5.3.1. Các phương pháp kiểm sốt chia theo q trình hành động
- Kiểm sốt phịng chặn: Là loại kiểm sốt mong muốn nhất, loại hình này ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra theo quy trình đã dự kiến, là bước kiểm sốt trước khi hành động xảy ra, là biện pháp hướng đến tương lai. Ví dụ: Việt Nam th tư vấn rà sốt kế hoạch phóng Vệ tinh VINASAT1, VINASAT2 là một hình thức kiểm sốt phịng chặn.
- Kiểm soát trước hành động: Được tiến hành để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đã được ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về chủng loại, số lượng, chất lượng. Ví dụ cơng việc kiểm tra, kiểm soát của bộ phận kỹ thuật trước khi máy bay cất cánh.
- Kiểm soát kết quả của từng giai đoạn hành động: Được tiến hành để có thể điều chỉnh kịp thời trước khi xảy ra hậu quả nghiêm trọng. Dạng kiểm soát này chỉ có hiệu lực nếu các nhà quản lý có được thơng tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi trường và về hoạt động.
- Kiểm duyệt (kiểm sốt được hoặc khơng): Là hình thức kiểm sốt trong đó các yếu tố hay giai đoạn đặc biệt của hoạt động phải được phê chuẩn hay thoả mãn những điều kiện nhất định trước khi sự vận hành được tiếp tục.
- Kiểm soát sau hành động: Đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động. Năm dạng kiểm soát trên đều là cần thiết và được áp dụng tổng hợp để thực hiện các mục tiêu của tổ
92
chức. Tuy nhiên, hiện nay người ta đặc biệt nhấn mạnh tới tầm quan trọng của những dạng kiểm soát phịng chặn. Các loại kiểm sốt chia theo q trình hành động được thể hiện theo sơ đồ hình 5.1.
Hình 5.1: Sơ đồ mơ tả các phương pháp kiểm sốt
5.3.2. Các phương pháp kiểm soát chia theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát
- Kiểm sốt tồn bộ: Nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của tổ chức một cách tổng thể. Kiểm sốt phịng chặn Kiểm duyệt QUÁ TRÌNH HÀNH ĐỘNG ĐẦU RA Kiểm sốt các q trình Kiểm soát sau hành động ĐẦU VÀO
Kiểm soát trước hành động
- Kiểm soát bộ phận: Thực hiện đối với từng lĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ thể của tổ chức.
93
- Kiểm soát cá nhân: Thực hiện đối với những con người cụ thể trong tổ chức. 5.3.3. Các phương pháp kiểm soát chia theo tần suất của các cuộc kiểm soát - Kiểm soát đột xuất.
- Kiểm soát định kỳ được thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng thời gian. - Kiểm soát liên tục: Là giám sát thường xuyên trong mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm soát.
5.3.4. Các phương pháp kiểm soát chia theo mối quan hệ giữa đối tượng và chủ thể cuộc kiểm soát
- Kiểm soát: là hoạt động kiểm soát của lãnh đạo tổ chức và các cán bộ chuyên nghiệp đối với đối tượng quản lý.
- Tự kiểm soát: là việc phát triển những nhà quản lý và nhân viên có năng lực và có ý thức kỷ luật cao, có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo kiến thức, kỹ năng, kỹ xảo để hoàn thành các mục tiêu kế hoạch với hiệu quả cao.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 5
Câu 1. Thế nào là công tác kiểm sốt trong tổ chức? Vì sao nói kiểm sốt là một q trình?
Câu 2. Có phải kiểm sốt là chức năng cuối cùng trong các chức năng quản lý, có nghĩa là khi các chức năng khác đã hoàn thành xong thì mới đến kiểm sốt?
Câu 3. Vai trị của kiểm sốt? Nêu và phân tích các ngun tắc của kiểm sốt? Câu 4. Trình bày quy trình kiểm sốt?
Câu 5. Các phương pháp kiểm sốt? Nhà quản lý cần chú ý gì đến các phương pháp kiểm soát nào trong tổ chức?
