b. Chức năng của từng bộ phận
2.3.3.4 Các bảng câu hỏi thiết lập để tìm hiểu về thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền tại công ty:
bán hàng thu tiền tại cơng ty:
Để tìm hiểu về hệ thống KSNB và thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền được thiết lập tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang em đã sử dụng hệ thống bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng “Có - Khơng” để thu thập thông tin .
Bảng 2.1: Bảng câu hỏi về nghiệp vụ bán hàng
Bước cơng việc Có Không Nhận xét
1. Công ty có kế hoạch tiêu thụ sản
phẩm khơng? X
Có kế hoạch tiêu thụ do phòng Kinh doanh lập. 2. Khách hàng có thể đặt hàng bằng
cách:
+ Thông qua nhân viên công ty. + Gửi fax, gửi mail.
+ Đến trực tiếp tại công ty. + Các cách khác....
X
Khách hàng có thể đặt hàng bằng nhiều cách.
3. Cơng ty có cơng khai giá của các sản
phẩm không ? X
Thông qua bảng giá bán lẻ tại cửa hàng bán lẻ và bảng giá bán buôn.
4. Hợp đồng kinh tế có được xem xét
trước khi ký duyệt không ? X
Xem xét kỹ bởi những người có thẩm quyền. 5. Số lượng hàng xuất giao đúng với số
lượng trên hợp đồng không ? X
Giao hàng đúng với số lượng trên hợp đồng. 6. Tất cả các HĐBH được lập dựa vào
căn cứ hợp lý không? X
Hóa đơn được lập dựa vào các chứng từ chứng minh sự phát sinh của nghiệp vụ 7.Bán chịu có được xét duyệt bởi người Xét duyệt bán chịu bởi
có thẩm quyền khơng? X những người có thẩm quyền.
8. Xét duyệt bán chịu có dựa vào căn cứ
hợp lý khơng? X
Có cơ sở hợp lý để phê chuẩn bán chịu.
9. Có kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn trước khi giao cho khách không?
X
Thông tin thiếu chính xác do sự bất cẩn của người lập hóa đơn.
10. Giá ghi trên hóa đơn có được xét
duyệt bởi người có thẩm quyền khơng? X
Giá cả được quản lý chặt chẽ.
11. Hàng tháng có gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng không?
X
Một năm hai lần đối chiếu công nợ khách hàng.
12. Nhận hàng bị trả lại có sự phê duyệt
của người có thẩm quyền khơng? X
Có sự giám sát hàng bị trả lại.
13. Các chứng từ về hàng bán bị trả lại hay xóa nợ phải thu có được lập chính
xác khơng? X
Khi có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại hay xóa nợ phải thu phải có chứng từ chứng minh.
14. Ln ln có sự xác nhận của khách
hàng vào biên bản đối chiếu công nợ? X
Chứng từ có chữ ký của khách hàng.
15. Có sự phân cơng trách nhiệm rõ ràng giữa nhân viên phòng kinh doanh khi
thực hiện bán hàng - lập hóa đơn khơng? X
Một nhân viên có thể đảm nhận nhiều công việc.
Bảng 2.2: Bảng đánh giá thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng
Hoạt động kiểm soát
Bán chịu Hàng trả lại Xóa nợ phải thu
Ủy quyền
và xét duyệt