yêu cầu của cấp trên, phạm vi hoạt động, số lượng hoạt động, mức độ phức tạp và khối lượng các nguồn lực...
Bước 2: Xác định các mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch
Căn cứ vào các phân tích đã thực hiện ở bước trên, xác định các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể của kế hoạch. Chỉ tiêu là thành phần cụ thể được rút ra từ mục tiêu.
Hình 2.6: Quy trình lập kế hoạch tác nghiệp
Bước 3: Xác định những hoạt động phải thực hiện
Đây là bước quan trọng nhất của quy trình lập kế hoạch tác nghiệp. Trong bước này chúng ta cần căn cứ vào mục tiêu, chỉ tiêu và tính chất của cơng việc để trả lời câu hỏi: Chúng ta cần phải làm những gì để hồn thành cơng việc đạt mục tiêu/chỉ tiêu đề ra? Để trả lời câu hỏi này chúng ta cần liệt kê tất cả các hoạt động cần phải tiến hành. Ví dụ: Khi chúng ta tổ chức một hội nghị nhiều ngày (cuộc họp lớn), với nhiều đối tượng tham gia, trong đó có các cơng việc nhỏ phải làm như: chuẩn bị hội nghị, tổ chức hội nghị, tổng kết, đánh giá. Các công việc này lại được chia thành những hoạt động. Chẳng hạn trong công việc chuẩn bị bao gồm: lựa chọn ngày tháng tiến hành hội nghị, chuẩn bị tài liệu hội nghị, dự kiến chỗ ăn, ở, nơi giải trí (nếu cần), số lượng đại biểu, trang thiết bị cho phịng họp, trang trí, chương trình nghị sự, khánh tiết, giấy mời...
49
Bước 4: Nhóm các hoạt động lại để tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực
Sau khi xác định được một loạt các hoạt động cần phải tiến hành, nhưng làm thế nào để cho các hoạt động đó thực hiện một cách thuận lợi và có hiệu quả, bước tiếp theo chúng ta cần phải nhóm các hoạt động lại theo tính chất của hoạt động hoặc nguồn lực sử dụng. Việc nhóm các hoạt động lại nhằm mục đích xác định trật tự các hoạt động và là cơ sở cho việc phân công trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận tham gia thực hiện kế hoạch một cách phù hợp hơn, tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, tránh tình trạng hoạt động thực hiện khơng đảm bảo tính logic và phân cơng khơng phù hợp với năng lực thực hiện. Chẳng hạn, cơng tác chuẩn bị hội nghị có thể nhóm thành các nhóm hoạt động chính như sau:
Nhóm hoạt động thứ nhất bao gồm: Chuẩn bị phịng họp, thu xếp nơi ăn ở giải trí, khánh tiết, trang thiết bị cho phịng họp.
Nhóm hoạt động thứ hai bao gồm: Chương trình nghị sự, tài liệu cuộc họp, giấy mời, đón tiếp đại biểu.
Nhóm hoạt động thứ ba bao gồm: Dự kiến tài chính, dự kiến phân cơng trách nhiệm. Từ việc nhóm các hoạt động lại chúng ta sẽ có một cái nhìn tổng quan về các đầu việc và từ đó xác định nguồn lực cho từng nhóm việc.
Bước 5: Xác định các nguồn lực để thực hiện
Để tiến hành các nhóm hoạt động đã xác định ở trên, chúng ta cần phải có những nguồn lực sau:
Nguồn nhân lực: Số lượng và các yêu cầu về nhân sự.
Nguồn lực vật chất: Phòng làm việc, các trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, phương tiện nghe, nhìn và các phương tiện vật chất kỹ thuật khác.
Nguồn lực tài chính: Xác định mức chi tài chính cần thiết cho các nhóm hoạt động cụ thể và cho tồn bộ q trình thực hiện kế hoạch.
Thời gian thực hiện: Sau khi đã xác định được các nguồn lực cần thiết, chúng ta có thể dự kiến thời gian tiến hành các hoạt động. Việc xác định nguồn lực phải đáp ứng được các u cầu hồn thành cơng việc, nhằm đạt được mục tiêu đặt ra. Tức là đảm bảo sự cân
50
đối giữa Mục tiêu - Yêu cầu - Nguồn lực. Mục tiêu đã được đặt ra trước khi tiến hành xác định các hành động còn yêu cầu là sự thể hiện cụ thể về nguồn lực để đạt được mục tiêu đó.
Bước 6: Thiết lập các bộ phận (nếu cần)
Việc có thiết lập các bộ phận mới để thực hiện các hoạt động đã xác định trong kế hoạch tác nghiệp hay không tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Trong trường hợp đã có các bộ phận sẵn có để thực hiện thì chúng ta chỉ việc xác định các hoạt động cho các bộ phận đó. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp chúng ta cần thành lập các ban, bộ phận tạm thời bao gồm những người đang làm việc tại các bộ phận khác nhau để hình thành những bộ phận mới để đảm trách các nhóm hoạt động đã xác định.
Bước 7: Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận, tổ chức Phân công nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm là khâu không thể thiếu của bất kỳ một hoạt động nào. Muốn chương trình hành động đạt được kết quả, thì việc phân cơng trách nhiệm phải hết sức rõ ràng. Để làm việc này cần trả lời một số câu hỏi sau: Ai làm? Làm cái gì? Có quyền hạn gì? Trách nhiệm với công việc đến đâu? Và ai là người chịu trách nhiệm chính trong một loạt các hành động đó. Chẳng hạn, tổ chức cuộc họp lớn thì ai là người chịu trách nhiệm chính, theo dõi tất cả các hoạt động và ai là thành viên tham gia? Trách nhiệm của các thành viên đến đâu, khi cần báo cáo thì báo cáo cho ai? Và đảm nhận những cơng việc gì? Để dễ dàng theo dõi mọi diễn biến của hoạt động cũng như quản lý cơng việc tốt hơn, chúng ta có thể sử dụng biểu đồ trách nhiệm.
