2.1.Các phương thức xuất khẩu của Tổng công ty
Việc lựa chọn phương thức XK nào có ý nghĩa rất quan trọng với việc kinh doanh của các Cty kinh doanh quốc tế. XK có thể được tổ chức theo các cách thức khác nhau tùy thuộc vào loại hàng hóa, số lượng và các loại hình trung gian thương mại.
Hiện nay tại TCT Giấy Việt Nam, do đặc thù của TCT là có ba mặt hàng XK chính khác nhau nên mỗi mặt hàng lại có những phương thức XK khác nhau. Cụ thể như sau:
- Đối với mặt hàng giấy in, giấy viết được SX tại nhà máy Giấy Bãi Bằng: TCT sử dụng phương thức XK tại chỗ. Đây là hình thức XK mới và đang được phổ biến rộng rãi. XK tại chỗ là hình thức XK mà hàng hố SX tại Việt nam bán cho thương nhân nước ngoài nhưng giao hàng cho DN khác tại Việt nam theo chỉ định của thương nhân nước. Thị trường XK mặt hàng này của TCT phần lớn là Mỹ và Malaysia.
- Đối với mặt hàng dăm mảnh XK: Công ty Chế biến và XNK dăm mảnh là thành viên của TCT Giấy Việt Nam, đã sử dụng phương thức xuất khẩu trực tiếp. Cty sau khi nhập các sản phẩm gỗ từ các khu trồng rừng nguyên liệu về đã chế biến và XK trực tiếp sang thị trường Nhật Bản.
- Đối với sản phẩm giấy Tissue: TCT sử dụng phương thức XK trực tiếp sang thị
trường Australia, Đài Loan. Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ phía đối tác nước ngồi, TCT sẽ chỉ đạo Cty Giấy Tissue Sông Đuống thực hiện việc cung cấp hàng hóa, sau đó sẽ tiến tới ký kết hợp đồng XK.
2.2.Qui trình thực hiện xuất khẩu tại Tổng công ty
Hiện nay tất cả cơng việc có liên quan tới XNK đều do Phịng Xuất nhập khẩu và
Thiết bị phụ tùng ( Phòng XNK & TBPT) của TCT phụ trách.
* Đối với mặt hàng giấy Tissue, dăm mảnh: Như trên đã phân tích, TCT sử dụng
phương thức XK trực tiếp. Trong phương thức này Phịng XNK & TBPT chính là đơn vị đảm nhiệm tất cả các chức năng XK, từ việc xác định thị trường tiềm năng, phân đoạn thị trường, cho đến việc xác định giá ,thu xếp thủ tục, chứng từ XK, vận tải. Qui trình thực hiện như sau:
- Tìm kiếm thị trường XK: Phịng XNK & TBPT kết hợp với các đơn vị tìm kiếm và phát triển các thị trường XK thuận lợi cho các sản phẩm của mình.
- Chào hàng: Sau khi đã tìm kiếm được các đối tác XK phù hợp cho mình, Phịng XNK & TBPT sẽ tiến hành chào hàng với các đối tác này. Việc chào hàng này có thể do phía ta thấy bên đối tác có nhu cầu thì chủ động đưa ra đơn chào hàng hoặc trên cơ sở hỏi hàng của bên mua, ta chào hàng để đáp lại thư hỏi hàng của họ.
- Đàm phán: Sau khi phía đối tác nhận được chào hàng, nếu có nhu cầu họ sẽ tiến hành đàm phán với phía TCT về các điều khoản của hợp đồng. Lúc này Phòng XNK & TBPT sẽ thực hiện tư vấn cho Tổng giám đốc trong q trình đàm phán để có thể đạt được
kết quả tốt nhất. Nếu việc đàm phán đi đến ký kết hợp đồng giữa hai bên thì Phịng XNK & TBPT sẽ dự thảo hợp đồng để Tổng giám đốc tiến hành việc ký kết hợp đồng với đối tác.
- Lên yêu cầu sản xuất: Phòng XNK &TBPT lên yêu cầu SX theo hợp đồng ngoại thương chuyển cho các đơn vị liên quan (ở đây sẽ là Cty Giấy Tissue Sông Đuống và Cty chế biến và XNK dăm mảnh) để có kế hoạch SX. Đồng thời cũng trình bày kế hoạch SX XK mặt hàng này cho ban lãnh đạo TCT duyệt.
