b. Chức năng của từng bộ phận
LƯU ĐỒ 2.5: QUY TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ THU TIỀN KHÁCH HÀN GỞ
Thu tiền khách hàng ở xa
Việc thu tiền khách hàng ở xa công ty ủy quyền cho người vận tải nếu số tiền nhỏ. Nếu số tiền lớn thì yêu cầu khách hàng chuyển khoản.
Khi khách hàng gọi điện thông báo trả tiền. Nhân viên nhận tin nhận và báo sang kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131. Kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 lập biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu cơng nợ làm 2 bản, fax chuyển sang cho khách hàng cả hai bản để khách hàng ký xác nhận. Kế toán hàng hóa kiêm cơng nợ 131 nhận lại 1 bản để cuối tháng kiểm tra việc nhập liệu của kế tốn thanh tốn kiêm thủ quỹ. Thơng thường biên bản này được gửi ngay sau khi kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ nhận được giấy báo có của ngân hàng để đảm bảo số tiền ghi trên biên bản đúng với số tiền ngân hàng đã chuyển khoản.
Kế toán thanh tốn kiêm thủ quỹ nhận giấy báo có thì ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng và nhập liệu vào máy phần mềm MISA phân hệ ngân hàng. Phần mềm sẽ tự chuyển dữ liệu vào sổ sách liên quan. Cuối kỳ sau khi kiểm tra khớp đúng giữa bảng in chi tiết TK 1121, sổ tiền gửi ngân hàng thì kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ in ra bảng in chi tiết TK 1121, bảng in tổng hợp TK 1121.
Kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 dựa vào biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu công nợ để kiểm tra nhập liệu của kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ, cuối kỳ in bảng in chi tiết TK 131, bảng in tổng hợp TK 131.