b. Chức năng của từng bộ phận
2.3.3.2 Quy trình luân chuyển và xử lý nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Khách hàng có nhu cầu đến cửa hàng mua, đề nghị mua hàng của khách sẽ được nhân viên bán hàng đáp ứng. Khách hàng trả tiền hàng nhân viên bán hàng nhận. Nếu khách hàng muốn lấy hóa đơn thì nhân viên bán hàng sẽ lên phịng kinh doanh yêu cầu nhân viên nhận tin viết hóa đơn giao cho khách. Giá được ghi trong hóa đơn dựa vào bảng giá bán lẻ tại cửa hàng đã được trưởng phòng kinh doanh và giám đốc duyệt.
Sau mỗi lần bán, nhân viên bán hàng sẽ ghi vào sổ bán hàng số lượng hàng bán. Cuối ngày tổng cộng hàng bán ra, tính lượng hàng cịn tồn tại cửa hàng, tính tổng số tiền thu được trong ngày, lập bảng kê bán lẻ. Bảng kê bán lẻ lập làm 2 bản trong đó liệt kê các sản phẩm bán trong ngày, số lượng, đơn giá, tổng tiền, lượng tồn. Một bản chuyển sang cho thủ quỹ, một bản lưu.
Thủ quỹ kiểm tiền, đối chiếu với bảng kê bán lẻ. Sau đó thủ quỹ nhập liệu vào phiếu thu, sau đó máy tính in ra phiếu thu 3 liên, một liên lưu tại cùi, một liên giao cho nhân viên bán hàng, một liên sau này kẹp cùng bảng in chi tiết TK111. Phiếu thu sau 1 tuần thì được đưa cho kế tốn trưởng, giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ căn cứ phiếu thu ghi vào sổ quỹ, chuyển bảng kê bán lẻ cho kế toán hàng hố kiêm cơng nợ 131 và báo cáo kho, theo dõi nhập- xuất- tồn trên Exel. Sau đó Exel được thiết lập công thức sẽ tự động xử lý và chuyển số liệu từ báo cáo kho, bảng theo dõi nhập- xuất- tồn vào bảng kê số 4 và Nhật ký bán hàng. Nhân viên nhận tin căn cứ vào bảng kê bán lẻ, hóa đơn GTGT bán hàng mà khách đã lấy trừ ra để lập hóa đơn tổng hợp cho bán lẻ. Hóa đơn tổng hợp được lập 3 liên. Kế tốn thanh tốn sang lấy hóa đơn GTGT tổng hợp bán lẻ 3 và hóa đơn GTGT 3 từng khách lẻ cùng với phiếu thu đã lập để nhập liệu vào phần mềm kế toán phân hệ quỹ, phần mềm kế toán xử lý, đưa dữ liệu vào sổ sách liên quan. Sau đó chuyển bộ hóa đơn này cho kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 vào phần mềm, phân hệ bán hàng để nhập liệu. Phần mềm xử lý và chuyển dữ liệu vào sổ sách liên quan. Cuối kỳ sau khi kiểm tra đối chiếu, kế toán thanh toán in ra bảng chi tiết TK1111, bảng in tổng hợp TK 1111. Kế tốn hàng hóa kiêm cơng nợ 131 in báo cáo kho, bảng in chi tiết TK 5111, bảng in tổng hợp TK 5111, Bảng in chi tiết, tổng hợp TK131, Nhật ký bán hàng, bảng kê 4 .