Nguồn: Tổng hợp ý kiến các chuyên gia Dựa theo ma trận các yếu tố nội bộ về phân phối ở bảng 2.4, các nhận xét sau được rút ra:
STT Các yếu tố bên trong chủ yếu
Tầm quan trọng
Phân
loại Tính điểm
1
Đội ngũ kinh doanh và hỗ trợ
kỹ thuật có năng lực 0.05 3 0.15
2 Sự hỗ trợ của các chuyên gia 0.05 3.5 0.175
3 Dịch vụ hỗ trợ phân tích 0.2 3.5 0.7
4
Năng lực xử lý đơn hàng và
giao hàng 0.05 2.5 0.125
5 Hệ thống quản lý sản phẩm 0.1 4 0.4
6 Năng lực giải quyết sự cố 0.1 3.5 0.35
7
Sản phẩm thân thiện với môi
trường 0.1 3.5 0.35
8 Hoạt động giới thiệu sản phẩm 0.05 2.5 0.125
9 Tên gọi sản phẩm phức tạp 0.1 2 0.2
10 Giá bán cao 0.2 2 0.4
Kết quả đánh giá tổng điểm đạt được là 2.975 > 2.5 cho thấy ATV mạnh về các yếu tố nội bộ.
Hệ thống quản lý sản phẩm là điểm mạnh nhất của ATV với điểm 4. Phần
mềm SAP giúp quản lý hiệu quả tình trạng của sản phẩm, số lơ sản xuất, thời hạn sử dụng, tồn kho và giao hàng, đảm bảo thơng tin chính xác, đầy đủ và nhanh chóng.
Tên gọi sản phẩm phức tạp (2 điểm) là một điểm yếu. Điều này dễ gây nhầm
lẫn cho hoạt động mua hàng và sử dụng sản phẩm.
Giá bán cao (2 điểm) được xem là điểm yếu. Giá cao ảnh hưởng đến quyết đinh mua đối với các khách hàng có nhu cầu chất lượng vừa phải.
Các yếu tố như sự hỗ trợ của các chuyên gia, dịch vụ hỗ trợ phân tích, năng lực giải quyết sự cố và sản phẩm thân thiện với môi trường là các điểm
mạnh của ATV với điểm số 3.5. Đây là nhóm yếu tố liên quan đến kỹ thuật.
Đội ngũ kinh doanh và hỗ trợ có năng lực (3 điểm) được xem là điểm mạnh.
Đội ngũ có năng lực giúp tìm và giữ khách hàng.
Hai điểm được cho là trung bình là năng lực xử lý đơn hàng và giao hàng và
hoạt động giới thiệu sản phẩm với điểm số 2.5.
2.4. CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI CỦA CÔNG TY TNHH ATOTECH VIỆT NAM CÔNG TY TNHH ATOTECH VIỆT NAM
2.4.1. Các yếu tố bên trong
2.4.1.1. Tài chính
ATV được rót vốn từ tập đồn nên hầu như ít gặp khó khăn về tiền mặt. Tuy nhiên, việc quản lý tài chính chặt chẽ, minh bạch và quy củ thông qua hệ thống SAP và các quy trình. Các quy trình được quản lý chặt chẽ đôi khi cứng nhắc gây mất nhiều thời gian và công sức cho người thực hiện.
Ngân sách cho năm sau được chuẩn bị từ giữa năm trước, và được duyệt vào quý 3 của năm trước qua vài lần phản biện bởi các quản lý cấp cao từ tập đoàn, khu vực. Mọi hoạt động chệch khỏi ngân sách đều phải được giải trình và xin phép. Điều này gây khó khăn ít nhiều cho hoạt động bán hàng bởi vì đơi khi, khách hàng mới được tìm thấy khơng nằm trong dự kiến.
Hàng hoá thương mại đa số được mua từ các công ty anh em nên việc trả chậm cũng được chấp nhận.
Mỗi khách hàng được xác định hạn mức tín dụng dựa trên tiềm năng tiêu thụ, năng lực tài chính và uy tín của khách hàng đó. Thơng thường, khách hàng được trả chậm 30 ngày. Đơn hàng sẽ bị khoá nếu khoản nợ quá hạn 60 ngày trở lên.
