5. Kết cấu của đề tài
3.3.2. Hoàn thiện quy trình chi trả
3.3.2.1. Công tác quản lý đối tượng chi trả
Thực hiện đối chiếu hồ sơ đối tượng đang quản lý với danh sách chi trả hàng tháng để đảm bảo đối tượng có trong danh sách chi trả và hồ sơ quản lý đối tượng khớp nhau về họ tên, số sổ BHXH, mức tiền được hưởng.
Đối với những hồ sơ nhận bàn giao từ ngành LĐTB&XH phải tiến hành kiểm tra, rà soát lại hồ sơ. Kịp thời bổ sung, hoàn chỉnh đối với những hồ sơ còn thiếu. Kiên quyết cắt, giảm chế độ hưởng BHXH đối với những hồ sơ có sai sót hoặc có hành vi giả mạo hồ sơ. Kịp thời kiến nghị với cơ quan pháp luật để xử lý những hành vi gian lận trong việc hưởng các chế độ BHXH.
Đối với hồ sơ duyệt mới cần phải thực hiện đúng quy trình lập,. kiểm tra và thẩm định hồ sơ theo ba cấp: Đơn vị sử dụng lao động ra quyết định cho người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, lập hồ sơ có liên quan của người lao động gửi cơ quan BHXH tỉnh, BHXH tỉnh kiểm tra, xác định chế độ, mức hưởng để ra quyết định. Định kỳ BHXH Việt Nam tổ chức kiểm tra và thẩm định lại các hồ sơ đã được cơ quan BHXH tỉnh xét duyệt.
Phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương để nắm bắt sự biến động của đối tượng hưởng chế độ BHXH trên địa bàn. Lập báo cáo tăng, giảm hàng tháng để có cơ sở in danh sách chi trả và cắt giảm đối tượng kịp thời.
3.3.2.2. Đảm bảo các điều kiện vật chất để thực hiện tốt công tác chi trả các chế độ BHXH
Hiện nay, hệ thống BHXH Việt Nam tổ chức chi trả các chế độ BHXH cho đối tượng chủ yếu bằng tiền mặt. Vì vậy để đảm bảo an toàn về tiền mặt trong chi trả cần phải trang bị cơ sở vật chất.
Đầu tư nâng cấp sửa chữa, mở rộng trụ sở BHXH tỉnh, huyện đảm bảo có đủ điều kiện làm việc cho cán bộ công chức và đảm bảo an toàn về tài sản, tiền mặt và sổ sách, chứng từ báo cáo.
Trang bị đầy đủ các tủ, hòm, giá để lưu giữ chứng từ thanh toán của quá trình chi trả, báo cáo quyết toán tài chính.
Trang bị những dụng cụ đựng tiền như két, hòm sắt cho BHXH các tỉnh, huyện.
Trang bị két sắt cho các điểm chi trả có số lượng đối tượng đông, số tiền chi trả lớn hoặc những nơi có điều kiện cho trả không thuận lợi nhằm đảm bảo an toàn tiền mặt trong quá trình chi trả.
Thuê phương tiện vận chuyển chuyên dùng, thuê lực lượng áp tải tiền từ Ngân hàng đến các địa điểm chi trả.
3.3.2.3. Đa dạng phương thức chi trả
Ở Việt Nam vẫn thực hiện phương thức chi trả truyền thống là chi trả trực tiếp và chi trả gián tiếp mà chủ yếu là tiền mặt. Như đã phân tích ở chương 2 cả hai phương thức chi trả này đều có những ưu nhược điểm riêng, gắn liền với biện pháp đảm bảo an toàn tiền mặt. Đa dạng các hình thức chi trả BHXH thông qua các trung gian là hợp với tiến trình phát triển trong tương lai của sự nghiệp BHXH, đồng thời cũng đáp ứng được nhu cầu xã hội hoá ngày càng cao của các mối quan hệ và giao lưu.
