Để xác định mục tiêu của một tổ chức, thông thường phải thực hiện các bước sau: a) Phân tích mơi trường và năng lực của tổ chức Phân tích mơi trường và năng lực của tổ chức là bước đầu tiên của quy trình. Nội dung bước này bao gồm cả phân tích mơi trường bên ngồi và phân tích mơi trường bên trong của tổ chức. Nghiên cứu cơ may và rủi ro, đường lối chính sách của nhà nước… Nghiên cứu tình hình nội bộ tổ chức (ý chí, nguyện vọng của chủ thể, thực lực, khả năng phát triển mới…); Kết quả của bước này sẽ cho ta rõ hơn về điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức so với đối thủ cạnh tranh, dự đoán những cơ hội, những thách thức, những bất trắc có thể xảy ra.
Nội dung của bước này là:
- Phân tích tác động của các yếu tố môi trường đến tổ chức cả hiện tại và tương lai; - Đánh giá được sự phát triển và lợi thế của tổ chức trong tương quan với các tổ chức khác cùng loại;
- Xác định được các cơ hội và điểm mạnh có thể khai thác và phát huy trong tương lai;
- Xác định được các thách thức và điểm yếu cần vượt qua và khắc phục trong tương lai.
b) Xác định mục tiêu Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần đạt được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, nơi nào cần chú trọng ưu tiên. Các mục tiêu cần xác định rõ thời hạn thực hiện, được lượng hóa đến mức cao nhất có thể.
40
c) Xây dựng các phương án (tìm các giải pháp giải quyết vấn đề) Để đạt được một mục tiêu, ta có nhiều phương án để lựa chọn. Mỗi phương án cần xác định hai yếu tố: làm gì để đạt được mục tiêu? Thực hiện mục tiêu bằng nguồn lực nào?
d) Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu Sau khi có các phương án ta tiến hành đánh giá từng phương án. Phương án nào sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực của tổ chức? Phương án nào có chi phí thấp nhất? Phương án nào được ủng hộ của các cấp quản lý và những người thực hiện? Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống chỉ tiêu đã chọn.
e) Quyết định kế hoạch Sau bước đánh giá từng phương án, ta sẽ chọn được phương án tối ưu.