- Đồng thời lãnh đạo phòng XNK & TBPT cũng phải kiểm tra và chỉ đạo thực hiện kế hoạch, đảm bảo việc SX hàng XK theo đúng tiến độ của hợp đồng XK.
- Lập bộ chứng từ XK: Tiếp theo các cán bộ của Phòng XNK & TBPT tiến hành lập bộ chứng từ XK đầy đủ và làm mọi thủ tục cần thiết liên quan đến việc việc XK ( như bản liệt kê hàng hóa, liệt kê đóng gói, C/O, C/Q, thơng báo dự kiến thời gian tàu rời bến) phù hợp với các điều khoản có nội dung đã nêu trong hợp đồng ngoại thương.
- Theo dõi và đôn đốc việc giao hàng: Cán bộ phịng XNK & TBPT có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa, giải quyết tranh chấp với khách hàng, nhà chuyên chở...(khi có tổn thất do lỗi của đối tác). Trường hợp hàng XK gặp rủi ro hoặc hàng bị khách hàng khiếu nại, phịng XNK & TNPT cùng các bên có hàng XK (TCT hoặc các đơn vị thành viên thuộc TCT) nhanh chóng tiến hành những cơng việc cần thiết để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Việc vận tải, giao nhận hàng XK : Phòng XNK & TBPT sẽ cung cấp cho đơn vị có sản phẩm XK những thông tin cần thiết và kịp thời về lịch bốc xếp hàng tại cảng qui định XK để họ chuẩn bị và tập kết hàng đúng tiến độ bốc hàng.
+ Cán bộ của phòng ký hợp đồng bốc xếp, giao nhận với các đơn vị có liên quan tại cửa khẩu chỉ định theo hợp đồng. Yêu cầu đơn vị vận tải bố trí phương tiện nâng hạ, vận chuyển, bốc hàng lên tàu từ địa điểm tập kết hàng hàng sao cho phù hợp với từng lô hàng.
+ Làm đầu mối ký hợp đồng thuê tàu cho từng lô hàng nếu bán CIF hoặc C&F. Đồng thời chuẩn bị tài liệu để hải quan kiểm tra hàng hóa trước khi bốc hàng lên tàu và đưa hàng ra khỏi kho cửa khẩu. Ngoài ra cịn phải chỉ đạo cơng việc bốc xếp hàng lên tàu.
Với mặt hàng giấy Tissue thì thường được giao tại cảng Hải Phịng hoặc cảng Hà Nội. Còn với mặt hàng dăm mảnh XK thường do Cty Chế biến và XK dăm mảnh thực hiện việc vận chuyển, bốc dỡ, cào san và giao tại cảng Cái Lân của Quảng Ninh.
-Theo dõi việc thanh toán XK: Cán bộ Phòng XNK & TBPT làm các thủ tục liên quan đến thanh toán cho hợp đồng XK. Kiểm tra các L/C của các nhà NK hoặc các phương thức thanh toán khác của hợp đồng XK ta đã ký kết, có ý kiến điều chỉnh khi cần. Đồng thời cũng liên hệ với Phịng Tài chính kế tốn của TCT, theo dõi đơn đốc việc thanh quyết tốn của khách hàng.