Bước 8: Quy định mối quan hệ phối hợp giữa các thành viên, bộ phận khi tham gia thực hiện kế hoạch
Việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng, cụ thể là cần thiết và có thể nói là nhân tố đảm bảo hồn thành cơng việc, nhưng chưa hẳn đã là tối ưu nếu trong q trình thực hiện khơng có sự phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng với nhau. Bởi lẽ,
Thứ nhất: Có nhiều cơng việc liên quan với nhau hoặc có thể tiến hành đồng thời, địi hỏi các thành viên phải có sự phối hợp trong quá trình thực hiện.
51
Thứ hai: Trong một cơng việc có nhiều hoạt động phụ thuộc với nhau. Chẳng hạn, trong tổ chức hội nghị, thì cơng tác tổ chức hội nghị chỉ được tiến hành khi công tác chuẩn bị đã hồn tất.
Thứ ba: Tính hệ thống, về nguyên tắc cơng việc càng chia nhỏ bao nhiêu thì mối liên hệ giữa các cơng việc càng gắn kết bấy nhiêu và đây cũng chính là nguyên nhân mà trong mọi hoạt động cần có sự phối hợp thực hiện.
Bước 9: Xác định các rủi ro có thể và đối sách hạn chế những rủi ro đó
Trong bất kỳ một hoạt động nào dù chúng ta có thể chuẩn bị chu đáo đến đâu đi chẳng nữa cũng cần tính đến những rủi ro có thể xảy ra. Lường trước những rủi ro giúp cho các nhà lập kế hoạch, các thành viên tham gia thực hiện công việc xác định được mức độ nghiêm trọng của các loại rủi ro có thể xảy ra. Như vậy, lường trước những rủi ro thực chất là tìm ra những biện pháp mang tính chủ động nhằm phát hiện phòng ngừa, khoanh lại rủi ro để giảm nhẹ tổn thất trên cơ sở tính tốn và so sánh giữa lợi ích và chi phí.
Trong thực tế, có thể có các rủi ro sau:
- Rủi ro về tài chính: Sự thay đổi giá cả, định mức chi tiêu, các chi phí phát sinh khác mà chưa dự tính hết... Cách khắc phục: cần có một khoản tài chính dự phịng.
- Rủi ro về thông tin: Những thông tin sau lệch, chậm tiếp cận nguồn thơng tin, phân tích, xử lý thơng tin thiếu chính xác. Cách khắc phục: sử dụng nhiều phương tiện khác nhau để thu thập thông tin, đồng thời giao trách nhiệm cho một cá nhân cụ thể thực hiện, kiểm tra thông tin.
- Rủi ro về cơ sở vật chất: Thay đổi địa điểm, các thiết bị hỏng hóc bất ngờ, hoặc là rủi ro từ những tác nghiệp sai lầm, bởi ý thức, tinh thần trách nhiệm của các nhà quản lý và của các thành viên trong từng tổ chức.
Bước 10: Viết thành văn bản, trình phê duyệt và ban hành chính thức để thực hiện Viết văn bản: Cần nêu rõ tên gọi của kế hoạch;
Yêu cầu: Trình bày rõ ràng, mạch lạc, sử dụng phong cách ngơn ngữ khoa học. Trình phê duyệt.
52
Ban hành chính thức để triển khai thực hiện: Để tạo cơ sở pháp lý cho tổ chức thực hiện kế hoạch, các quyết định quản lý nói chung và kế hoạch tác nghiệp nói riêng cần được thể chế hóa thơng qua một văn bản thể hiện đầy đủ, rõ ràng, súc tích các nội dung của bản kế hoạch.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2
Câu 1. Nêu khái niệm và nội dung chức năng định hướng và kế hoạch hóa? Câu 2. Vai trò, nội dung của chức năng định hướng và kế hoạch hóa?
Câu 3. Nêu khái niệm, các căn cứ và quy trình xác định mục tiêu của một tổ chức? Câu 4. Nêu hệ thống chiến lược của tổ chức? Thứ tự thực hiện và nội dung các cấp chiến lược như thế nào?
Câu 5. Nêu và phân tích một số mơ hình và cơng cụ lập chiến lược của tổ chức? Chú ý các mơ hình: 5 lực cạnh tranh, SWOT, định hướng, BCG, lựa chọn chiến lược cấp ngành.
Câu 6. Bạn hãy lập kế hoạch chiến lược cuộc đời bạn từ nay đến đỉnh cao nhất (đặt mục tiêu cao nhất trong sự nghiệp)?
Câu 7. Nêu các bước lập kế hoạch tác nghiệp, cho ví dụ minh họa.
Chương 3 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 3.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 3.1.1. Khái niệm về chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức
Với tư cách là một chức năng quản lý, chức năng tổ chức (organizing) là quá trình sắp xếp nguồn lực con người, gắn liền con người với các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch. Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung. Hoặc chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. Hoặc chức năng tổ chức là một trong những chức năng của quản lý liên quan đến việc thành lập các bộ phận trong tổ chức và xác lập mối quan hệ
53
giữa các bộ phận gọi là cơ cấu tổ chức. Quá trình tổ chức sẽ hình thành cơ cấu tổ chức. Khái niệm cơ cấu tổ chức của một “tổ chức” là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn hố, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí thành các cấp và các khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý để đạt được mục tiêu chung của tổ chức [tr 84, 2].