5 .BỐ CỤC ĐỀ TÀI
2.1. Giới thiệu tổng quan và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức quản lý và chức năng của các phòng ban
(1). Sơ đồ tổ chức
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức quản lý tại Công ty TNHH TM & DV Quảng cáo Phượng Tùng
[Nguồn: Phịng hành chính – tháng 1/2013]
• Mũi tên hai chiều – Biểu thị mối quan hệ phối hợp • Mũi tên một chiều – Biểu thị mối quan hệ chỉ đạo
Nhờ việc phân cấp trách nhiệm theo các phịng ban nên Cơng ty đã tận dụng được những thuận lợi trong việc tổ chức quản lý đó là:
Ban Giám Đốc Hội Đồng Quản Trị Phòn g Sản Xuất Phim Phòng Kế Tốn Phịng Quảng Cáo Phịng Khách Hàng Trực Tiếp (KHTT) Phòng Marketing Đại lý vé Máy bay Cấp I Phòng Media Phịng Hành Chính
27
Cho phép việc chuyên mơn hóa tiến hành với các cá nhân mà nhà quản trị trong khi họ thực hiện các nhiệm vụ một cách tốt nhất.
Công ty được tổ chức tốt hơn nếu các chức năng khác nhau của Công ty được phân cấp cụ thể vào các phòng ban.
Mỗi phịng ban có khu vực trách nhiệm riêng được trình bày rõ và tương đối dễ dàng để nắm bắt.
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban được quy định cụ thể trong quy chế phân cấp trách nhiệm trong hoạt động quản lý điều hành của Công ty.
(2).Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Để phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế mới với ngành nghề kinh doanh và số lượng công nhân viên trong Công ty, bộ máy của Công ty được tổ chức khá đơn giản nhưng đầy đủ các phòng ban cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt chiến lược và kế hoạch kinh doanh của mình. Cơng ty TNHH TM & DV Quảng cáo Phượng Tùng là công ty chuyên về lĩnh vực dịch vụ quảng cáo, được tổ chức theo mơ hình trực tuyến tham mưu: trên là Hội Đồng Quản Trị (HĐQT), dưới là Ban Giám Đốc (BGĐ) và 8 phòng ban chức năng.
Hội đồng quản trị: Quyết định toàn bộ kế hoạch sản xuất và kinh doanh của
Công ty, kế hoạch về ngân sách và vay nợ, tăng vốn pháp định, chuyển nhượng, kéo dài thời gian hoạt động, tạm ngừng hoạt động. Chỉ định thay đổi bãi nhiệm chủ tịch HĐQT, Tổng Giám Đốc (TGĐ), Phó Giám Đốc (PGĐ), kế toán trưởng và một số quyền hạn khác.
Ban giám đốc gồm:
+ Tổng Giám Đốc: Là người lãnh đạo cao nhất của Công ty, là người trực tiếp điều hành, quản trị mọi công việc, đưa ra những chiến lược, phương hướng cũng như quyết định cuối cùng về chính sách hoạt động kinh doanh của Cơng ty mình. Sự thành cơng hay thất bại của Cơng ty phụ thuộc rất nhiều vào khả năng điều hành và quản trị hoạt động kinh doanh của TGĐ, vì có như thế Cơng ty mới ổn định và đi vào một quỹ đạo cố định. Bên cạnh đó, TGĐ cũng là người đánh giá được vị trí cùng với quy mơ của bản thân Cơng ty để từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn nhất và là người chịu trách nhiệm hoàn tồn trước sự tồn tại và phát triển của Cơng ty cũng như trước Pháp luật.
+ Phó Giám Đốc: Là người hỗ trợ trực tiếp cho TGĐ trong Công ty về mọi lĩnh vực kinh doanh và chịu sự quản lý trực tiếp của TGĐ. Họ là những người trợ giúp đắc lực cho mọi hoạt động kinh doanh của Cơng ty trong việc xây dựng chính sách, quyết định phương hướng kinh doanh sao cho có hiệu quả kinh tế thu lại cao nhất.
Phịng hành chính:
+ Chức năng: Quản trị nhân lực và văn phịng của Cơng ty + Nhiệm vụ:
• Xác định cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty và định biên lao động ở các bộ phận trong Công ty;
28
• Lập kế hoạch và thực hiện việc tuyển dụng lao động;
• Phối hợp các bộ phận khác, xây dựng chức trách cho từng chức danh, các quy định chuẩn hóa và thao tác kỹ thuật, các mối quan hệ cho từng bộ phận trong Cơng ty;
• Quy định chế độ và thực hiện đánh giá công việc của từng chức danh mà người lao động đảm nhiệm;
• Đề ra và chấp hành chế độ quản lý người lao động;
• Thực hiện những cơng việc quản trị văn phịng của Cơng ty.
