- Cải cách gọn nhẹ, đơn giản hố các thủ tục hành chính để tạo điều kiện
c- Thành lập Uỷ ban hoà giải tranh chấp Giao dịch nh−ợng quyền th−ơng mại:
3.3.2. Chuẩn bị và thiết lập hệ thống nh−ợng quyền th−ơng mại cơ bản:
a- Đăng ký bảo vệ th−ơng hiệu :
Trên thực tế, sự phát triển của hoạt động nh−ợng quyền th−ơng mại đặt trên nền tảng của th−ơng hiệu. Khác với các loại hàng hố thơng th−ờng, th−ơng hiệu là một loại hàng hố trí tuệ, là tài sản q giá nhất của một doanh nghiệp. Vì vậy, chủ th−ơng hiệu nên luôn chú trọng đến việc làm cho th−ơng hiệu của mình ngày một lớn mạnh để thu thêm nhiều nguồn lợi kinh tế từ tài sản trí tuệ này. Hoạt động nh−ợng quyền thuơng mại là một trong những ph−ơng thức có thể đáp ứng nhu cầu này.
Đăng ký bảo vệ tài sản trí tuệ trong và ngoài n−ớc là việc mà bất cứ chủ th−ơng hiệu nào cũng cần phải làm tr−ớc khi nh−ợng quyền th−ơng mại. Trong
các quy định của quốc tế nói chung hay Nhà n−ớc Việt Nam nói riêng cũng đều cơng nhận quyền sở hữu trí tuệ có thể đ−ợc bán hay chuyển giao cho ng−ời khác để sử dụng (cấp li – xăng) nhằm đảm bảo đầu t− cho những dự án mới, những ý t−ởng mới có thể đ−ợc nhân rộng và mang lại lợi ích tối đa cho tất cả mọi ng−ời. Hiện nay ở Việt Nam đa số các doanh nghiệp đều ch−a đánh giá đúng tầm của th−ơng hiệu (chỉ có 4,2% cho rằng th−ơng hiệu là vũ khí trong cạnh tranh và 5,4% cho rằng th−ơng hiệu là một thứ tài sản của doanh nghiệp. Việc ch−a nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của th−ơng hiệu trên thực tế đã dẫn đến việc đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ đối với các sản phẩm của mình.
Cần thực hiện việc đăng ký bảo vệ tài sản trí tuệ một cách bài bản ngay từ đầu. Nếu ngân sách cịn hạn hẹp, doanh nghiệp có thể dựa vào chiến l−ợc kinh doanh của mình để đăng ký hoặc xin bảo hộ th−ơng hiệu tại một số n−ớc quan trọng và có tiềm năng xuất khẩu tr−ớc. Tài sản trí tuệ của chủ th−ơng hiệu có thể bao gồm tên, nhãn hiệu, màu sắc, âm thanh, biểu t−ợng, khẩu hiệu, cơng nghệ, bí quyết kinh doanh, bí mật kinh doanh, sáng kiến, phát minh mới. Đây là thứ tài sản vơ hình có giá trị lớn hơn tài sản hữu hình. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam do thiếu kinh nghiệm trong vấn đề này nên đã gặp nhiều khó khăn và tốn kém trong việc th−a kiện, khiếu nại để giữ gìn quyền sở hữu trí tuệ của mình khi việc kinh doanh bắt đầu v−ơn ra n−ớc ngoài.
