Bảng 2.1: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của chi nhánh Hưng Yên
2.2.4 Quy trình xuất nhập hàng
Chi nhánh đã xây dựng chuẩn các quy trình xuất nhập hàng đối với từng kho, các quy trình này hướng dẫn thứ tự các công việc, đảm bảo các hoạt động được liên tục, công việc không phải lặp lại, mỗi khâu tự chịu trách nhiệm ở công đoạn mình làm và giảm thời gian đi lại, chờ đợi, hay khắc phục sai sót tại khâu của chính mình.
Hình 2.13: Quy trình nhập hàng kho thành phẩm
• Nhập hàng thành phẩm từ kho kế hoạch
Bước 1: Thủ kho lên kế hoạch nhận hàng thành phẩm theo ngày.
Bước 2: Gửi phiếu yêu cầu cho nhân viên nhập hàng chuyển sang thủ kho Trung chuyển (P Kế Hoạch), chuyển hàng sang kho thành phẩm.
Bước3: Lái xe nâng phòng kế hoạch chuyển hàng theo đúng yêu cầu sang kho thành phẩm, mỗi lần chuyển hàng đều giao phiếu pallet với nhân
Nhận chứng từ nhập hàng (Hóa đơn GTGT và biên bản giao hàng)
Kiểm tra, kiểm đếm hàng hóa
Ký xác nhận hóa đơn và biên bản giao nhận hàng
Tổ chức bốc xếp xuống hàng
viên nhận hàng. Sau mỗi chủng loại hàng hóa chuyển sang kiểm đếm số phiếu pallet và ký sổ giao nhận.
Bước 4: Cuối ngày thủ kho hai bên sẽ tổng kết sổ giao nhận hàng hóa, lập làm biên bản giao nhận hàng hóa ký xác nhận hai bên. Nhập chứng từ kho và lưu giữ biên bản.
• Quy trình nhận hàng từ nhà cung cấp (quy trình như nhập hàng của phòng kế hoạch)
Bước 1: Nhà cung cấp giao chứng từ cho kho
Tài xế chuyển chứng từ (hóa đơn GTGT, hoặc biên bản giao nhận) cho thủ kho nhận hàng.
Thủ kho tiếp nhận giao cho nhân viên nhận hàng sắp xếp xuống hàng. Bước 2: Thông báo cho xe vào vị trí xuống hàng.
Bước 3: Tổ chức bốc xếp xuống hàng: Lái xe nâng chuẩn bị pallet xuống hàng.
Bốc xếp xuống hàng hóa và sắp xếp theo quy cách pallet.
Lái xe nâng chuyển hàng hóa vào kho và để theo quy định của kho. Bước 4: Kiểm tra số lượng thực nhận
Nhân viên nhận hàng kiểm tra chất lượng hàng hóa giao nhận.
Nhân viên nhận hàng kiểm đếm hàng hóa giao nhận đối chiếu theo đúng hóa đơn GTGT hay biên bản giao nhận.
Bước 5: Ký xác nhận số lượng lên chứng từ Bước 6: Lập báo cáo nhập hàng:
Lập báo cáo nhập kho và chuyển hóa đơn GTGT lên phòng nghiệp vụ cho quản lý kho lập thủ tục nhập kho.
Quy trình xuất hàng kho thành phẩm:
Gồm các bước thực hiện:
Bước 1: Nhận chứng từ xuất hàng (Hóa đơn GTGT và biên bản giao hàng) Tiếp nhận chứng từ xuất nhập thành phẩm từ phòng Nghiệp Vụ. Bao gồm: Hóa đơn GTGT (xuất hàng cho đại lý hoặc xuất hàng đi các chi nhánh), Phiếu xuất kho điều chuyển nội bộ, phiếu xuất kho vật dụng.
Bước 2: Chuẩn bị thành phẩm xuất theo yêu cầu Kiểm tra số lượng tồn kho
Xác định số lượng xuất theo chứng từ trên nguyên tắc nhập trước xuất trước. Bước 3: Tổ chức bốc xếp thành phẩm lên xe.
Lái xe nâng chuyển pallet thành phẩm đưa lên xe.
Bốc xếp thành phẩm chất xuống xe: dùng tay bốc thành phẩm xếp xuống xe nhẹ nhàng không làm ảnh hưởng đến thùng thành phẩm.
Bước 4: Giám sát số lượng thành phẩm lên xe.
Nhân viên xuất hàng kiểm tra số lượng pallet thành phẩm lái xe nâng chuyển lên xe. Bảo vệ giám sát quá trình xuất hàng, kiểm đếm số lượng.
Bước 5: Ký xác nhận hóa đơn và biên bản giao nhận hàng
Sau khi kiểm tra đã giao nhận toàn bộ thành phẩm lên xe theo đúng chủng loại và số lượng trên chứng từ, thủ kho và bên nhận (tài xế) ký xác nhận số lượng giao nhận lên chứng từ (hóa đơn GTGT và biên bản giao hàng).