Phịng kế tốn:
+ Chức năng: Phản ánh với TGĐ tất cả các hoạt động kinh tế trong toàn bộ Cơng ty. Phịng kế tốn là một phịng giữ vị trí quan trọng trong việc điều hành quản lý kinh tế, thông tin kinh tế trong mọi lĩnh vực dịch vụ quảng cáo, kinh doanh của công ty.
+ Nhiệm vụ:
• Tổ chức sắp xếp hợp lý, khoa học tập trung các bộ phận kế hoạch thống kê trong phịng để hồn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao về công tác kế tốn;
• Giúp đỡ TGĐ đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh như DT, tiền lương, thuế,…
• Ghi chép phản ánh số liệu có về tình hình vận động tồn bộ tài sản của Công ty, giám sát việc bảo quản, sử dụng của các bộ phận, phịng ban; • Thống kê hàng tháng định kỳ cho ban lãnh đạo nắm tình hình để đề ra phương hướng phát triển;
• Lập kế hoạch vốn, sử dụng vốn, biện pháp tạo nguồn vốn phục vụ q trình SXKD, dùng cơ chế tài chính của DN tác động lại q trình SXKD; • Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời;
• Phản ánh chính xác số vốn hiện có và các nguồn hình thành, xác định hiệu quả sử dụng đồng vốn đưa vào sản xuất kinh doanh, quyết toán các nguồn thu và tổng hợp CP của tất cả các lĩnh vực kinh doanh, tính tốn hiệu quả kinh tế, đem lại cho Công ty.
• Phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật, tham ơ, lãng phí làm thất thốt tài sản, vi phạm chế độ kế tốn tài chính.
• Thực hiện đầy đủ các nội dung quy định của pháp lệnh kế toán thống kê, chế độ kế tốn tài chính của Nhà nước và trích nộp đầy đủ đối với nghĩa vụ NSNN.
Phòng Marketing:
Nghiên cứu báo cáo nhu cầu thị trường, nghiên cứu và đề xuất các phân khúc của thị trường. Tìm hiểu theo dõi, phân tích hoạt động và xu hướng phát triển thị trường của các DN sản xuất và kinh doanh dịch vụ SP tương tự của Cơng ty để đề xuất các chính sách cạnh tranh phù hợp;
Xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu, chiến lược PR, kế hoạch, ngân sách và tổ chức thực hiện các chương trình thơng tin tun truyền,
29
quảng cáo, khuyến mãi, giới thiệu dịch vụ SP của Công ty và tham gia triển lãm thương mại, kinh tế, kỹ thuật. Xây dựng, duy trì và phát triển website Cơng ty.
Phòng quảng cáo:
Nghiên cứu các chương trình quảng cáo sắp tới của Cơng ty cho KH; Đăng ký và phản hồi các chương trình quảng cáo trên các đài PTTH cho
KH;
Phân tích, tìm ra ngun nhân và cải tiến các chương trình quảng cáo cũ để đem lại hiệu quả hoạt động quảng cáo cao hơn.
Phòng khách hàng trực tiếp:
Liên hệ trực tiếp với KH các chương trình mới của Cơng ty trong thời gian tới;
Quan tâm và giúp đỡ giải đáp các thắc mắc cũng như những yêu cầu từ phía KH và các Cơng ty khác.
Phòng sản xuất phim:
Tiến hành xây dựng các thước phim quảng cáo cho các Công ty khác theo đúng những yêu cầu, vài trò của SP mà KH mong muốn đạt được;
Gửi bản thảo các video quảng cáo cho KH, trước khi video quảng cáo đó được phát sóng;
Chịu tồn bộ trách nhiệm trong việc thiết kế, các bản quyền về hình ảnh trong video quảng cáo cho KH.
Phòng Media:
Chuyên lên kế hoạch cho các video quảng cáo được trình chiếu như thế nào, thời lượng phát là bao nhiêu, với CP như thế nào;
Hoạch định các chương trình quảng cáo tốt nhất.
Đại lý vé máy bay cấp I:
Cung cấp các loại vé máy bay của các hãng hàng không cho các đại lý bên dưới hay các KH bên ngoài;
Thực hiện việc đăng ký, hủy, chuyển ngày bay cho mọi đối tượng KH trong nước và ngoài nước;
Đây là một trong các phịng ban tại Cơng ty mang lại một nguồn vốn cho sự phát triển mọi hoạt động trong Công ty.