* Chi trả qua tài sản cá nhân (ATM)
Trong điều kiện hiện nay, hệ thống các tổ chức tín dụng đã phát triển mạnh cả về quy mô, chất lượng và hiệu quả. Mạng lưới ngân hàng đã bao phủ các địa bàn trong nước. Hàng loạt các dịch vụ tiện ích của ngân hàng đã được thực hiện và ngày càng tiếp cận được với các tầng lớp dân cư. Mặt khác đời sống cảu dân cư đã được nâng lên do đó khả năng sử dụng các dịch vụ ngân hàng hiện đại ngày càng trở nên phổ biến. Vì vậy phương thức chi trả trợ cấp BHXH qua tài sản cá nhân có tính khả thi và mang lại hiệu quả cao cũng như tiết kiệm chi phí, nhưng bất cập hiện nay tại địa bàn tỉnh tháI nguyên việc áp dụng phương thức này không được đông đảo đối tượng hưởng ứng. Cụ thể tại BHXH thành phố Thái Nguyên số đối tượng đồng ý nhận lương qua tài khoản cá nhân mới chỉ đạt dưới 100 người, ở Phổ yên mới được 01 người, các huyện khác không có đối tượng tham gia.
Nguyên nhân:
Chưa phù hợp với tập quán sinh hoạt của người dân Việt Nam nói chung và đối tượng hưởng các chế độ BHXH trên địa bàn Thái nguyên nói riêng.
+ Hệ thống ngân hàng ở Việt Nam mới chỉ phát triển mạnh ở các trung tâm đô thị,chưa vươn dài đến các vùng sâu, vùng xa để cung cấp các tiện ích cho khách hàng. Chi phí rút còn cao.
+ Sự phối hợp giữa các ngân hàng chưa cao do đó chỉ giao dịch được với hệ thống ngân hàng mà mình đăng ký.
+ Tính chính xác phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống ngân hàng + Khả năng nắm bắt đối tượng chi trả không được thường xuyên.
Để thực hiện phương thức chi trả này, BHXH Việt Nam cần phối hợp với hệ thống Ngân hàng vận động và hướng dẫn các đối tượng mở tài khoản cá nhân; đồng thời ký hợp đồng với ngân hàng quy định rõ trách nhiệm của các bên và thoả thuận Chi phí cho dịch vụ này để tổ chức thực hiện chu đáo. Quá trình sử dụng hình thức chi trả này cần phải làm thận trọng, có lộ trình phù hợp với tập quán của nhân dân và cơ sở hạ tầng của ngành ngân hàng. Trước mắt nên áp dụng thí điểm ở các thành phố lớn như Hà Nội, Hải phòng, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh nơi mà trình độ nhận thức, lối sống của các đối tượng cũng khá hiện đại, số lượng chi trả tiền lớn, hệ thống các ngân hàng phát triển mạnh tới tận phường, xã. Sau đó tổng kết, rút kinh nghiệm và hoàn thiện và nhân rộng ra toàn quốc.
Ngoài ra, tôi đề xuất phương án: Chi trả qua hệ thống bưu điện
Hiện nay hệ thống bưu điện đang phát triển rất mạnh mẽ, ngoài các bưu cục cấp tỉnh và huyện, tổng công ty Bưu chính viễn thông còn xây dựng và phát triển mạnh điểm bưu điện văn hoá xã. Tại các điểm phục vụ, Tổng công ty Bưu chính viễn thông đã cung cấp các dịch vụ gửi thư, gửi bưu phẩm, lắp đặt điện thoại và chuyển tiền. Dịch vụ chuyển tiền hiện nay đang là một trong những dịch vụ tài chính của tổng công ty Bưu chính viễn thông được đông đảo khách hàng sử dụng với ba loại hình: thư chuyển tiền, điện chuyển tiền, chuyển tiền nhanh. Trước sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống bưu điện trên toàn quốc, hình thức chuyển tiền qua bưu điện hoàn toàn có thể đáp ứng được công tác chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng của ngành BHXH đối với những xã vùng sâu vùng xa. Mặt khác, dịch vụ chuyển tiền tận nhà
của bưu điện cũng đáp ứng được nguyên tắc chi trả tận tay, đủ số cho các đối tượng hưởng thụ BHXH.