Tại Việt Nam hiện nay doanh nghiệp có thể đăng ký bảo vệ tài sản trí tuệ trực tiếp với Cục Sở hữu Cơng nghiệp có trụ sở chính tại Hà Nội. Tuy nhiên, trên thực tế việc triển khai đăng ký th−ơng hiệu không dễ dàng đối với một chủ doanh nghiệp bình th−ờng, thiếu kinh nghiệm và kiến thức chun mơn sâu về lĩnh vực này. Do đó, nhiều chủ th−ơng hiệu cần thông qua các công ty luật để đ−ợc h−ớng dẫn đăng ký cho đúng pháp luật cả về hình thức lẫn nội dung. Điều này đặc biệt cần thiết đối với các doanh nghiệp muốn đăng ký xin bảo hộ th−ơng hiệu tại n−ớc ngoài, nơi mà các quy định của pháp luật lúc nào cũng có khác biệt so với Việt Nam. Cơng ty luật sẽ giúp chủ th−ơng hiệu thực hiện các công việc sau đây:
- Chuẩn bị tất cả các hồ sơ và tài liệu liên quan đến việc đăng ký bảo hộ th−ơng hiệu;
- Nộp các hồ sơ và tài liệu này cho cơ quan chức năng đúng thời hạn quy định;
- T− vấn và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình đăng ký th−ơng hiệu đ−ợc xét nghiệm nh− vấn đề về phân nhóm sản phẩm, điều kiện xin h−ởng quyền
- Thay mặt cho chủ th−ơng hiệu trao đổi và phúc đáp các yêu cầu liên quan đến phạm vi bảo hộ th−ơng hiệu;
- Thay mặt chủ th−ơng hiệu khiếu nại các cơ quan xét nghiệm và cho ra quyết định từ chối bảo hộ th−ơng hiệu.
Thời gian từ lúc đăng ký đến khi có kết quả xét trung bình mất khoảng một năm. Giấy chứng nhận đăng ký hàng hố có hiệu lực trong 10 năm và có thể đ−ợc gia hạn nhiều lần, mỗi lần 10 năm. Giấy chứng nhận này có thể bị đình chỉ hiệu lực nếu trong thời hạn 5 năm mà chủ sở hữu không sử dụng nhãn hiệu với lý do khơng chính đáng. Trong thời hạn hiệu lực của văn bản bảo hộ, chủ sở hữu có tồn quyền khai thác nhãn hiệu nhằm mục đích th−ơng mại trong phạm vi các sản phẩm dịch vụ t−ơng ứng với những gì ghi trong giấy chứng nhận. Chủ th−ơng hiệu có thể th−a kiện bất cứ cá nhân hay đối t−ợng nào vi phạm đến quyền sở hữu cơng nghiệp đối với nhãn hiệu hàng hố của mình và cơ quan chức năng sẽ xử lý bằng thủ tục hành chính, dân sự hoặc hình sự. Giấy chứng nhận đăng ký hàng hố th−ờng bao gồm mẫu nhãn hiệu bằng hình và các chi tiết liệt kê bằng chữ cụ thể nh− màu sắc nhãn hiệu, loại nhãn hiệu, nội dung nhãn hiệu, danh mục sản phẩm. Chi phí đăng ký nhãn hiệu hàng hố cũng thay đổi tuỳ theo quốc gia, có thể dao động từ 800 USD đến trên 2.000 USD .
b- Xây dựng cẩm nang hoạt động :
Cẩm nang hoạt động (opertions manuals) là một trong những tài liệu không thể thiếu đ−ợc khi nh−ợng quyền th−ơng mại. Các quốc gia đã có luật nh−ợng quyền th−ơng mại lúc nào cũng xem việc cung cấp các cẩm nang hoạt động là một thủ tục bắt buộc đối với chủ th−ơng hiệu khi tiến hành nh−ợng quyền. Các cẩm nang hoạt động này th−ờng bao gồm những h−ớng dẫn chi tiết về cách thức điều hành, hoạt động hàng ngày của từng bộ phận, từng khâu của công việc kinh doanh. Tài liệu này sẽ giúp ng−ời nhận quyền vận hành cửa hàng nh−ợng quyền theo đúng các tiêu chuẩn đồng bộ của chủ th−ơng hiệu, đặc biệt có ích sau thời gian khai tr−ơng.
Trong hợp đồng nh−ợng quyền, chủ th−ơng hiệu nên l−u ý bên nhận quyền phải tuân thủ triệt để các h−ớng dẫn ghi trong các cẩm nang hoạt động để đảm bảo tiêu chuẩn của cơng ty và duy trì đ−ợc tính đồng bộ của hệ thống nh−ợng quyền. Nội dung thể hiện trong cẩm nang hoạt động có thể đ−ợc bổ sung hoặc điều chỉnh bất cứ lúc nào bởi chủ th−ơng hiệu. Nếu bên nhận quyền thấy có điều gì bất hợp lý hoặc muốn cải tiến quy trình hay ph−ơng thức hoạt động điều hành ghi trong cẩm nang hoạt động thì phải đề nghị và đ−ợc chấp thuận bởi chủ th−ơng hiệu tr−ớc khi đ−ợc quyền áp dụng. Các điều này cần đ−ợc quy định rõ trong hợp đồng để tránh tranh chấp sau này.