Có thể tóm tắt lại qui trình trên như sau:
Sơ đồ 1: Qui trình thực hiện xuất khẩu trực tiếp tại Tổng công ty - Kế hoạch đã được lãnh đạo
Tổng công ty duyệt
- Kiểm tra và chỉ đạo thực hiện
- Lập hợp đồng xuất khẩu
- Lập bộ chứng từ xuất khẩu - Theo dõi và đôn đốc giao hàng - Làm các thủ tục thông quan,thuế - Giải quyết tranh chấp
- Lập đầu mối thuê tàu, lập B/L
- Tập kết hàng và bốc hàng lên tàu
- Kiểm tra L/C hoặc các hình thức
thanh tốn của hợp đồng xuất khẩu - Làm các thủ tục liên quan đến thanh toán cho các hợp đồng XK
- Theo dõi, đôn đốc việc thanh toán
* Với mặt hàng giấy in, giấy viết: Như đã nói ở trên, TCT sử dụng phương thức XK
tại chỗ là chủ yếu và thị trường XK chính của TCT là thị trường Mỹ và Malaysia.Qui trình thực hiện như sau:
- Doanh nghiệp xuất khẩu tại chỗ: TCT Giấy Việt Nam
Vận tải, giao nhận tại cửa khẩu
Lãnh đạo Phòng XNK & TBPT
Cán bộ xuất khẩu Đơn vị lập kế hoạch và đơn
vị sản xuất hàng XK
- Thương nhân nước ngoài: Thường là các Cty đại diện cho phía Mỹ. Đó là những
Cty sau: Cty Godi (Trung Quốc), Cty Tisuu (Đài Loan),tập đồn Sunshine International Group (Hồng Kơng), Koji (Trung Quốc), Wanli( Trung Quốc), Cty Tan Eng Hong (Malaysia). Các Cty này thường đã ký hợp đồng mua bán ngoại thương với phía Mỹ hoặc là các Cty đa quốc gia mà có văn phịng đại diện tại Mỹ Sau đó họ tìm đối tác có SX giấy tại Việt Nam, ở đây là TCT Giấy Việt Nam. TCT Giấy Việt Nam và các Cty trên sau khi đã thỏa thuận xong về các điểu khoản của hợp đồng tiến tới ký hợp đồng XK. TCT Giấy Việt Nam sẽ giao hàng cho một DN khác tại Việt Nam theo chỉ định của các Cty trên, rồi sau đó các Cty trên lại thực hiện việc gia cơng, chế biến lại các sản phẩm đó cho phù hợp với u cầu của phía Mỹ (vì mặt hàng giấy in,giấy viết của TCT thường được sản xuất và XK dưới dạng cuộn lớn) , từ đó họ lại XK sang thị trường Mỹ.
Ví dụ như Cty Sunshine International Group sau khi ký hợp đồng với TCT, họ lại ký một hợp đồng gia công sản phẩm với Cty Development Economic Joint stock Company for Viet namese Young Talents, có chi nhánh tại Đơng Anh, Hà Nội. Sau đó TCT sẽ phải giao hàng cho Cty trên tại địa điểm mà Cty Sunshine International Group yêu cầu.
Còn các Cty khác họ đặt xưởng chế biến tại Việt Nam trước khi chuyển hàng ra nước ngồi.
* Qui trình thực hiện:
Trình tự thực hiện việc XK giống như đã phân tích ở phương thức XK trực tiếp trên nhưng ngồi ra có những điểm khác như sau:
Do giao hàng tại Việt Nam nên phía TCT sẽ chỉ phải giao tại địa điểm mà phía đối tác yêu cầu ( giao hàng tại địa điểm của người mua) .Và điều kiện giao hàng thường là FCA hoặc Ex work.
- Khi chuẩn bị hồ sơ XK để khai với cơ quan hải quan thường phía TCT sẽ phải chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
+ Hồ sơ phải nộp: Tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, hóa đơn trị giá gia tăng, văn bản cho phép XNK
- Sau đó làm thủ tục hải quan: Trên cơ sở hợp đồng đã ký với thương nhân nước ngồi có chỉ định giao hàng tại Việt Nam, cán bộ XK của TCT sẽ kê khai đầy đủ tiêu chí tại tờ khai hải quan (4 liên), ký tên đóng dấu DN XK và giao hàng kèm theo tờ khai.
+ Tiếp theo nhận hồ sơ đã làm thủ tục chuyển cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất để đăng ký làm thủ tục XK tại chỗ.
- Chi cục hải quan làm thủ tục XK: Tiếp nhận hồ sơ đã khai làm thủ tục NK tại chỗ để đăng ký tờ khai XK tại chỗ, tính thuế (nếu có), xác nhận đã làm thủ tục, giao cho TCT và lưu trữ hồ sơ tờ khai theo qui định.
Với phương thức XK này các cán bộ Phòng XNK & TBPT của TCT sẽ không phải lo việc vận chuyển hay giao nhận hàng hóa tại cửa khẩu như phương thức XK trực tiếp. Từ đó cắt giảm được chi phí kho bãi, vận chuyển, đồng thời thủ tục XK cũng thuận lợi hơn rất nhiều.