Khi đơn hàng bị khố, ban tín dụng khách hàng bao gồm Giám đốc, Kế tốn trưởng, Trưởng Phịng kinh doanh sẽ cùng xem xét việc phê duyệt đơn hàng dựa trên tiềm năng, lịch sử trả nợ, sự sẵn sàng trả nợ và uy tín của khách hàng. Khi đơn hàng được duyệt, hồ sơ về việc duyệt đơn hàng phải được lưu lại.
Bộ phận kiểm soát nội bộ định kỳ kiểm tra, đánh giá các hoạt động của cơng ty nói chung và hoạt động tài chính nói riêng. Atotech chủ trương tn thủ luật pháp và các thông lệ của nước sở tại. Việc hối lộ dưới mọi hình thức đều bị cấm.
2.4.1.2. Nhân sự
Nhân viên của ATV phần lớn có trình độ đại học, có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với công việc mà họ đảm nhận. Đa số nhân viên bán hàng có thể sử dụng ít nhất một ngoại ngữ khác (Đức, Hoa, Nhật, Thái) ngoài tiếng Việt và tiếng Anh. Điều này giúp phục vụ khách hàng tốt hơn theo chính sách địa phương hóa dịch vụ với chất lượng toàn cầu.
Chế độ đãi ngộ đối với nhân viên khá tốt nên việc thu hút lao động có trình độ, kỹ năng tốt khơng q khó khăn. Tỷ lệ biến động nhân sự thấp giúp cho chất lượng phục vụ khách hàng ổn định. Nhóm Bán hàng được trả lương cố định chứ khơng theo hoa hồng bán hàng nên có thể chưa tạo động lực thực sự cho nhân viên.
Nhằm nâng cao năng suất lao động của nhân viên, số lượng đầu người bị hạn chế ở mức thấp dựa trên việc so sánh với năng suất của các công ty anh em khác. Do vậy, một số cơng việc ít quan trọng được thầu thuê bên ngoài hoặc sử dụng lao động thời vụ. Điều này một mặt thúc đẩy năng suất lao động của nhân viên, một mặt làm nhân viên bị quá tải vì đặc điểm khách hàng ở mỗi cơng ty khác nhau.
Ví dụ khi so sánh tỷ số doanh thu/ đầu người, các nhà quản lý đã không quan tâm rằng đa số khách hàng ở Việt Nam là khách hàng nhỏ, doanh thu/ khách hàng ở Việt Nam thấp hơn rất nhiều so với các nước khác. Điều đó có nghĩa là nhân viên
phải phục vụ nhiều khách hàng, xử lý nhiều đơn hàng với cùng quy trình bất kể khách hàng lớn hay nhỏ.
2.4.1.3. Hệ thống thông tin
Thông tin được quản lý tập trung nhờ hệ thống mạng và server tiên tiến. Phòng server được xây tường chống cháy. Dữ liệu được sao lưu (back up) mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng. Để đảm bảo thông tin sao lưu khơng bị thất lạc khi có sự cố (cháy, nổ), thiên tai (bão lụt, động đất,..), các đĩa sao lưu được lưu giữ ở két sắt của ngân hàng.
Phần mềm SAP giúp quản lý hàng hố, tài chính và thí nghiệm. Tồn kho, tình trạng hàng hố được theo dõi online, nhờ đó nhân viên quản lý vật liệu kịp thời đặt hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng dựa trên dự báo nhu cầu sử dụng của khách hàng. Tuy nhiên, dự báo của khách hàng chưa được thực hiện đầy đủ và số liệu thiếu chính xác. Do đó, thường xảy ra tình trạng thiếu hàng hoặc hàng hết hạn phải hủy bỏ.
Thơng tin giữa văn phịng và kho được thông suốt. Tồn kho được cập nhật liên tục, do đó ít có sai sót trong việc lấy hàng và đóng gói hàng hố do khơng có sự khác biệt thơng tin giữa văn phịng và tồn kho thực tế.
Thông tin về công nợ của khách hàng được theo dõi và có mối liên hệ mật thiết với thông tin về đơn hàng. Hệ thống sẽ tự khoá đơn hàng nếu vượt hạn mức tín dụng hoặc cơng nợ q hạn.