Với bản chất là một bản h−ớng dẫn điều hành công việc hàng ngày nên cẩm nang hoạt động cần đ−ợc trình bày ngắn gọn nh−ng súc tích, dễ hiểu và chia ra từng phần có tiêu đề riêng biệt. Nội dung mẫu của một số tiêu đề trong cẩm nang chủ yếu bao gồm các thông tin liên quan đến nghĩa vụ của bên nhận quyền th−ơng mại; quy định về giá cả; quy định về quảng cáo; kiểm soát hàng tồn kho; hành chính và kế tốn sổ sách; quy trình và cung cách phục vụ; an tồn về điện, hồ sơ, tiền mặt; tuyển dụng nhân viên; in ấn và văn phịng phẩm; quy trình giải quyết than phiền khách hàng; tiêu chuẩn đánh giá hồn thành cơng việc.
Nhiều chủ th−ơng hiệu khơng có khả năng soạn thảo các tập cẩm nang hoạt động cho mơ hình kinh doanh của mình đã th các cơng ty t− vấn soạn. Ngoài các tập cẩm nang điều hành hoạt động, phim vidéo huấn luyện nhân viên, báo cáo nghiên cứu thị tr−ờng và kế hoạch kinh doanh cho th−ơng hiệu cũng th−ờng đ−ợc công ty t− vấn bao gồm luôn trong một chi phí trọn gói, dao động từ 37.000 đến 150.000 USD. Tuy nhiên, doanh nghiệp chủ th−ơng hiệu cần phải điều tra rất rõ lý lịch và khả năng của công ty t− vấn tr−ớc khi ký hợp đồng. Đối với các công ty t− vấn tại Việt Nam thì khoản phí này có thể thấp hơn.
c- Xây dựng chiến l−ợc Marketting cho hệ thống nh−ợng quyền th−ơng mại:
Marketing là một mảng quan trọng đối với mối quan hệ giữa chủ th−ơng hiệu và ng−ời nhận quyền bởi vì nó ảnh h−ởng trực tiếp đến suy nghĩ và cảm nhận của khách hàng đối với th−ơng hiệu - một tài sản vơ hình nh−ng quý giá nhất của hệ thống nh−ợng quyền th−ơng mại. Nếu khâu Marketing đ−ợc thực hiện tốt thì có lợi cho th−ơng hiệu và ng−ợc lại. Khâu marketing còn khá nhạy cảm ở chỗ cả ng−ời nh−ợng quyền và ng−ời nhận quyền trên nguyên tắc là đều phải có trách nhiệm tuy nhiên ở mức độ và quyền hạn khác nhau. Nên quy định rõ trong hợp đồng nh−ợng quyền th−ơng mại để tránh mâu thuẫn sau này. Ngân sách cho các ch−ơng trình marketing có 2 cấp độ khác nhau: quốc gia (hay khu vực) và địa ph−ơng. Đối với cấp độ quốc gia hay khu vực, ngân sách và trách nhiệm marketing là của chủ th−ơng hiệu và tuỳ theo từng hợp đồng nh−ợng quyền mà mỗi cửa hàng nh−ợng quyền có phải đóng góp một phần hay khơng và nếu có đóng góp thì bao nhiêu phần trăm trên doanh số. Nếu hệ thống nh−ợng quyền có thêm một quỹ về marketing chung do tất cả các cửa hàng nh−ợng quyền đóng góp lại thì sức mạnh về marketing càng đ−ợc củng cố. Nhiều chủ th−ơng hiệu - đặc biệt là th−ơng hiệu nhỏ - tuy nhiên không yêu cầu bên mua quyền phải đóng thêm phí marketing này do đã tính vào phí nh−ợng quyền hàng tháng. Đối với cấp độ địa ph−ơng, mỗi cửa hàng nh−ợng quyền phải chịu trách nhiệm về chi phí quảng cáo cho cửa hàng của mình nh−ng nội dung quảng cáo
phải đ−ợc chấp thuận bởi chủ th−ơng hiệu. Ngoài ra, chủ th−ơng hiệu cũng nên khuyến khích và yêu cầu mỗi bên nhận quyền đều phải có kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing và nghiên cứu thị tr−ờng riêng của mình vì mỗi địa điểm khác nhau có những đặc điểm và nhu cầu khác nhau.
