b. Chức năng của từng bộ phận
2.3.3.1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty: a Bán lẻ
a. Bán lẻ
Khi khách hàng đến mua hàng, nếu khách hàng biết rõ về sản phẩm nước mắm như độ đạm, thể tích, thì nhân viên bán hàng sẽ lấy ngay sản phẩm giao ngay cho khách hàng và nhận tiền. Nếu khách hàng chưa biết mua loại nào thì nhân viên bán hàng sẽ tư vấn. Khách hàng nào cần lấy hóa đơn thì nhân viên bán hàng xuống phòng kinh doanh để lập. Để theo dõi số lượng hàng bán ra hàng ngày nhân viên bán hàng có sổ bán hàng. Cuối ngày nhân viên bán hàng tổng cộng số trong sổ bán hàng, lập bảng kê bán lẻ giao cho bộ phận kế toán đồng thời nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.
b. Bán buôn
Nhận đơn đặt hàng và xử lý
Thơng thường khách hàng có nhu cầu sẽ gọi điện thoại hoặc fax đến cơng ty. Phịng kinh doanh có bố trí một nhân viên nhận tin chuyên nhận điện thoại đặt hàng
của khách. Khách hàng là các công ty lớn hay đặt hàng qua fax, do máy fax để ở phòng tổ chức nên sẽ có một nhân viên ở phịng này nhận và chuyển sang cho nhân viên nhận tin.
Đối với những khách hàng quen đã biết giá, ký mã hiệu sản phẩm thì việc đặt hàng khá đơn giản. Nếu thanh tốn ngay thì nhân viên nhận tin sẽ trả lời nhận đặt hàng của khách, hỏi cụ thể thời gian giao hàng. Với những khách hàng mua chịu thì nhân viên nhận tin sẽ báo cho trưởng phòng kinh doanh để xem xét có nhận hay không.
Những khách hàng mới trực tiếp đến cơng ty thì nhân viên kinh doanh trước tiên là giới thiệu sản phẩm, đưa bảng giá bán buôn để khách hàng lựa chọn. Khách hàng đồng ý mua hàng thì hai bên sẽ thỏa thuận các điều khoản và thiết lập hợp đồng mua bán.
Trường hợp khách hàng ở xa qua giới thiệu gọi đến cơng ty thì nhân viên nhận tin sẽ ghi lại địa chỉ cụ thể để sắp xếp gửi catalogue, bảng giá, qua đường bưu điện cho khách hàng tham khảo. Khách hàng đồng ý lựa chọn sản phẩm thì gọi điện phản hồi và hai bên bắt đầu trao đổi cụ thể về các điều kiện mua bán: giá cả, số lượng, phương thức thanh tốn…để cơng ty lập hợp đồng. Hợp đồng lập xong sẽ fax sang cho khách hàng ký, mỗi bên giữ 1 bản.
Xét duyệt bán chịu:
Công ty chỉ áp dụng bán chịu cho những khách hàng thỏa mãn những điều kiện sau:
- Là những khách hàng truyền thống. - Có uy tín trong thanh tốn.
- Doanh số tiêu thụ hàng của công ty cao.
- Tùy vào chiến lược của công ty trong từng giai đoạn.
Căn cứ vào quan hệ và những hiểu biết về khách hàng, công ty sẽ xác định mức dư nợ cho phép đối với từng khách hàng, đây là cơng việc của trưởng phịng kinh doanh phối hợp với kế tốn cơng nợ. Mức dư nợ cho phép sẽ được ghi vào hợp đồng giữa hai bên chuyển lên cho giám đốc ký duyệt. Sau này khi khách hàng tiếp
tục giao dịch thì việc xét duyệt bán chịu do trưởng phòng kinh doanh duyệt. Thông thường công việc này được giải quyết nhanh để phản hồi lại cho khách hàng.
Giao hàng cho khách
Những khách hàng có u cầu cơng ty vận chuyển hàng tận nơi thì cơng ty bố trí vận chuyển bằng xe tải của các chủ xe mà công ty đã ký hợp đồng dài hạn. Nhận được cuộc gọi đặt hàng từ khách thì trưởng bộ phận bán hàng sẽ sắp xếp lô hàng của khách theo từng khu vực tuyến đường, trọng tải của xe cụ thể vào sổ đăng ký hàng. Lên kế hoạch thời gian vận chuyển để đảm bảo giao hàng cho khách nhanh nhất. Thơng thường thì 2 đến 3 ngày, ở xa thì chậm nhất là 7 ngày. Trường hợp đặt hàng của khách không đủ trọng tải xe thì cơng ty bố trí gom lơ hàng đó vào tuyến gần nhất với địa điểm giao hàng.
Khi đã xác định số lượng xe cần, thời gian chuyển đi thì trưởng bộ phận bán hàng lập lệnh xuất hàng báo xuống kho để chuẩn bị hàng và gửi cho người vận tải để biết gửi cho khách hàng nào, số lượng bao nhiêu. Đến thời điểm đã thông báo, người vận tải sẽ lên phòng kinh doanh lấy cả lệnh xuất hàng, 1 liên của hóa đơn và xuống kho lấy hàng. Những khách hàng đến cơng ty lấy hàng thì khơng cần phải lập lệnh xuất hàng mà chỉ cần cầm hóa đơn đỏ xuống kho lấy hàng.
Lập hóa đơn bán hàng
Với những khách hàng ở gần trực tiếp đến nhân viên nhận tin sẽ nhập vào máy thông tin về mua hàng của khách rồi viết vào hóa đơn giao cho khách. Khách hàng cầm hóa đơn xuống kho nhận hàng.
Những khách hàng mà công ty phải vận chuyển hàng đến thì sau khi gởi lệnh xuất hàng xuống kho để thủ kho chuẩn bị hàng thì trên phịng kinh doanh nhân viên nhận tin sẽ lập hóa đơn. Khi người vận tải đến thì phịng kinh doanh sẽ giao liên của hóa đơn: hóa đơn đỏ để giao cho khách. Hóa đơn xanh giao cho thủ kho để ghi thẻ kho. Đây là chứng từ làm căn cứ để kế toán nhập liệu vào sổ chi tiết.
Nhận tiền thanh toán
Đối với những khách hàng quen thanh toán ngay hoặc khách hàng mua nợ trả tiền nhưng không trực tiếp đến công ty trong khu vực Nha Trang thì phịng kinh
doanh sẽ cử nhân viên đi thu tiền (nhân viên nhận tin). Những khách hàng mua chịu trả tiền với số tiền không lớn lắm (dưới 5 triệu) nhưng ở xa thì cơng ty sẽ ủy quyền cho người vận tải thu tiền. Trường hợp thanh tốn số tiền lớn thì cơng ty u cầu khách hàng chuyển khoản qua ngân hàng. Những khách hàng mới ở xa thì cơng ty luôn yêu cầu chuyển khoản trước khi giao hàng, khi nào ngân hàng gửi thơng báo thì cơng ty sẽ chuyển hàng. Nhận được giấy báo có từ ngân hàng do khách hàng chuyển tới thì kế tốn thanh tốn sẽ hạch toán vào sổ sách liên quan.
Nhân viên thu tiền và người vận tải sau khi thu tiền của khách mua chịu xong đem nộp cho thủ quỹ.
Trường hợp khách hàng hủy đặt hàng hoặc trả lại hàng
Những khách hàng ở gần thì việc hủy đặt hàng thường được khách hàng báo sớm nên công ty dễ dàng hơn trong việc giải quyết. Riêng với những khách hàng ở xa nếu hủy đặt hàng mà hàng đã chuyển đi thì cơng ty sẽ liên lạc với những khách hàng quen gần khu vực đó xem có thể mua hộ không, nếu không công ty chấp nhận chuyển hàng về. Khi đó phòng kinh doanh sẽ hủy hóa đơn và báo cho phịng kế tốn biết điều chỉnh. Khách hàng sẽ phải chịu mọi tổn thất. Nếu hợp đồng đó lớn, khách hàng không chịu sẽ dựa vào hợp đồng ra tòa để xử lý.
Khách hàng trả lại hàng cho cơng ty thì cơng ty phải kiểm tra lại chất lượng lơ hàng xem có đúng như phản ánh của khách hàng không. Lập biên bản giao nhận hàng trả lại mỗi bên giữ 1 bản, ghi vào hóa đơn của khách hàng mua lơ hàng đó lượng trả lại. Kế toán căn cứ vào biên bản và hóa đơn khách hàng trả ghi giảm phải thu.
Xóa nợ phải thu
Trường hợp những khách hàng quá thời hạn thanh toán cam kết đã lâu mà chưa thanh tốn, thì kế tốn cơng nợ in các bảng in chi tiết 131 của khách hàng đó và hợp đồng có quy định thời hạn nợ do giám đốc duyệt, lập biên bản xử lý nợ khó địi chuyển lên kế tốn trưởng, trưởng phịng kinh doanh cùng giám đốc xem xét.