Thực hiện quy trình này giúp quản lý chặt chẽ hàng hóa, đảm bảo nguyên tắc xuất nhập hàng. Tuy nhiên nhiều thủ tục còn phải chờ đợi giữa các khâu, nếu một bước bị chậm chễ dẫn đến ùn tắc các các bước tiếp theo như bước 3: xe nâng vận chuyển hàng, khâu tổ chức bốc xếp hàng lên xuống xe có thời gian nhiều luôn phải chờ đợi.
Hình 2.14: Quy trình xuất hàng kho thành phẩm
Quy trình nhập hàng kho nguyên liệu
Bước 1: Nhà cung cấp giao chứng từ cho kho
Nhà cung cấp giao nguyên liệu phải đăng ký nhập hàng ở cổng bảo vệ khi giao hàng.
Bảo vệ ghi nhận các thông tin về xe giao hàng.
Tài xế chuyển chứng từ (hóa đơn GTGT, hoặc biên bản giao nhận) cho thủ kho nhận hàng.
Nhận chứng từ xuất hàng (Hóa đơn GTGT và biên bản giao hàng)
Tổ chức bốc xếp thành phẩm lên xe
Ký xác nhận hóa đơn và biên bản giao nhận hàng
Chuẩn bị thành phẩm xuất theo yêu cầu
Thủ kho tiếp nhận và sắp xếp xuống nguyên vật liệu. Bước 2: Thông báo cho xe vào vị trí xuống hàng. Gọi thông báo của bảo vệ cho xe vào nhập hàng. Bảo vệ cho xe vào trạm cân để cân xe
Bước 3: Thông báo KCS (nhân viên kiểm tra chất lượng) lấy mẫu Thủ kho thông báo KCS lấy mẫu
Hỗ trợ KCS trong việc lấy mẫu đối với những nguyên liệu số lượng lớn. Bước 4: Tổ chức bốc xếp xuống nguyên liệu:
Lái xe nâng chuẩn bị pallet xuống nguyên liệu.
Bốc xếp xuống hàng hóa và sắp xếp theo quy cách pallet.
Lái xe nâng chuyển hàng hóa vào kho và để theo quy định của kho. Bước 5: Kiểm tra số lượng thực nhận
Cho xe qua trạm cân lần 2 để xác định trọng lượng nguyên liệu, hàng hóa được giao.
Bước 6: Ký xác nhận số lượng lên chứng từ
Căn cứ vào số lượng và trọng lượng (phiếu cân) xác nhận trọng lượng thực nhận của xe nguyên liệu lên chứng từ.
Giao chứng từ (1 liên) cho tài xế và viết giấy ra cổng cho xe. Bước 7: Lập báo cáo nhập nguyên liệu:
Lập báo cáo nhập kho và chuyển hóa đơn GTGT lên phòng cho quản lý kho lập thủ tục nhập kho.
Hình 2.15: Quy trình xuất hàng kho nguyên liệu
Dựa vào kế hoạch sản xuất hàng ngày, Phòng sản xuất sẽ gửi bảng yêu cầu NVL (nguyên vật liệu, bột mì, nắm muối, đường, dầu…), bán thành phẩm (carton, film, vật tư khác) xuống các kho: Mã hàng hóa yêu cầu. Số lượng yêu cầu và thời gian yêu cầu cung cấp hàng hóa cho thủ kho.
Thủ kho nhận bảng yêu cầu vật tư, NVL của phòng Sản Xuất. Kiểm tra
Nhận yêu cầu từ bộ phận sản xuất
Kiểm tra tồn kho
Tổng hợp báo cáo xuất kho Chuẩn bị
Vận chuyển giao cho sản xuất
số lượng hàng tồn thực tế trong kho, kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa đó. Thủ kho viết phiếu xuất hàng (2 liên) và yêu cầu phụ kho, bốc xếp hàng hóa, NVL theo đúng phiếu xuất kho, đúng chủng loại hàng hóa, số lượng và thực hiện theo nguyên tắc nhập trước xuất trước ra Pallet riêng.
Sau khi thủ tục sắp xếp hàng hóa hoàn tất thủ kho giao lái xe nâng chuyển pallet NVL, hàng hóa cho phòng sản xuất. Phòng sản xuất kiểm tra NVL, hàng hóa.
Ký xác nhận giữa 2 bên vào phiếu xuất hàng. Giao 1 phiếu cho phòng sản xuất, 1 phiếu thủ kho giữ lại.
Tóm lại, quy trình xuất nhập hàng ở các kho được xây dựng một cách hoàn thiện, quản lý chặt chẽ hoạt động xuất nhập hàng. Tuy nhiên có quá nhiều bước, thông qua nhiều người quản l dẫn đến các công việc mất nhiều thời gian phải chờ đợi giữa các bước.