d- Xây dựng ch−ơng trình huấn luyện và đào tạo cho bên mua quyền
Huấn luyện và đào tạo cũng là điều kiện gần nh− bắt buộc trong hầu hết các hợp đồng nh−ợng quyền kinh doanh. Ch−ơng trình đào tạo và huấn luyện đ−ợc chia làm hai giai đoạn, ch−ơng trình đào tạo lúc xây dựng thành lập cửa hàng ban đầu (pre-opening training) và ch−ơng trình đào tạo khi cửa hàng nh−ợng quyền đã đi vào hoạt động ổn định (on-going training). Ch−ơng trình đào tạo ban đầu th−ờng đ−ợc tổ chức cả hai nơi : tại trung tâm đào tạo hay một trong những cửa hàng hiện hữu của chủ th−ơng hiệu và tại chính cửa hàng nh−ợng quyền. Phí đào tạo này có thể tính tuỳ thuộc vào sự th−ơng l−ợng giữa hai bên tham gia hệ thống nh−ợng quyền th−ơng mại. Do đó, trong các điều khoản về đào tạo huấn luyện cần phải đ−ợc ghi rõ từ đầu trong hợp đồng nh−ợng quyền. Các nội dung sau đây nên đ−ợc ghi càng chi tiết càng tốt để tránh tranh cãi sau này: chi phí đào tạo tốn bao nhiêu? chi phí này gồm những hạng mục nào và ai thanh tốn ? Ch−ơng trình đào tạo có bắt buộc hay không? Thời gian đào tạo kéo dài bao lâu? Hình thức đào tạo nh− thế nào? Địa điểm đào tạo ở đâu? Ai chịu chi phí vận chuyển, chỗ ăn, chỗ ở cho học viên hay giảng viên.
Đối với tr−ờng hợp tập đoàn thức ăn nhanh McDonald,s, đối tác mua franchise còn bị bắt buộc phải đến trung tâm huấn luyện của McDonal, s tại thành phố Chigago của Mỹ trong vòng 6 tháng đến 1 năm để đ−ợc huấn luyện cách vận hành một cửa hàng nh−ợng quyền là một nhà quản trị và một ng−ời chủ. Ngày nay, hầu nh− tất cả các tập đoàn nhà hàng lớn trên thế giới đều áp dụng hình thức đào tạo chính quy nh−ng với mức độ đầu t− khác nhau và khơng tập đồn nào có thể so sánh với cơ sở hạ tầng của McDonal’s. Việc mở tr−ờng đại học để đào tạo cho nhân viên và đối tác nhận quyền đã tạo cho McDonal 's một uy tín và ấn t−ợng rất tốt trong cộng đồng địa ph−ơng, khách hàng và đặc biệt là các đối tác nhận quyền th−ơng mại tiềm năng.
e- Xây dựng ch−ơng trình hỗ trợ cho đối tác mua quyền
Song song với ch−ơng trình đào tạo huấn luyện là ch−ơng trình hỗ trợ tại chỗ của chủ th−ơng hiệu đối với mỗi cửa hàng nh−ợng quyền. Có hai hình thức hỗ trợ phổ biến, trong đó hình thức thứ nhất là chủ th−ơng hiệu cử đại diện có chun mơn th−ờng xun đến cửa hàng để thăm hỏi và giúp đỡ kịp thời. Hình thức thứ hai là chủ th−ơng hiệu cử luôn một đại diện th−ờng trú đóng tại khu vực
địa ph−ơng để th−ờng xuyên giúp đỡ và giám sát chặt chẽ hơn khâu chất l−ợng, tiêu chuẩn đồng bộ của các cửa hàng nh−ợng quyền. Nhiều hợp đồng nh−ợng quyền cịn ghi lịch cụ thể sẽ có ít nhất bao nhiêu lần trong năm đại diện chủ th−ơng hiệu sẽ đến thăm cửa hàng nh−ợng quyền.
