5. Kết cấu luận văn dự kiến
2.4. CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI CỦA CÔNG TY
2.4.1.3. Hệ thống thông tin
Thông tin được quản lý tập trung nhờ hệ thống mạng và server tiên tiến. Phòng server được xây tường chống cháy. Dữ liệu được sao lưu (back up) mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng. Để đảm bảo thông tin sao lưu khơng bị thất lạc khi có sự cố (cháy, nổ), thiên tai (bão lụt, động đất,..), các đĩa sao lưu được lưu giữ ở két sắt của ngân hàng.
Phần mềm SAP giúp quản lý hàng hố, tài chính và thí nghiệm. Tồn kho, tình trạng hàng hố được theo dõi online, nhờ đó nhân viên quản lý vật liệu kịp thời đặt hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng dựa trên dự báo nhu cầu sử dụng của khách hàng. Tuy nhiên, dự báo của khách hàng chưa được thực hiện đầy đủ và số liệu thiếu chính xác. Do đó, thường xảy ra tình trạng thiếu hàng hoặc hàng hết hạn phải hủy bỏ.
Thơng tin giữa văn phịng và kho được thông suốt. Tồn kho được cập nhật liên tục, do đó ít có sai sót trong việc lấy hàng và đóng gói hàng hố do khơng có sự khác biệt thơng tin giữa văn phịng và tồn kho thực tế.
Thông tin về công nợ của khách hàng được theo dõi và có mối liên hệ mật thiết với thông tin về đơn hàng. Hệ thống sẽ tự khoá đơn hàng nếu vượt hạn mức tín dụng hoặc cơng nợ q hạn.
Các thí nghiệm về phân tích và vật liệu cũng được quản lý tập trung trên SAP nhằm giúp người quản lý có thơng tin tổng quan cũng như chi tiết về thí nghiệm cho từng khách hàng. Ví dụ thơng tin về số thí nghiệm/ khách hàng, chi phí thí nghiệm/ khách hàng, số thí nghiệm cho quy trình khơng dùng hố chất của Atotech/ khách hàng, thời gian thí nghiệm/ tổng thời gian làm việc của nhân viên, thời gian hư hỏng/ thời gian hoạt động của máy móc,...
Thơng tin về khách hàng như cơng suất, quy trình, sản phẩm có thể cung cấp, địa chỉ, điện thoại, người ra quyết định,… lưu tập trung ở Lotus Notes. Các báo cáo thăm khách hàng cũng được tập trung ở đây. Mỗi nhân viên được phân quyền để xem và viết trên mỗi lĩnh vực mà mình phụ trách.
Các hợp đồng (trừ hợp đồng lao động) ở dạng điện tử được lưu ở Lotus Notes, hợp đồng bản giấy được cất giữ trong két sắt chống cháy nhằm bảo quản tốt. Việc quản lý tập trung giúp tránh thất thốt dữ liệu và khơng phụ thuộc vào con người. Khi nhân viên nghỉ việc, dữ liệu không bị mang đi để phục vụ cho đối thủ cạnh tranh, cũng khơng bị mất đi gây khó khăn cho người kế nhiệm. Ngoài ra, việc quản lý tập trung giúp tập đồn quản lý thơng tin dễ dàng, nhanh chóng cho việc thống kê, phân tích và ra quyết định.
Các quy trình làm việc, hướng dẫn công việc cũng như các tài liệu làm việc được lưu trên Intranet. Tất cả các nước có thể xem và học hỏi lẫn nhau. Điều này giúp tiết kiệm thời gian mò mẫm một quy trình từ đầu mà chỉ cần nghiên cứu và phát triển cái đang có sẵn.
Thơng tin liên lạc giữa Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội cũng như với các kho được đảm bảo thông suốt qua đường truyền Internet, điện thoại, và hệ thống video conference.