Kiểm sốt khơng phải là một hoạt động riêng lẻ mà thực chất là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động, có thể chia thành các nhóm cụ thể (các bước).
88
5.2.1. Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát Mục tiêu của kiểm soát là phải phát hiện, sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của tổ chức. Việc thiết lập hệ thống kiểm sốt có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin phản hồi về hoạt động của tổ chức một cách chính xác, kịp thời là một cơng việc khó khăn. Các nhà quản lý ln phải đối mặt với các câu hỏi: Cần kiểm tra cái gì? Các cuộc kiểm tra cần tiến hành thường xuyên đến mức nào? Khâu nào, giai đoạn nào thường xảy ra sai lệch? Sai lệch ở đâu sẽ gây tổn hại nhất cho tổ chức? Về nội dung công tác kiểm soát cần tập trung vào những khu vực, những con người có ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Đó là những khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm soát thiết yếu. Các khu vực hoạt động thiết yếu là những khu vực, khía cạch, yếu tố của tổ chức cần phải hoạt động có hiệu quả cao để đảm bảo cho tồn bộ tổ chức thành cơng. Các điểm kiểm soát thiết yếu là những điểm đặc biệt trong tổ chức mà ở đó việc giám sát và thu thập thơng tin phản hồi nhất định phải thực hiện. Đó là những điểm mà nếu sai lệch khơng được đo lường và điều chỉnh kịp thời sẽ có ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng hoạt động của tổ chức.
5.2.2. Xác định các tiêu chuẩn của kiểm soát
Tiêu chuẩn kiểm soát là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và tổ chức phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức hoạt động có hiệu quả. Các tiêu chuẩn kiểm sốt rất phong phú do tính chất đặc thù của tổ chức, các bộ phận và con người, do sự đa dạng của các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra và do đó vơ vàn các kế hoạch, chương trình được xây dựng. Tiêu chuẩn kiểm soát là những chuẩn mực mà cá nhân, tập thể và tổ chức phải thực hiện. Tiêu chuẩn kiểm soát là những thước đo đối với những kết quả thực tế thực hiện hoặc mong muốn mà ta có thể đo được. Một nhà quản lý cần phải chọn ra những điểm quan tâm đặc biệt và sau đó xem xét chúng để tin chắc rằng toàn bộ hoạt động đang được tiến hành như kế hoạch. Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát cần chú ý một số yêu cầu
(1) Cần cố gắng lượng hóa các tiêu chuẩn kiểm sốt
89
(3) Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn kiểm sốt cho hoạt động của chính họ
(4) Các tiêu chuẩn phải phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng kiểm soát và phải linh hoạt.
5.2.3. Đo lường và đánh giá sự thực hiện
Trong bước này cần trả lời một số câu hỏi: Đo cái gì? Đo như thế nào? Đo cái gì? Nếu lựa chọn những gì để đo khơng phù hợp có thể sẽ tạo ra sự sai lệch thông tin, dẫn đến mâu thuẫn giữa người thực thi kế hoạch với nhà quản lý thực hiện chức năng kiểm soát. Đo lường như thế nào cũng là một vấn đề trong kiểm soát. Tùy đối tượng bị kiểm soát, thời gian kiểm soát và mức độ quan trọng của vấn đề cần kiểm soát mà nhà quản lý thực hiên chức năng kiểm soát lựa chọn phương pháp kiểm sốt thích hợp. Sử dụng các phương pháp khác nhau để đo cũng chính là sử dụng các biện pháp khác nhau để kiểm soát. Nếu các tiêu chuẩn được xác định một cách thích hợp và nếu các phương pháp, phương tiện có khả năng xác định một cách chính xác các cấp dưới đang làm gì, sự việc đang diễn ra như thế nào thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế là tương đối dễ dàng. Nhưng có nhiều hoạt động mà trong đó khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác và cũng có nhiều hoạt động rất khó đo lường. Chính vì vậy, để đo lường hoạt động có hiệu quả cần chú ý:
- Để dự báo được những sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng, ngoài kết quả cuối cùng của hoạt động, việc đo lường nhiều khi phải thực hiện đối với đầu vào của hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả của từng giai đoạn hoạt động nhằm tác động điều chỉnh kịp thời.
- Để rút ra những kết luận đúng đắn về hoạt động và kết quả thực hiện cũng như nguyên nhân của những sai lệch, việc đo lường được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý. Tần suất của sự đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm soát.
- Có thể người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh có thể khác nhau nên phải xây dựng được mối quan hệ truyền thông hợp lý giữa họ. Các nguồn thông tin dùng để đo lường kết quả thực hiện: