- Chứng từ được lập có căn cứ vào những cơ sở hợp lý.
3.2 kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần thủy sản 584 Nha Trang.
ty cổ phần thủy sản 584 Nha Trang.
Công tác kiểm sốt cho chu trình này được thực hiện tốt. Tuy nhiên, theo em vẫn có những sai sót trong hệ thống cần thay đổi để hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng phát huy hiệu quả hoạt động của mình. Sau đây là những kiến nghị của em để hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại cơng ty qua việc tìm hiểu thực trạng của cơng ty.
Giải pháp 1: Hồn thiện việc phân chia trách nhiệm
Cách thực hiện:
- Công ty nên tách rời rõ ràng nhiệm vụ của các nhân viên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh nên chỉ cử một người chun ghi hóa đơn khơng làm việc khác để tập trung ghi hóa đơn chính xác kiểm tra kỹ trước khi đưa cho kế toán nhập liệu tránh sai sót.
- Cơng ty nên tách rời thủ quỹ và kế toán thanh toán. Cịn nếu khơng muốn phải th thêm một kế toán thanh toán nữa mà vẫn đảm bảo các dữ liệu của thủ quỹ là chính xác thì cơng ty cần thực hiện các biện pháp:
Bất kỳ một khoản tiền nào ghi vào sổ cũng phải có chứng từ chứng minh là phiếu thu hay giấy báo có. Các phiếu thu công ty thường được lập trên cơ sở bảng kê bán lẻ, biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu cơng nợ kèm sổ thu tiền. Do đó thủ tục kiểm sốt cho mục tiêu này chỉ cần kiểm tra từ phiếu thu truy ngược ra bảng kê của bên nào, biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu cơng nợ của khách hàng nào. Đối với các khoản chiết khấu thì có quy định trong hợp đồng nhưng trong năm giao dịch công ty vẫn áp dụng tỷ lệ cao hơn cho khách
hàng. Tỷ lệ này do phòng kinh doanh quyết định tùy thuộc vào chính sách kích thích khách hàng của phịng kinh doanh . Để kiểm sốt tỷ lệ này cơng ty nên đưa ra quy chế rõ ràng quá bao nhiêu phần trăm thì phải báo lại với giám đốc. Ví dụ nếu tăng chiết khấu so với hợp đồng từ 2% trở lên thì phải có xét duyệt và chữ ký của giám đốc.
- Không nên để trưởng bộ phận bán hàng kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, nên phân chia trách nhiệm cho các nhân viên khác trong phịng kinh doanh để tránh gian lận.
- Cơng ty nên xây dựng bảng mơ tả cơng việc cho phịng kinh doanh bằng việc thiết kế bảng công việc nhưng dưới dạng văn bản phải có chữ ký của trưởng phòng và các nhân viên xác nhận vào đó ghi rõ họ tên của từng nhân viên và công việc hàng ngày cần làm để phân chia trách nhiệm rõ ràng tránh người này làm việc của người kia hay một người làm nhiều việc chịu trách nhiệm đúng người nếu xảy ra sai sót.
Chi phí: Khơng tốn chi phí
Đánh giá giải pháp: Giúp nhà quản lý hạn chế được gian lận, làm rõ trách
nhiệm của các nhân viên trong công ty.
Giải pháp 2: Hoàn thiện về việc bảo vệ tài sản
Cách thực hiện
- Các khoản tiền thu từ bán hàng phải được phân loại đúng: Kế tốn của cơng ty phải đảm bảo rằng khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng không thể nhầm sang tiền mặt.
- Nên quy định phịng kinh doanh cứ lập bao nhiêu hóa đơn thì lập bảng kê tất cả các hóa đơn đã lập chuyển sang cho kế tốn cơng nợ 131, kế tốn cơng nợ 131 đối chiếu các hóa đơn đã nhận với bảng kê. Cơng ty có thể quy định đủ 100 hóa đơn hoặc 1 tháng phải lập bảng kê chuyển sang cho kế tốn cơng nợ 131 để đối chiếu vì lượng hóa đơn trong ngày nhiều, thủ tục này giúp kiểm tra được tất cả các hóa đơn tránh việc thiếu sót, đảm bảo việc ghi nhận doanh thu đầy đủ.
- Nên cử ra một nhân viên kiểm tra bảng kê của nhân viên bán lẻ tháng hoặc hàng quý bằng cách kiểm tra lượng hàng thực tế tại cửa hàng đối chiếu với lượng hàng mà nhân viên bán lẻ kê khai. Thỉnh thoảng công ty nên kiểm tra đột xuất để phát hiện gian lận nếu có.
- Nên tổ chức kiểm kê quỹ cuối mỗi tháng hoặc quý để tránh rủi ro và gian lận do thủ quỹ gây ra vì mục đích cá nhân. Thỉnh thoảng cơng ty nên tiến hành kiểm quỹ đột xuất.
- Mặc dù hạn mức bán chịu áp dụng cho khách hàng đã quy định cụ thể trong hợp đồng nhưng vẫn có trường hợp số nợ của khách hàng vượt mức cho phép. Trong trường hợp này trưởng phòng kinh doanh nên xin ý kiến của giám đốc lập biên bản xác nhận có chữ ký của khách hàng và giám đốc đồng thời trong biên bản quy định mức phạt nếu đúng thời hạn khách hàng không trả để tránh việc khách hàng muốn dây dưa gia tăng thêm hạn mức nợ để chiếm dụng vốn.
Chi phí: Khơng tốn chi phí.
Đánh giá giải pháp: Bảo vệ được tài sản của đơn vị tránh thất thoát do sự
gian lận hoặc bất cẩn của nhân viên.
Giải pháp 3: Hoàn thiện về tổ chức chứng từ
- Phiếu xuất kho, nhập kho, lệnh xuất hàng đánh số trước để dễ dàng kiểm tra đối chiếu.
Chi phí: Khơng tốn chi phí.
Đánh giá giải pháp: Đảm bảo để các chứng từ khi cần có thể kiếm tra đối
chiếu chính xác và khơng tốn thời gian.
Giải pháp 4: Hồn thiện về phương pháp hạch tốn
- Doanh thu bán vật tư hỏng nên hạch toán vào thu nhập khác 711. Chi phí: Khơng tốn chi phí vì nhân viên phịng kế tốn có thể làm.
Đánh giá giải pháp:. Đảm bảo hạch toán đúng quy định để phản ánh đúng
thơng tin trên báo cáo tài chính.
Giải pháp 5: Kiểm sốt chặt hơn nguồn dữ liệu và q trình nhập liệu