Các thí nghiệm về phân tích và vật liệu cũng được quản lý tập trung trên SAP nhằm giúp người quản lý có thơng tin tổng quan cũng như chi tiết về thí nghiệm cho từng khách hàng. Ví dụ thơng tin về số thí nghiệm/ khách hàng, chi phí thí nghiệm/ khách hàng, số thí nghiệm cho quy trình khơng dùng hố chất của Atotech/ khách hàng, thời gian thí nghiệm/ tổng thời gian làm việc của nhân viên, thời gian hư hỏng/ thời gian hoạt động của máy móc,...
Thơng tin về khách hàng như cơng suất, quy trình, sản phẩm có thể cung cấp, địa chỉ, điện thoại, người ra quyết định,… lưu tập trung ở Lotus Notes. Các báo cáo thăm khách hàng cũng được tập trung ở đây. Mỗi nhân viên được phân quyền để xem và viết trên mỗi lĩnh vực mà mình phụ trách.
Các hợp đồng (trừ hợp đồng lao động) ở dạng điện tử được lưu ở Lotus Notes, hợp đồng bản giấy được cất giữ trong két sắt chống cháy nhằm bảo quản tốt. Việc quản lý tập trung giúp tránh thất thốt dữ liệu và khơng phụ thuộc vào con người. Khi nhân viên nghỉ việc, dữ liệu không bị mang đi để phục vụ cho đối thủ cạnh tranh, cũng khơng bị mất đi gây khó khăn cho người kế nhiệm. Ngoài ra, việc quản lý tập trung giúp tập đồn quản lý thơng tin dễ dàng, nhanh chóng cho việc thống kê, phân tích và ra quyết định.
Các quy trình làm việc, hướng dẫn công việc cũng như các tài liệu làm việc được lưu trên Intranet. Tất cả các nước có thể xem và học hỏi lẫn nhau. Điều này giúp tiết kiệm thời gian mò mẫm một quy trình từ đầu mà chỉ cần nghiên cứu và phát triển cái đang có sẵn.
Thơng tin liên lạc giữa Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội cũng như với các kho được đảm bảo thông suốt qua đường truyền Internet, điện thoại, và hệ thống video conference.
2.4.1.4. Mua hàng
Dựa trên thông tin dự báo từ bộ phận Bán hàng, nhóm mua hàng lên kế hoạch và thực hiện việc mua hàng. Sản lượng tiêu thụ được dự báo theo nhu cầu của khách hàng. Hiện tại, hoạt động dự báo chưa chính xác và kịp thời, do đó, việc mua hàng ở thế bị động. Điều này dẫn tới một số hậu quả:
- Thiếu hàng thỉnh thoảng vẫn xảy ra, làm chậm trễ phục vụ khách hàng
- Thừa hàng dẫn đến chi phí lưu kho cao, chậm quay vịng vốn, hoá chất hết hạn sử dụng, và chi phí xử lý hố chất hết hạn sử dụng
- Ít kết hợp vận chuyển các lơ hàng lại với nhau thành một lơ hàng lớn, vì vậy, chi phí vận chuyển cao
Hàng hố được mua từ các nhà máy trong nội bộ tập đoàn Atotech ở các nước lân cận như Trung Quốc, Ấn Độ, Indonesia, Thái Lan, Singapore, Malaysia, Nhật,… Sau khi nhu cầu dự báo được nhập vào hệ thống SAP, hệ thống tự so sánh với mức tồn kho tối thiểu và đề nghị mua hàng. Khi có một đề nghị mua hàng, nhân viên mua hàng so sánh giá cả (standard cost gồm giá hàng hoá và giá vận chuyển), điều kiện giao hàng, thời gian giao hàng,… và tuỳ vào yêu cầu thực tế (đơn hàng gấp, …) sẽ chọn nhà cung cấp được duyệt. Việc phê duyệt nhà cung cấp được thực
hiện bởi tập đồn. Chất lượng hàng hố được thống nhất trên tồn tập đồn, do đó, nó khơng phải là tiêu chí để xem xét khi mua hàng.