- Được lập dựa vào hợp đồng
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu:
2.3.4.1 Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ trong công ty
Nền kinh tế ngày càng phát triển và nhất là trong giai đoạn nước ta đã được gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO, đòi hỏi các doanh nghiệp ngày càng phải nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng qui mô. Muốn vậy, bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải duy trì cơng tác kiểm tra, kiểm sốt trong suốt quá trình thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình bởi kiểm tra, kiểm sốt là một chức năng quan trọng của quản lý. Nó khơng chỉ hịa vào một giai đoạn của q trình mà có thể nói ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm tra, kiểm sốt.
Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song quan trọng nhất phải kể đến là công tác tổ chức và thiết lập hoạt động kiểm soát. Mà điều này lại phụ thuộc hoàn toàn vào quan niệm và phong cách điều hành của nhà quản lý. Nếu đơn vị có hệ thống kiểm sốt nội bộ chặt chẽ thì ngăn chặn và phát hiện các gian lận, sai sót trọng yếu cũng như bảo đảm thực hiện được các mục tiêu của đơn vị. Ngược lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ mặc dù đã được hình thành nhưng những hoạt động và thủ tục kiểm tra, kiểm sốt khơng được kết hợp lại thành một
hệ thống hồn chỉnh thì nhiều khi các thủ tục và quy trình đặt ra chỉ mang tính hình thức, không phát huy hết hiệu quả thực sự mà người quản lý cần.
Qua một thời gian ngắn thực tập với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cơ chú phịng kế tốn để tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty. Bằng những gì tìm hiểu và quan sát trong thời gian thực tập, em nhận thấy hệ thống kiểm sốt nội bộ trong cơng ty biểu hiện ở những mặt sau:
ƯU ĐIỂM
- Ban giám đốc công ty là những người gương mẫu, năng động, nhiệt tình, có năng lực quản lý, năng lực chuyên môn rất tốt, đồng thời rất am hiểu về lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là điều kiện rất thuận lợi để ban giám đốc cơng ty đề ra các thủ tục, chính sách hợp lý, khơng ngừng củng cố và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm quản lý, kiểm soát ngày càng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, tạo môi trường làm việc văn minh, lành mạnh.
- Lực lượng cán bộ cơng nhân viên năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, chuyên môn tốt, không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức nghiệp vụ, ý thức làm việc tập thể cao và có sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau cũng như giữa các phòng ban với Ban lãnh đạo trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Chính sự đồng lịng nhất trí và chấp hành nghiêm chỉnh các qui định của Ban lãnh đạo nên hoạt động của công ty luôn diễn ra sn sẻ, nhất qn và đồng bộ. Đó cũng chính là bằng chứng chứng minh một sự thành công của hệ thống kiểm sáot nội bộ của công ty.
- Cơ cấu tổ chức của công ty gọn nhẹ đã phát huy tác dụng của nó trong cơng tác kiểm sốt hoạt động của mọi bộ phận. Việc kiểm soát được thực hiện xuyên suốt từ giám đốc xuống trưởng phòng và đến các nhân viên tạo nên sự nhất quán trong cách thực hiện cơng việc. Giữa các phịng ban có mối quan hệ thuận lợi để hồn thành cơng việc.
- Các chính sách, thủ tục ở công ty rất rõ ràng, cụ thể, các quy định ở mọi phòng ban đều được phổ biến rộng rãi. Ở đây, Ban giám đốc cơng ty có thể giảm
bớt cơng việc kiểm sốt của mình bằng cách ủy quyền cho các Phó giám đốc, trưởng phịng. Việc kiểm sốt được thực hiện bởi những nhà quản lý có trách nhiệm năng lực từ các trưởng phịng, từ Phó giám đốc đến Ban giám đốc trong cơng ty đã hạn chế rất nhiều những gian lận và sai sót có thể xảy ra.
- Sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình thực hiện. Bên cạnh đó, chính sách thưởng phạt cơng minh làm tăng hiệu quả hoạt động của công việc.
- Môi trường làm việc thoải mái, tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân và những yêu cầu đạo đức nghề nghiệp cần thiết đã góp phần hạn chế các gian lận, sai sót xảy ra.
- Công ty thường xuyên cập nhật các thông tư, chuẩn mực kế toán mới, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên. Chính việc huấn luyện, đào tạo, nâng cao đã phát huy kỹ năng và năng lực của nhân viên trong q trình thực hiện cơng việc, tạo nên hiệu quả hoạt động và hạn chế nhiều sai sót, giảm được khối lượng công tác kiểm soát cho nhà quản lý.
HẠN CHẾ
- Một là, những quy định chưa thành văn bản, chỉ tồn tại như một thói quen và các mệnh lệnh được phổ biến qua hình thức truyền miệng. Chính điều này dẫn đến tình trạng, đơi lúc nhân viên thực hiện sẽ qn hoặc khơng nhớ cụ thể mình sẽ thực hiện theo tiến trình như thế nào thì lúc đó sai sót là điều khơng thể tránh khỏi.
- Hai là, công tác kiểm tra, kiểm soát chưa được chú trọng đúng mức trong việc bảo đảm ngăn chặn và hạn chế các gian lận, sai sót. Việc kiểm tra, kiểm kê tuy được thực hiện định kỳ về cơ bản chỉ mang tính chất hình thức, thủ tục, chưa thực sự có chiều sâu. Bởi lẽ, chỉ khi nào xảy ra sự không cân đối giữa các chứng từ, sổ sách thì mới tiến hành kiểm tra, kiểm kê. Nếu công tác này tiến hành một cách có hiệu quả thì sẽ ngăn chặn các gian lận, sai sót ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh.
- Ba là, mặc dù Cơng ty có một đội ngũ cơng nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, ý thức kỷ luật cao, chấp hành đúng những thủ tục quy định do công ty đề ra. Đây là kết quả của sự nổ lực không ngừng của ban lãnh đạo công ty trong công tác
quản lý của mình. Tuy nhiên, vẫn cịn một số nhân viên của cơng ty cịn hạn chế và thiếu sức trẻ nên sự năng động trong công việc không cao.