- Phòng XNK & TBPT dựa trên cơ sở các yêu cầu mua sắm do các đơn vị gửi đến, tiến hành vào sổ đăng kí PR và lập phương án thực hiện trình lên Tổng giám đốc.
- Sau đó căn cứ nhu cầu NK, lãnh đạo Phịng XNK & TBPT sẽ phân công cán bộ phụ trách mua sắm cho từng PR
- Các cán bộ mua sắm sẽ khảo sát thị trường, tìm kiếm nguồn hàng. Nếu hàng hóa có số lượng, giá trị lớn sẽ tổ chức đấu thầu. Nếu hàng hóa có số lượng, giá trị nhỏ thì xem xét chào hàng của các nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp rồi trình lãnh đạo duyệt để đi đến đàm phán ký kết hợp đồng thương mại.
- Hợp đồng XNK được ký kết theo đúng nguyên tắc, qui định của pháp luật hiện hành. Hợp đồng được ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác các nội dung mà hai bên đã thống nhất cũng như các quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên, có đầy đủ chữ kí của đại diện hợp pháp hai bên.
Sau khi kí hợp đồng ngoại, trên cơ sở điều khoản thanh toán đã được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại, phịng Tài chính kế tốn tiến hành các thủ tục thanh tốn theo qui định. Hình thức thanh tốn có thể là TTR - chuyển tiền trực tiếp bằng điện hoặc L/C - thư tín dụng (trả ngay hoặc trả chậm), hoặc thanh toán trả chậm sau khi giao hàng.
Thủ tục mở L/C như sau:
+ Trước khi mở L/C, TCT tiến hành cân đối nguồn vốn hiện có của mình, trên cơ sở đó xác định xem nguồn vốn đó có đủ khả năng NK hay phải vay ngân hàng.
+ Đại diện của TCT đến ngân hàng làm thủ tục mở L/C. Trên cơ sở đơn xin mở L/C, phịng thanh tốn quốc tế của ngân hàng tiến hành mở L/C cho bên bán hưởng. L/C được mở thường là “L/C at sight” vì nó đảm bảo cho quyền lợi của cả hai bên. Đồng thời TCT tiến hành chuyển tiền của mình vào tài khoản ký quỹ.
+ Ngân hàng tiến hành gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của bên bán 01 bản L/C và gửi cho TCT 01 bản. Hai bên tiến hành kiểm tra, xem xét nếu thấy điều khoản nào chưa hợp lý thì sẽ báo lại cho ngân hàng biết và cùng nhau thỏa thuận, sửa đổi.
+ Bên bán sau khi nhận được L/C gửi đến nếu chấp nhận nội dung L/C thì tiến hành
giao hàng cho người vận tải, lấy vận đơn lập bộ chứng từ và gửi cho bên mua.
Khi chấp nhận bộ chứng từ thanh toán do bên bán gửi qua ngân hàng, TCT phải làm lệnh thanh toán gửi đến ngân hàng để ngân hàng chuyển tiền cho bên bán đồng thời ngân hàng chuyển cho công ty sổ phụ.
Phòng XNK & TBPT sẽ mang bộ chứng từ do bên bán gửi tới địa điểm giao hàng. Tại đây cán bộ XNK của TCT sẽ trình vận đơn và toàn bộ hồ sơ nhận hàng cho người chuyên chở đồng thời làm thủ tục giám định hàng hóa và các thủ tục hải quan khác.
Sau khi tiếp nhận hàng hóa tại cửa khẩu hoặc kho của TCT, cán bộ XNK sẽ lập biên bản về tình trạng của hàng hóa rồi cùng với các kho liên quan ký vào biên bản giao nhận.
Đối với hàng hóa thiếu hụt, thừa hoặc sai quy cách, phẩm chất, TCT phát hiện sẽ có thơng báo với bên bán để hai bên có những thống nhất lại trong việc tăng hay giảm tiền hàng có kèm theo các chứng từ xác nhận (như biên bản giám định của hải quan, các chứng từ về chi phí vận chuyển v.v…) hoặc các thoả thuận bồi thường.
Tồn bộ qui trình trên có thể được tóm tắt lại như sau: - Yêu cầu mua sắm (đã được lãnh đạo TCT duyệt). - Vào sổ đăng ký PR.
- Kiểm tra rà sốt và phân cơng mua sắm.
- Phân luồng thị trường (sau khi đã khảo sát, đánh giá sơ bộ và được lãnh đạo phòng duyệt).
- Đàm phán giá cả và các điều kiện thương mại, chọn nhà cung cấp, trình lãnh đạo
TCT duyệt.
- Lập hợp đồng và kí kết hợp đồng.
- Tổ chức triển khai thực hiện hợp đồng. - Tiếp nhận hàng.
- Kiểm tra chất lượng và nhập kho.
Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện nhập khẩu tại Tổng cơng ty Giấy Việt Nam
Yêu cầu mua sắm (PR) Đã được Tổng giám đốc duyệt
Tổng giám đốc duyệt tờ trình Vào sổ đăng ký PR Tổng giám đốc ký FPO
Kiểm tra rà sốt và phân cơng mua sắm
Gọi chào hàng
Đánh giá chào hàng
Lập giải trình, duyệt giá
Lập FPO
Tiếp nhận hàng hố Tổ chức triển khai thực hiện
Kiểm tra hàng hoá và nhập kho Phân luồng thị trường, lựa chọn Nhà cung cấp