Chương 6 THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ 6.1. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
6.1.1. Khái niệm thông tin trong quản lý
Thông tin được xem là mạch máu, hay hệ thần kinh của tổ chức [2], nó gắn kết các bộ phận của tổ chức lại với nhau. Khơng có thơng tin thì mọi hoạt động của tổ chức sẽ bị đình trệ, rối loạn và thiếu chính xác. Thơng tin là một khái niệm đã có từ lâu đời, là một
94
khái niệm rất rộng. Tùy thuộc vào từng lĩnh vực nghiên cứu, mà đưa ra những định nghĩa khác nhau và giới hạn khái niệm đó lại phục vụ mục đích nghiên cứu. Một số khái niệm vè thông tin liên quan đến quản lý như sau:
- Thông tin là tin tức về những hiện tượng, những sự kiện, những hoạt động nào đó đã và đang xảy ra.
- Thơng tin là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể. Trong thông tin các sự kiện, dữ liệu có thể được miêu tả bằng lời văn, bằng hình ảnh, bằng những đại lượng đo lường được. Nhưng không phải cách miêu tả nào cũng có thể giúp cho người nhận tin, hiểu đúng, đầy đủ, chính xác về tình hình sự kiện. Thơng tin là những tín hiệu mới được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý. Như vậy, chúng ta có thể hiểu thơng tin quản lý là tất cả các tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản lý và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản lý. Cần phân biệt các khái niệm: thông tin, công nghệ thông tin, hệ thống thông tin:
- Thơng tin: là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể;
- Công nghệ thông tin (Information technology): là cách thức thu nhập, xử lý, phân phối và bảo quản thông tin;
- Hệ thống thông tin (Information system): là giải pháp tổ chức và kỹ thuật được thiết lập trong thực tiễn để thực hiện q trình thơng tin.
6.1.2. Vai trị thơng tin trong quản lý Có thể nói, q trình quản lý là q trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý. Vì vậy, thơng tin là nền tảng, là hạt nhân của quản lý. Thơng tin có vai trị quan trọng trong việc ra quyết định quản lý và trong việc thực hiện các chức năng quản lý: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát.
- Thông tin là đối tượng lao động của nhà quản lý. Trong quá trình điều hành tổ chức, nhà quản lý thường xuyên làm việc với 3 loại thông tin cơ bản: thông tin kế hoạch
95
(chỉ đạo hoạt động của tổ chức); thông tin môi trường (là cơ sở, căn cứ đề ra các quyết định quản lý); thông tin thực hiện (phản ánh thực trạng hoạt động của tổ chức).
- Thông tin là công cụ của nhà quản lý (là cơ sở của cơng tác kế hoạch hóa, là phương tiện chỉ đạo các hoạt động của tổ chức).
- Thông tin là yếu tố bảo đảm cho người thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nhà quản lý cung cấp cho người thực hiện những thơng tin về mục đích và mục tiêu của hoạt động, các nguồn lực được sử dụng, cách thức tiến hành hoạt động, quy trình cơng nghệ, thực trạng hoạt động và dự báo về sự phát triển, nhu cầu của mơi trường... Tóm lại, vai trị của thơng tin trong quản lý là ở chỗ nó làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản lý tổ chức, quá trình quản lý là quá trình thu thập và xử lý thơng tin.
6.1.3. Phân loại thông tin trong quản lý
Thơng tin và q trình thơng tin trong hoạt động quản lý rất phức tạp, phong phú và đa dạng. Thông thường, người ta phân loại thơng tin quản lý trên một số tiêu chí sau đây:
- Phân loại theo nguồn gốc: Thông tin từ người ra quyết định, thông tin từ kết quả... - Theo vật mang: Thơng tin bằng văn bản, bằng âm thanh, hình ảnh,...
- Theo phạm vi: Thơng tin tồn diện, thơng tin từng mặt,... - Theo tính thời sự: Thơng tin mới, thơng tin cũ,...
