b. Chức năng của từng bộ phận
LƯU ĐỒ 2.2: QUY TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ BÁN BUÔN (CÔNG TY GIAO HÀNG TẬN TAY KHÁCH HÀNG)
Quy trình xử lý nghiệp vụ hàng bán bị trả lại
Nếu khách hàng mang hàng tới công ty thì trưởng bộ phận bán hàng sẽ nhận hàng. Nếu khách hàng ở xa báo cho cơng ty thì người vận chuyển hàng ở khu vực khách hàng đó sẽ nhận hàng chở về công ty. Khi nhận hàng trả về người vận chuyển sẽ viết tay giấy xác nhận về lượng hàng nhận, cả khách hàng và người vận tải cùng ký vào. Chở hàng về giao hàng, hóa đơn của khách, giấy xác nhận cho trưởng bộ phận bán hàng kiểm tra về số lượng, nhân viên kỹ thuật kiểm tra về chất lượng, lập biên bản giao nhận hàng trả lại làm 2 bản có chữ ký của khách hàng, phó giám đốc, kế toán trưởng. Fax sang cho khách hàng 1 bản. Trưởng bộ phận bán hàng ghi vào hóa đơn liên 2 của khách để kẹp cùng biên bản giao nhận hàng trả lại, giấy xác nhận chuyển sang cho kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 lập phiếu nhập kho giao cho thủ kho để xác nhận số lượng nhập kho. Sau đó căn cứ vào bộ chứng từ về lơ hàng trả lại kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 vào Exel điều chỉnh trên báo cáo kho và bảng theo dõi nhập - xuất - tồn, sau đó nhập liệu vào phần mềm MISA phân hệ bán hàng nhập liệu, giảm phải thu khách hàng, tăng hàng bán bị trả lại, giảm thuế. Cuối kỳ, kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 in ra bảng in chi tiết TK 531, TK 131, bảng in tổng hợp TK 531, TK 131, báo cáo kho, bảng kê 4, nhật ký bán hàng.
Bán vật tư xác mắm
Quản đốc phân xưởng thường xuyên theo dõi tình hình sản xuất tại phân xưởng nên khi biết chượp đã phân hủy hết chỉ còn lại xác mắm, còn thủ kho phát hiện vật tư hỏng sẽ báo cho trưởng bộ phận bán hàng. Trưởng bộ phận bán hàng liên lạc với người mua. Sau đó, kế tốn vật tư kiêm công nợ 331 xuống kho kiểm tra và xác định lượng cần bán. Kế toán vật tư kiêm công nợ 331 sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu tại cùi, liên 2 kế toán vật tư kiêm công nợ 331 giữ, liên 3 chuyển cho nhân viên lập hóa đơn. Nhân viên viết hóa đơn lập hóa đơn làm 3 liên, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển sang cho kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ, liên 1 dùng để nhập liệu vào máy. Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ dựa vào hóa đơn GTGT liên 3 nhập liệu vào phiếu thu, sau đó in phiếu thu 3 liên. Phiếu thu 2 đưa cho khách hàng, phiếu thu 3 sau này kẹp cùng bảng in chi tiết TK 1111, phiếu thu 1 lưu tại cùi đồng thời dùng để ghi vao sổ quỹ, sau đó dùng phiếu thu này kế tốn thanh tốn kiêm thủ quỹ nhập liệu vào phần mềm MISA phân hệ quỹ. Hóa đơn GTGT liên 3 được chuyển cho kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 để nhập liệu vào phần mềm kế toán phân hệ bán hàng. Cuối kỳ, kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ in ra bảng in chi tiết TK 1111, bảng in tổng hợp TK1111. Kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 in ra bảng in chi tiết TK 131, bảng in chi tiết TK 5112, bảng in tổng hợp TK 131, bảng in tổng hợp TK 5112.