Ngoài ra, các đại diện chủ th−ơng hiệu sẽ kiểm tra và lập báo cáo về chất l−ợng cơ sở hạ tầng, dịch vụ, tiếp thị và hoạt động điều hành chung của từng cửa hàng, tạo nền tảng cho các ch−ơng trình tái đào tạo cho cửa hàng nh−ợng quyền sau đó. Việc nhiều chủ th−ơng hiệu khơng có hoặc khơng sử dụng những lần kiểm tra để tìm cách tái huấn luyện đào tạo, hỗ trợ thật sự mà chỉ chủ yếu làm công tác xã giao dễ dẫn đến sự xuống cấp trong chất l−ợng dịch vụ và nhiều khi các đối tác nhận quyền cho rằng họ không đ−ợc hỗ trợ tốt. Đây là một thử thách lớn đối với chủ th−ơng hiệu ,đặc biệt khi cả thành phố hay khu vực chỉ có một cửa hàng nh−ợng quyền nh−ng cũng phải xây dựng hệ thống bài bản để phục vụ, hỗ trợ và kiểm tra khá tốn kém.
Bên cạnh ph−ơng pháp kiểm tra bằng cách thành lập đội ngũ các chuyên gia đại diện chủ th−ơng hiệu chính thức, nhiều cơng ty cịn áp dụng thêm hình thức kiểm tra đột xuất và bí mật. Tức là Cơng ty th một số ng−ời giả làm khách hàng để đến thăm các địa điểm kinh doanh nh−ợng quyền và báo cáo lại những gì xảy ra đối với mình và cửa hàng d−ới cặp mắt của một khách hàng bình th−ờng. Nội dung của các bản báo cáo này sẽ đ−ợc bên chủ th−ơng hiệu phản hồi và thảo luận với chủ cửa hàng nh−ợng quyền. Một số chủ th−ơng hiệu còn tổ chức thi đua và trao giải th−ởng đối với những nhân viên nào trong hệ thống nh−ợng quyền có thái độ phục vụ xuất sắc. Ngoài việc thăm thực tế, các chuyên gia đại diện chủ th−ơng hiệu cũng cần củng cố mối liên lạc với chủ hay quản lý cửa hàng nh−ợng quyền bằng cách sử dụng điện thoại, fax, email, th− từ hay nhiều hình thức khác.
f- Chuẩn bị cung cấp thông tin cho bên mua quyền:
Đây là phần rất quan trọng trong các b−ớc chuẩn bị để triển khai việc nh−ợng quyền th−ơng mại. Chủ th−ơng hiệu phải chuẩn bị thật đầy đủ các thông tin để cung cấp cho đối tác mua quyền tiềm năng mà điều này đã trở thành luật bắt buộc của chính phủ tại hầu hết các quốc gia đã có luật nh−ợng quyền th−ơng mại rõ ràng. Luật này nhằm bảo vệ quyền lợi và an toàn cho ng−ời tiêu dùng, ng−ời nhận quyền. Nói khác đi, để đ−ợc phép nh−ợng quyền cho ng−ời khác thì chủ th−ơng hiệu phải thoả mãn một số thủ tục pháp lý mà trong đó tập thơng tin gửi khách hàng nhận quyền tiềm năng là một hồ sơ cơ bản mà thuật ngữ về nh−ợng quyền th−ơng mại gọi là Uniform Franchise offering Circular (viết tắt là UFOC). Hồ sơ này cung cấp cho ng−ời nhận quyền đầy đủ thông tin về chủ
th−ơng hiệu và kinh doanh nh−ợng quyền tr−ớc khi họ quyết định. Theo luật nh−ợng quyền th−ơng mại tại Mỹ và nhiều quốc gia khác thì chủ th−ơng hiệu bắt buộc phải cung cấp hồ sơ UFOC cho đối tác nhận quyền trong lần gặp gỡ chính