- Theo mức độ bảo mật: Thơng tin tuyệt mật, mật, bình thường. - Theo mức độ xử lý: Thông tin sơ cấp, thông tin thứ cấp. - Các cách phân loại khác.
6.1.4. Hiệu quả và chất lượng thông tin trong quản lý
Chất lượng thơng tin có ảnh hưởng đến mọi hoạt động của q trình quản lý, tới hiệu quả hoạt động của tổ chức, tới sự sống còn của tổ chức. Vậy chất lượng thơng tin là gì? Chất lượng thơng tin là sự thỏa mãn về thơng tin của những người sử dụng nó. Thể hiện ở những mặt sau: mức độ thời sự, kịp thời, chính xác, mức độ quan trọng, ... Chất lượng thông tin là chỉ tiêu quan trọng, nhưng dưới góc độ quản lý thì hiệu quả thơng tin lại còn quan trọng hơn nhiều. Xét về bản chất thì hiệu quả thơng tin trong quản lý phản ánh mối quan hệ về chi phí thơng tin và kết quả mà nó mang lại cho các hoạt động về quản lý. Để
96
đánh giá được hiệu quả thông tin người ta thường sử dụng các chỉ tiêu và các dấu hiệu phản ánh nó. Việc sử dụng các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả của thông tin trong từng trường hợp cụ thể còn tùy thuộc vào phương pháp đánh giá mà người ta sử dụng. Thông thường người ta sử dụng hai phương pháp đánh giá cơ bản sau:
- Đánh giá theo kết quả thương mại cuối cùng;
- Đánh giá theo q trình truyền thơng. Để nâng cao hiệu quả của thông tin trong quản lý, ngày nay người ta thường tập trung thực hiện các bước nhằm:
- Hiện đại hóa cơng nghệ thơng tin; - Áp dụng các thành tựu khoa học mới;
- Sử dụng tốt các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ thông tin; - Nâng cao tay nghề, trình độ của con người trong lĩnh vực thông tin; - Tổ chức các hoạt động thông tin một cách khoa học...
6.1.5. Tác động của công nghệ thông tin đến truyền thông
Sự phát triển của công nghệ thông tin đang làm thay đổi nhanh chóng phương thức truyền thơng của các nhà quản lý và nhân viên. Những công nghệ này không những làm thay đổi cách thức mà họ giao tiếp với nhau, mà còn là cách thức ra quyết định. Máy trả lời điện thoại (voice mail), hội nghị trực tuyến qua các cầu truyền hình, hệ thống truyền hình cáp, chuẩn bị báo cáo tự động bằng máy tính, thu băng video, máy chuyển giọng nói thành văn bản và ngược lại và việc chuyển dữ liệu giữa các máy tính với nhau là các ví dụ về việc phát triển phương thức truyền thông hiện nay. Đặc biệt, công nghệ về thư điện tử, internet đã tác động rất mạnh đến hoạt động của các tổ chức và phương thức truyền thơng bên ngồi cũng như nội bộ tổ chức. Thư điện tử (email) trở nên phổ biến đối với các nhà quản lý các lý do sau: Chẳng hạn, nhà quản lý không phải chờ đợi lâu cho việc phản ứng lại vì thơng tin có thể ln được gửi, nhận và phản hồi trong giây lát; Thư điện tử lại ít tốn kém, nó có thể chuyển qua các máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị mà tổ chức đang sử dụng. Hơn nữa, năng suất giao tiếp gia tăng qua việc loại bỏ yêu cầu thủ tục xử lý theo kiểu văn thư; Một ưu điểm nổi bật khác của thư điện tử là các nhân viên có thể khơng đối đầu với nhau theo phương thức mặt đối mặt. Thư điện tử đã thay đổi nhanh
97
cách thức giao tiếp của các nhân viên, nhân viên có thể khơng cần ở văn phịng cũng có thể giao tiếp với người khác.