Hầu hết các cuộc khủng hoảng là khơng lường trước được. Chúng có thể xảy ra mọi nơi, mọi lúc và không loại trừ bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, điều này khơng có nghĩa là các tổ chức không thể thực hiện các biện pháp phòng ngừa khủng hoảng mà phải đợi tới khi khủng hoảng thực sự bùng nổ mới bắt tay vào hành động.
Trước khi một cuộc khủng hoảng có cơ hội trở thành hiện thực, chủ doanh nghiệp nên tính tốn sức ảnh hưởng của nó đến những nhân vật liên quan như nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay cơng chúng của mình. Để phịng ngừa một cuộc khủng hoảng, yếu tố quan trọng nhất chính là một kế hoạch hiệu quả. Bản kế hoạch phải có những mục tiêu cụ thể để định hướng hành động của doanh nghiệp. Trong giai đoạn khủng hoảng thì mục tiêu cần được doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu là bảo vệ các cá nhân như nhân viên, cơng chúng của mình khỏi tầm ảnh hưởng của khủng
Hoi Can Su FTU Hoi Can Su FTU Hoi Can Su FTU Hoi Can Su FTU Hoi Can Su FTU Hoi Can Su FTU
hoảng. Doanh nghiệp cũng nên đảm bảo các khách hàng trung thành nắm rõ được sự việc đang diễn ra. Ngoài ra, bản kế hoạch cần bao gồm các hành động cụ thể cần được tiến hành trong trường hợp xảy ra sự cố. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và không hoang mang khi phải đối mặt với khủng hoảng thực sự. Bên cạnh đó, một bản kế hoạch dự phòng cũng là điều cần thiết trong trường hợp kế hoạch đầu tiên hoạt động không hiệu quả.
Trong quá trình lên kế hoạch, doanh nghiệp cũng nên thành lập một nhóm đối phó khủng hoảng trong trường hợp khủng hoảng xảy ra thực sự. Về cơ bản, một nhóm đối phó khủng hoảng thường bao gồm thành viên đến từ các bộ phận quan hệ cơng chúng, tài chính, an ninh, nhân lực và pháp chế. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một lượng lớn thời gian bởi từng thành viên trong đội đã được giao một nhiệm vụ cụ thể tương ứng với chun mơn của mình. Tuy nhiên, thành phần của một đội xử lý khủng hoảng này không cố định mà thay đổi tùy từng trường hợp khủng hoảng khác nhau. Ví dụ như nếu doanh nghiệp phải đối phó với một cuộc khủng hoảng liên quan tới hệ thống máy tính thì bộ phận công nghệ thông tin cũng được triệu tập để hỗ trợ các bộ phận khác.
Tuy nhiên, việc lên kế hoạch và thành lập nhóm đối phó khủng hoảng sẽ khơng có giá trị nếu như chúng không trải qua các đợt kiểm tra. Để kiểm tra tính hiệu quả của kế hoạch và nhóm đối phó, tốt hơn hết doanh nghiệp nên tổ chức một số buổi diễn tập xử lý khủng hoảng truyền thông. Bằng cách này, các thành viên trong nhóm sẽ có cơ hội tham gia vào một môi trường thực tiễn, nơi mỗi người được trải nghiệm tình huống khủng hoảng thật sự từ đó rút ra được bài học cho mình và nâng cao hiệu quả của tồn đội.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên cẩn trọng với những biến cố đang diễn ra với các đối thủ cạnh tranh bởi khủng hoảng rất dễ dàng lan nhanh sang doanh nghiệp mình. Trường hợp điển hình là sự cố nước tương chứa 3-MCPD tại Việt Nam năm 2005. Nhãn hiệu Chinsu là nhãn hiệu đầu tiên bị phát hiện và sự việc còn ảnh hưởng tới nhiều nhãn hiệu uy tín khác làm hàng loạt các cơ sở sản xuất nước tương bị đóng cửa.
Hoi Can Su FTU Hoi Can Su FTU Hoi Can Su FTU Hoi Can Su FTU Hoi Can Su FTU Hoi Can Su FTU
Thêm vào đó, người phát ngơn chính thức của doanh nghiệp cũng cần được chỉ định trong giai đoạn này. Khi một cuộc khủng hoảng nổ ra, những người bị ảnh hưởng khơng chỉ có doanh nghiệp, các nhân viên hay cơng chúng mà các phương tiện truyền thơng cũng tham gia vào sự kiện. Phóng viên, nhà báo sẽ tìm mọi cơ hội để khai thác thơng tin từ phía doanh nghiệp và những nhân vật liên quan. Do đó, việc chuẩn bị sẵn người phát ngơn chính thức có ảnh hưởng đối với công chúng trước khi khủng hoảng xảy ra là vô cùng cần thiết. Điều này giúp cho doanh nghiệp phát ngôn một cách nhất quán và truyền tải thông điệp rõ ràng trước những câu hỏi, thắc mắc tới từ phía truyền thơng.
Tuy nhiên, trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ khả năng về nhân sự để có thể tự mình đối phó được với khủng hoảng một cách hiệu quả. Để đưa doanh nghiệp vượt qua cơn khủng hoảng an tồn địi hỏi nguồn lực có trình độ cao cũng như kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này. Chính vì vậy, hợp tác với một công ty chuyên môn giải quyết khủng hoảng là một biện pháp được khuyên dùng.