b. Chức năng của từng bộ phận
LƯU ĐỒ 2.1: QUY TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ BÁN LẺ TẠI CÔNG TY
Bán buôn
Khách hàng gọi điện thoại hoặc fax đến, nhân viên nhận tin nhận và báo cáo lên trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng đã ký giữa khách hàng và công ty xem xét bán chịu. Nếu đồng ý báo cho nhân viên nhận tin báo lại cho khách đồng thời báo xuống cho trưởng bộ phận bán hàng sắp xếp. Đơi khi trưởng phịng kinh doanh ủy quyền cho trưởng bộ phận bán hàng xét duyệt. Sắp xếp theo xe, khu vực phù hợp thì trưởng bộ phận bán hàng lập lệnh xuất hàng làm 3 liên: 1 liên giao cho thủ kho chuẩn bị hàng, 1 liên giao người vận tải để biết tổng lượng hàng cần chuyển, 1 liên lưu.
Nhân viên nhận tin nhận lệnh xuất hàng từ trưởng bộ phận bán hàng cùng với bảng giá bán buôn cụ thể từng khu vực, từng nhóm khách hàng làm cơ sở lập hóa đơn. Hóa đơn lập thành 3 liên. Phịng kinh doanh chuyển xuống cho thủ kho lệnh xuất hàng liên 3, hóa đơn GTGT liên 3. Thủ kho chuẩn bị hàng. Hóa đơn GTGT liên 1 để nhân viên nhận tin nhập vào máy, sau đó chuyển sang kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 lập biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu cơng nợ làm 2 bản, sau đó chuyển lại phịng kinh doanh. Trưởng bộ phận bán hàng liên hệ người vận tải. Người vận tải sẽ nhận hóa đơn GTGT liên 2, lệnh xuất hàng liên 2, cả hai biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu công nợ xuống kho nhận hàng. Thủ kho ký vào cả hai lệnh xuất hàng liên 2 và liên 3, trả lại người vận tải liên 2, căn cứ vào hóa đơn GTGT 3, lệnh xuất hàng 3 ghi vào thẻ kho.
Người vận chuyển giao hàng, hóa đơn GTGT liên 2 cho khách, cùng với khách ký vào 2 biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu công nợ, 1 liên đưa khách hàng giữ, 1 liên đưa cho kế tốn cơng nợ. Căn cứ vào hóa đơn GTGT liên 1 và biên bản về việc giao nhận hàng hóa kiêm đối chiếu cơng nợ, kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 nhập liệu vào phần mềm kế toán MISA phân hệ bán hàng và vào Exel để nhập liệu vào báo cáo kho và bảng theo dõi nhập – xuất – tồn, sau đó dữ liệu tự động chuyển bảng kê 4 và nhật ký bán hàng trên Exel. Sau đó, trả lại hóa đơn cho phịng kinh doanh.
Kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 xuống nhận hóa đơn liên 3 của thủ kho để lưu. Cuối kỳ kế toán hàng hóa kiêm cơng nợ 131 in ra bảng in chi tiết TK 5111, bảng in tổng hợp TK5111, bảng in chi tiết TK 131, bảng in tổng hợp TK 131 Báo cáo kho, Nhật ký bán hàng, Bảng kê 4. .