b. Chức năng của từng bộ phận
2.3.2.1 Tổ chức chứng từ phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty
2.3.2.1 Tổ chức chứng từ phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty thu tiền tại công ty
- Bản fax: Là chứng từ do người mua gửi tới. Nó cung cấp thơng tin cho công ty về sản phẩm, số lượng, địa diểm giao hàng. Đối với khách hàng quen đây được coi như đơn đặt hàng.
- Catalogue: Là bảng mẫu về các loại sản phẩm do công ty lập giúp khách hàng biết rõ về bao bì, hình dáng chai, thể tích, kí hiệu, số lượng trong từng thùng, hộp. Thường được gửi kèm bảng báo giá cho những khách hàng mới.
- Bảng giá bán lẻ tại cửa hàng bán lẻ: Là chứng từ do phòng kinh doanh lập để cung cấp thông tin về giá bán cho khách hàng mua lẻ. Trên bảng này có ghi cụ thể tên mặt hàng, ký hiệu, giá bán theo dạng thùng, cặp, chai.
- Bảng giá bán buôn: Là chứng từ do công ty lập. Cách trình bày cũng giống bảng giá bán lẻ chỉ khác ở chỗ bán buôn khách hàng ở nhiều khu vực khác nhau, mỗi khu vực cơng ty có một bảng giá riêng.
- Hợp đồng mua bán: Thường do công ty lập sau khi hai bên đã thỏa thuận các điều khoản mua bán. Chứng từ này là căn cứ pháp lý để hai bên thực hiện trách nhiệm của mình, vừa chứa đựng quy định xử phạt nếu một trong hai bên vi phạm.
- Lệnh xuất hàng: Là chứng từ do phòng kinh doanh lập làm 3 liên, dùng trong nội bộ. Giao thủ kho để chuẩn bị hàng, giao cho người vận tải để làm cơ sở giao hàng, 1 liên lưu. Phải có chữ ký của thủ kho và nhân viên lập.
- Bảng kê bán lẻ: Là chứng từ do nhân viên bán hàng lập để tổng hợp lượng hàng đã bán ra, lượng tiền thu trong ngày, lượng hàng còn lại tại cửa hàng vào thời điểm cuối ngày. Được lập làm 2 bản: 1 bản nhân viên bán lẻ giữ, 1 bản chuyển lên cho kế toán thanh toán làm cơ sở lập phiếu thu và thu tiền đối chiếu với bảng kê.
- Hóa đơn GTGT: Là chứng từ xác định quyền sở hữu các hàng hóa dịch vụ đã chuyển cho người mua và người mua có nghĩa vụ thanh tốn. Do phịng kinh doanh lập làm 3 liên. Chứng từ này bao gồm các thông tin như tên khách hàng, tên hàng hóa, số lượng, giá cả, thành tiền.
- Phiếu thu: Là chứng từ do kế toán thanh thoán lập gồm 3 liên. Một liên đưa cho khách hàng nếu khách hàng đến thanh toán tiền trực tiếp, nếu do nhân viên cửa hàng nộp tiền lên thì đưa cho nhân viên đó làm căn cứ đã nộp tiền. Một liên để thủ quỹ ghi vào sổ. Một liên lưu tại cuống. Cả 3 liên đều phải có chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc.
- Giấy báo có: Là chứng từ do ngân hàng chuyển cho công ty. Chứng từ này giúp kế tốn ghi chính xác người trả tiển, số tiền trả và nội dung thanh toán.
- Biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu cơng nợ: Là chứng từ do công ty lập làm 2 bản, giao cho người vận tải chuyển cho khách hàng ký vào cả 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Dùng để xác nhận khách hàng đã nhận hàng hay chưa, số dư nợ sau mỗi lần giao dịch.
- Biên bản giao nhận hàng trả lại: Là chứng từ do cơng ty lập, làm 2 bản. Mục đích là để xác định số hàng trả lại của khách hàng nào, của hóa đơn nào, đơn giá, thành tiền cụ thể. Có chữ ký xác nhận của khách hàng và công ty.