5. Kết cấu luận văn dự kiến
2.3. THỰC TRẠNG PHÂN PHỐI HĨA CHẤT TẠI CƠNG TY TNHH ATOTECH
2.3.1.1. Xử lý đơn hàng và giao hàng
Đơn hàng được yêu cầu sau khi hợp đồng được ký kết. Trước khi đơn hàng đầu tiên được thực hiện, tài khoản của khách hàng được tạo trên SAP bao gồm các thông tin về tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, người đại diện, mã số thuế, giấy chứng nhận đầu tư. Các thông tin về vốn đầu tư, báo cáo tài chính gần nhất, mức tiêu thụ là cơ sở để thiết lập hạn mức tín dụng cho khách hàng.
Đơn hàng thường được gửi đến qua fax, email với đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và được đóng dấu. Nhân viên chăm sóc khách hàng (CSO) kiểm tra sự
sẵn có của sản phẩm, đối chiếu cơng nợ rồi xác nhận việc giao hàng trong vịng 24 giờ và thông báo cho khách hàng.
Trường hợp sản phẩm khơng có sẵn thì một thời điểm giao hàng mới được đề nghị. Nếu tài khoản của khách hàng bị khố vì chưa thanh toán nợ hoặc vượt quá hạn mức tín dụng thì CSO sẽ làm việc với phịng Tài chính của hai bên để giải quyết.
CSO thực hiện các chứng từ giao hàng (lệnh giao hàng, hoá đơn,..) và chuyển xuống Kho để nhân viên kho thực hiện việc giao hàng.
Chứng từ giao hàng được chuyển xuống kho để nhân viên kho chuẩn bị giao hàng. Nhân viên kho đóng gói, xếp hàng hố và giao hàng theo đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm và điều khoản giao hàng.
Hàng hoá phải được xếp dỡ theo đúng quy định của luật, của tập đoàn và cơng ty. u cầu về cách ly hàng hố phải được tuân thủ để đảm bảo an toàn.
Giao hàng đúng hạn là một trong các mục tiêu của hoạt động giao hàng. Kết quả về khả năng giao hàng đúng hẹn qua các năm như sau:
Bảng 2.2 – Tỉ lệ giao hàng đúng hạn từ 2010 Năm Giao hàng đúng hẹn, % Năm Giao hàng đúng hẹn, % 2010 94 2011 99 2012 95 8 tháng đầu 2013 96
Nguồn: phòng Cung ứng ATV Tuy nhiên, số liệu về giao hàng đúng hạn là số được lấy từ SAP, khơng hồn toàn khớp với thực tế. Số liệu thực tế thấp hơn con số này nhưng chưa được thống kê đầy đủ.