CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU VÀ
II. Thực trạng hoạt động nhập khẩu
2. Các hình thức nhập khẩu và qui trình nhập khẩu của Tổng công ty Giấy Việt Nam
Hoạt động NK của TCT Giấy Việt Nam chủ yếu là để bù đắp những hàng hóa, vật tư, nguyên liệu mà trong nước không có, hoặc SX chưa đủ và kém hiệu quả để phục vụ cho quá trình SX.
Hoạt động NK ở TCT hiện nay được tiến hành dưới hình thức nhập khẩu trực tiếp.
Đây là hình thức kinh doanh mà trong đó, đơn vị tham gia hoạt động NK phải có đăng ký mã số kinh doanh XNK hàng hóa theo ngành nghề, ngành hàng ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của mình, đơn vị này trực tiếp ký kết hợp đồng mua bán với nước ngoài, trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng. Các DN tiến hành NK trực tiếp trên cơ sở tự cân đối về tài chính, có quyền tìm kiếm bạn hàng, định đoạt giá cả, lựa chọn phương thức thanh toán và thị trường, xác định phạm vi kinh doanh nhưng phải trong khuôn khổ chính sách quản lý của nhà nước.
Hiện nay hoạt động NK tại TCT do Phòng XNK & TBPT của TCT đảm nhiệm.
2.2. Qui trình thực hiện nhập khẩu tại Tổng công ty
- Phòng XNK & TBPT dựa trên cơ sở các yêu cầu mua sắm do các đơn vị gửi đến, tiến hành vào sổ đăng kí PR và lập phương án thực hiện trình lên Tổng giám đốc.
- Sau đó căn cứ nhu cầu NK, lãnh đạo Phòng XNK & TBPT sẽ phân công cán bộ phụ trách mua sắm cho từng PR
- Các cán bộ mua sắm sẽ khảo sát thị trường, tìm kiếm nguồn hàng. Nếu hàng hóa có số lượng, giá trị lớn sẽ tổ chức đấu thầu. Nếu hàng hóa có số lượng, giá trị nhỏ thì xem xét chào hàng của các nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp rồi trình lãnh đạo duyệt để đi đến đàm phán ký kết hợp đồng thương mại.
- Hợp đồng XNK được ký kết theo đúng nguyên tắc, qui định của pháp luật hiện hành. Hợp đồng được ghi rừ ràng, đầy đủ, chớnh xỏc cỏc nội dung mà hai bờn đó thống nhất cũng như các quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên, có đầy đủ chữ kí của đại diện hợp pháp hai bên.
Sau khi kí hợp đồng ngoại, trên cơ sở điều khoản thanh toán đã được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại, phòng Tài chính kế toán tiến hành các thủ tục thanh toán theo qui định. Hình thức thanh toán có thể là TTR - chuyển tiền trực tiếp bằng điện hoặc L/C - thư tín dụng (trả ngay hoặc trả chậm), hoặc thanh toán trả chậm sau khi giao hàng.
Thủ tục mở L/C như sau:
+ Trước khi mở L/C, TCT tiến hành cân đối nguồn vốn hiện có của mình, trên cơ sở đó xác định xem nguồn vốn đó có đủ khả năng NK hay phải vay ngân hàng.
+ Đại diện của TCT đến ngân hàng làm thủ tục mở L/C. Trên cơ sở đơn xin mở L/C, phòng thanh toán quốc tế của ngân hàng tiến hành mở L/C cho bên bán hưởng. L/C được mở thường là “L/C at sight” vì nó đảm bảo cho quyền lợi của cả hai bên. Đồng thời TCT tiến hành chuyển tiền của mình vào tài khoản ký quỹ.
+ Ngân hàng tiến hành gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của bên bán 01 bản L/C và gửi cho TCT 01 bản. Hai bên tiến hành kiểm tra, xem xét nếu thấy điều khoản nào chưa hợp lý thì sẽ báo lại cho ngân hàng biết và cùng nhau thỏa thuận, sửa đổi.
+ Bên bán sau khi nhận được L/C gửi đến nếu chấp nhận nội dung L/C thì tiến hành giao hàng cho người vận tải, lấy vận đơn lập bộ chứng từ và gửi cho bên mua.
Khi chấp nhận bộ chứng từ thanh toán do bên bán gửi qua ngân hàng, TCT phải làm lệnh thanh toán gửi đến ngân hàng để ngân hàng chuyển tiền cho bên bán đồng thời ngân hàng chuyển cho công ty sổ phụ.
- Khi nhận được giấy báo hàng về địa điểm giao hàng, bộ phận nghiệp vụ NK của
Phòng XNK & TBPT sẽ mang bộ chứng từ do bên bán gửi tới địa điểm giao hàng. Tại đây cán bộ XNK của TCT sẽ trình vận đơn và toàn bộ hồ sơ nhận hàng cho người chuyên chở đồng thời làm thủ tục giám định hàng hóa và các thủ tục hải quan khác.
Sau khi tiếp nhận hàng hóa tại cửa khẩu hoặc kho của TCT, cán bộ XNK sẽ lập biên bản về tình trạng của hàng hóa rồi cùng với các kho liên quan ký vào biên bản giao nhận.
Đối với hàng hóa thiếu hụt, thừa hoặc sai quy cách, phẩm chất, TCT phát hiện sẽ có thông báo với bên bán để hai bên có những thống nhất lại trong việc tăng hay giảm tiền hàng có kèm theo các chứng từ xác nhận (như biên bản giám định của hải quan, các chứng từ về chi phí vận chuyển v.v…) hoặc các thoả thuận bồi thường.
Toàn bộ qui trình trên có thể được tóm tắt lại như sau:
- Yêu cầu mua sắm (đã được lãnh đạo TCT duyệt).
- Vào sổ đăng ký PR.
- Kiểm tra rà soát và phân công mua sắm.
- Phân luồng thị trường (sau khi đã khảo sát, đánh giá sơ bộ và được lãnh đạo phòng duyệt).
- Đàm phán giá cả và các điều kiện thương mại, chọn nhà cung cấp, trình lãnh đạo TCT duyệt.
- Lập hợp đồng và kí kết hợp đồng.
- Tổ chức triển khai thực hiện hợp đồng.
- Tiếp nhận hàng.
- Kiểm tra chất lượng và nhập kho.
- Giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp (nếu có)
Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện nhập khẩu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
Yêu cầu mua sắm (PR) Đã được Tổng giám đốc duyệt
Tổng giám đốc duyệt tờ trình Vào sổ đăng ký
PR
Tổng giám đốc ký FPO
Kiểm tra rà soát và phân công mua sắm
Gọi chào hàng
Đánh giá chào hàng
Lập giải trình, duyệt giá
Lập FPO
Tiếp nhận hàng hoá Tổ chức triển khai thực hiện
Kiểm tra hàng hoá và nhập kho Phân luồng thị trường, lựa chọn Nhà cung cấp
III. Thực trạng hoạt động đầu tƣ