Đối tượng hưởng chế độ BHXH phân bố không đều, chủ yếu tập trung ở trung tâm các đô thị, còn ở các xã vùng sâu, vùng xa đối tượng được hưởng chế độ BHXH rất ít, có những xã chỉ có 1 đến 2 đối tượng với số tiền chi trả rất ít. Địa bàn của những xã này rất phức tạp, thiên nhiên khắc nghiệt gây không ít khó khăn cho công tác chi trả. Chẳng hạn như xã Sảng mộc thuộc huyện Võ Nhai chỉ có bẩy đối tượng với số tiền chi trả là trên 13 triệu đồng. Xã ở xa trung tâm huyện tới 20km đường dốc, đi về phải mất cả ngày đường. BHXH huyện đã tổ chức chi trả trực tiếp cho đối tượng này nhưng có khi đến chi trả thì đối tượng đi làm nương ở xa không về nhận trợ cấp được, sau đó đối tượng lại về BHXH huyện để lĩnh. Chưa kể những đợt chi trả phải gặp thời tiết xấu như mưa, lũ lụt dẫn đến việc chi trả bị chậm lại. Vì vậy ngoài việc chi trả qua hệ thống ngân hàng, BHXH VN nghiên cứu và thực hiện chi trả BHXH qua hệ thống bưu điện đối với những xã vùng sâu vùng xa, số lượng, đối tượng ít và số tiền chi trả không nhiều.
Phương thức chi trả này có những ưu, nhược điểm sau đây: Ưu điểm:
+ Cơ quan BHXH và các đại lý chi trả không phải vận chuyển một khối lượng tiền mặt lớn từ hệ thống Ngân hàng về cơ quan BHXH rồi về các đại lý chi trả do đó không phải chi phí vận chuyển, bảo quản, áp tải tiền.
+ Cơ quan BHXH không phải lo bố trí thời gian để phục vụ công tác chi trả.
+ Đối tượng chi trả không phải đến địa điểm chi trả để nhận tiền.
+ Cơ quan BHXH kiểm tra được sự có mặt, biến động của đối tượng thông qua chữ ký trên chững từ chuyển tiền do bưu điện chuyển lại.
+ Rất thích hợp với những điểm chi trả thuộc các xã vùng sâu vùng xa, số lượng , đối tượng ít và số tiền chi trả không nhiều.
+ Các dịch vụ chuyển tiền của bưu điện được triển khai trên toàn quốc do đó có thể thực hiện việc chi trả ở bất kỳ bưu cục nào gần nhất.
Nhược điểm:
+ Phí chuyển tiền còn cao so với hệ thống ngân hàng.
+ Cơ quan BHXH thường xuyên cập nhật địa chỉ của đối tượng. Trong trường hợp đối tượng thay đổi địa chỉ mà cơ quan BHXH không nắm bắt kịp thời thì rất khó khăn cho công tác chi trả và phát sinh chi phí.
Để thực hiện phương thức chi trả này, cơ quan BHXH ký hợp đồng với bưu cục địa phương trong đó quy định rõ ràng trách nhiệm của mỗi bên, mức phí chuyển tiền, mức bồi hoàn khi không thực hiện được công tác chi trả hoặc xảy ra mất tiền mỗi bên. Hàng tháng cơ quan BHXH chuyển tiền vào tài khoản của bưu cục hoặc mang tiền ra bưu cục (tuỳ theo số lượng tiền chi trả nhiều hay ít) cùng danh sách chi trả và địa chỉ của đối tượng theo từng xã để bưu cục thực hiện việc chuyển tiền. Định kỳ sau 5 đến 10 ngày cơ quan BHXH đến bưu cục nơi đăng ký chuyển tiền để thanh toán tiền và chi trả và nhận chứng từ.
3.3.2.4. Kiện toàn hệ thống đại diện chi trả ở cấp xã
Như chương 2 đã phân tích đại lý ở xã, phường, thị trấn có một ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý công tác chi trả các chế độ BHXH. Việc lựa chọn, ký hợp đồng và đào tạo các đại diện chi trả cần phải được thực hiện một cách thường xuyên. Hầu hết các đại diện chi trả đều do chính quyền sở tại giới thiệu và bảo lãnh. họ đều là những người nhiệt tình, tâm huyết và có tinh thần trách nhiệm. Nhưng tình cảm làng xóm vẫn bị chi phối trong hoạt động chi trả của họ khiến cho công tác chi trả chưa đạt hiệu quả cao. Vì vậy cơ quan BHXH cần phải có giải pháp để quản lý các đại lý chi trả này. Có hai phương án thực hiện:
Một là: thành lập đại diện BHXH huyện tại xã. Đại diện này có thể do BHXH huyện cử hoặc UBND xã giới thiệu để BHXH huyện lựa chọn. Đại
diện này không có tư cách pháp nhân nhưng chịu sự quản lý toàn diện của BHXH huyện về tổ chức, hoạt động, chế độ trách nhiệm, chính sách, kinh phí hoạt động và chịu sự quản lý hành chính của UBND xã. Đại diện này có nhiệm vụ:
- Quản lý thu nộp BHXH , chi trả các chế độ BHXH tại cấp xã, phường - Quản lý đối tượng hưởng BHXH trên địa bàn. Lập báo cáo tăng, giảm đối tượng hàng tháng, kiểm tra đối tượng thực tế với đối tượng theo danh sách chi trả và hồ sơ lưu.
- Quản lý, giám sát sự hoạt động của các đại lý chi trả trong địa bàn. BHXH Việt Nam sẽ quy định tiêu chuẩn lựa chọn đại diện chi trả và thực hiện trả lương.
Ưu điểm:
- Vì được lựa chọn theo tiêu chuẩn của cơ quan BHXH nên đảm bảo đủ năng lực phẩm chất làm việc.
- Cơ quan BHXH huyện trực tiếp chỉ đạo về công tác chuyên môn nghiệp vụ do đó công tác thu nộp, chi trả BHXH tại các xã sẽ được tiến hành đúng quy định.
- Uỷ ban nhân dân xã quản lý về mặt hành chính do đó tạo được mối quan hệ gắn bó với chính quyền địa phương.
Nhược điểm
- Phát sinh thêm biên chế và chi phí tiền lương, phúc lợi
- Đại diện chi trả chịu sự quản lý của hai cơ quan do đó sẽ có sự lẫn lộn, chồng chéo trong công tác chỉ đạo.
Hai là, thành lập ở Phường, xã một ban chi trả. Ban chi trả này gồm một Phó chủ tịch UBND phường, xã làm trưởng ban, một đại diện của Uỷ ban và kế toán của Uỷ ban. Việc chi trả diễn ra tại trụ sở Uỷ ban nhân dân xã, phường. Tiền chi trả không hết trong ngày sẽ được cất tại két của UBND phường, xã.
Ưu điểm:
- Bảo đảm an toàn tiền mặt, các thủ tục chi trả và nguyên tắc tài chính do Ban đại diện chi trả có trình độ chuyên môn.
- Chi trả diễn ra tại một địa điểm nhất định rất thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát công tác chi trả.
- Nắm chắc được đối tượng chi trả vì tất cả các thủ tục di chuyển, uỷ quyền, chết, hết hạn hưởng đều phải quan UBND xã, phường xác nhận, do đó báo cắt, báo giảm đối tượng đảm bảo chính xác kịp thời.
- Giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa cơ quan BHXH và chính quyền địa phương từ đó tranh thủ sự ủng hộ, giúp đỡ của họ.
- Cơ quan BHXH không quản lý nhiều đại lý chi trả trên cùng một địa bàn xã, phường. Chi phí trang bị các phương tiện bảo đảm an toàn tiền mặt giảm do sự tranh thủ được phương tiện sẵn có của phường.
Nhược điểm:
- Cần phải có sự ủng hộ, giúp đỡ của UBND tỉnh, thành phố để chỉ đạo UBND xã, phường thị trấn làm tăng hiệu lực pháp lý của công tác này.
- Thời gian chi trả sẽ diễn ra chậm do Ban chi trả phải tổ chức chi trả cho cả xã, phường.
- Một số phường, xã không muốn đảm nhận công tác chi trả vì bận các công tác khác của xã, phường và mức thù lao chi trả không đáng kể.