Qua việc thống kê lượt đọc và lượt luân chuyển mượn sách hàng năm cho thấy nhu cầu đọc tại chỗ ngày càng thu hút đông đảo NDT. Năm 2010, Trung tâm phục vụ 32.463 lượt đọc, đến năm 2013 số lượt đọc đã tăng lên 75.315 lượt. Điều đó chứng tỏ nhu cầu đọc tại chỗ ngày càng thu hút NDT. Số lượt tài liệu luân chuyển hàng năm cũng tăng lên đáng kể. Năm 2010 chỉ có 35.500 lượt sách, 28.650 lượt báo- tạp chí, năm 2013 tăng lên 81.393 lượt sách và 72.000 lượt báo- tạp chí. Nguyên nhân chính là do cơ sở vật chất của Trung tâm TT – TV được cải thiện đáng kể, hình thức phục vụ đa dạng cộng thêm tinh thần phục vụ nhiệt tình của cán bộ.
Dịch vụ mượn về nhà: Bao gồm dịch vụ cho thuê giáo trình và cho mượn
sách tham khảo.
Dịch vụ cho thuê giáo trình :
Dịch vụ này được Trung tâm áp dụng từ năm 2011 áp dụng cho các loại giáo trình đặc biệt là giáo trình lưu hành nội bộ. Hình thức, thủ tục mượn được tiến hành như sau:
Lớp trưởng sẽ đăng kí mượn/trả tài liệu theo chương trình học căn cứ vào số lượng sinh viên của các lớp, cán bộ TT - TV chia đều tài liệu có trong kho. Sau mỗi học kì lớp trưởng thu hồi lại và bàn giao trả lại cho thư viện, sau đó đăng kí làm thủ tục mượn cho học kì mới.
Với dịch vụ này, NDT sẽ phải đặt cược 150% giá trị cuốn sách và lệ phí là 3000/tháng. Lệ phí cho thuê sách Trung tâm sẽ sử dụng vào việc tu bổ, sửa sang sách sao cho số tài liệu phục vụ NDT ln trong tình trạng tốt nhât. Thời hạn cho mượn được qui định trong khoảng thời gian, nếu là sách giáo trình là 1 học kì. Để quản lý nguồn tài liệu, Trung tâm TT - TV thường xuyên thực hiện công tác nhắc nhở quá hạn đối với tất cả NDT và kết hợp với các phòng chức năng như: phòng Đào tạo, phòng Quản lý sinh viên để thu hồi những cuốn sách quá hạn.
Trong những năm gần đây, theo chương trình đào tạo của Học viện và được sự quan tâm đầu tư kinh phí nên số lượng giáo trình của Trung tâm TT - TV tăng lên một cách đáng kể góp phần cải thiện được tình trạng thiếu giáo trình của những năm trước.
Dịch vụ cho mượn về nhà:
Dịch vụ mượn về nhà chỉ áp dụng đối với sách tham khảo. Dịch vụ này tạo điều kiện cho NDT chủ động về thời gian, địa điểm nghiên cứu tài liệu. Theo đặc thù ngành Y, sinh viên ngồi học lý thuyết cịn phải đi thực hành lâm sàng tại các bệnh viện nên khơng có nhiều thời gian học tại trung tâm. Chính vì vậy, dịch vụ mượn về nhà được nhiều NDT quan tâm và sử dụng. Thủ tục mượn được tiến hành theo phương pháp thủ cơng như sau: NDT tìm kiếm tài liệu theo mục lục phân loại hoặc CSDL thư mục hiện có tại Trung tâm TT – TV sau đó điền thơng tin và làm
thủ tục mượn. NDT phải ký vào sổ mượn lưu ở phòng mượn và khi trả cán bộ TT - TV phải xóa trong sổ lưu. Với dịch vụ này, NDT sẽ phải đặt cược 150% giá trị cuốn sách và được hoàn lại tiền khi trả sách. Số tiền cược thực chất giúp NDT có ý thức giữ gìn tài liệu sao cho lượt luân chuyển tài liệu được nhiều lần hơn. Tài liệu cho mượn về nhà là những tài liệu có số lượng bản nhiều, thời hạn cho mượn tối đa 1 tháng. Hết hạn nếu NDT muốn sử dụng tiếp có thể gia hạn tài liệu. Để quản lý tài liệu cho mượn về, Trung tâm kết hợp với các phòng chức năng như: phòng Đào tạo, phòng Quản lý sinh viên để thu hồi những cuốn sách quá hạn trả với quy định chặt chẽ, mỗi cuốn sách quá hạn bị phạt 2000đ/ngày. Ngồi ra, sinh viên chưa có giấy xác nhận đã thanh tốn hết tài liệu thư viện thì chưa được cấp hồ sơ ra trường và bằng tốt nghiệp. Việc đặt ra nhưng quy định trên đã làm cho ý thức giữ gìn tài liệu của sinh viên tăng lên rõ rệt. Dịch vụ mượn về nhà ngày càng được NDT quan tâm và giữ vai trò quan trọng trong hoạt động TT - TV tại Trung tâm TT - TV. Theo thống kê từ năm 2011 – 2013 cho thấy, lượt NDT sử dụng dịch vụ này ngày càng tăng lên đáng kể. Năm 2011, số lượt NDT sử dụng dịch vụ này là 15.475 lượt. Năm 2013 số lượt mượn sách đã tăng lên 30.281 lượt.
Dịch vụ trao đổi tin
* Dịch vụ hỏi đáp: Dịch vụ này được thực hiện nhằm đáp ứng NCT của NDT tại Trung tâm TT - TV. Cán bộ TT - TV là người trả lời các câu hỏi của NDT một cách trực tiếp. Các câu hỏi được NDT đặt ra chủ yếu là về cách tra cứu và tìm kiếm thơng tin. Đó là những u cầu mà NDT khơng có khả năng tự tìm kiếm, họ cần đến sự hỗ trợ, tư vấn của cán bộ TT - TV. Nếu nhu cầu đó thỏa mãn sẽ làm cho họ đến Trung tâm nhiều hơn. Do đó, cán bộ TT - TV phải có trình độ chun mơn sâu, có khả năng hiểu biết về các lĩnh vực đào tạo và có thái độ phục vụ nhiệt tình mới đáp ứng được NCT của NDT. Dịch vụ này được triển khai tại phòng đọc tại chỗ. Tại đây các cán bộ TT - TV nắm bắt được nội dung và thành phần kho tài liệu, đảm bảo hiệu quả cho dịch vụ này.
* Dịch vụ Hội thảo, hội nghị, tọa đàm: Để hoạt động TT - TV có hiệu quả, hàng năm Trung tâm TT - TV lên kế hoạch cho cán bộ TT - TV tham gia các hội thảo khoa học ngành TT - TV của liên hiệp thư viện các trường Đại học và Cao
đẳng khu vực phía Bắc. Hàng năm, Trung tâm TT - TV cũng tổ chức ngày hội đọc sách.
Dịch vụ tra cứu internet: Hiện nay, Trung tâm đã triển khai phòng internet
gồm 45 máy tính. Trung tâm đã tổ chức khai thác, đáp NCT cũng như tra cứu thơng tin trên mạng tồn cầu của sinh viên, giáo viện và cán bộ…
2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức và hoạt động Thông tin– Thư viện – Thư viện
Ngày nay CNTT được ứng dụng rộng rãi nhằm tạo bước chuyển biến mạnh mẽ về năng suất, chất lượng, hiệu quả trong tất cả các lĩnh vực hoạt động, thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế. CNTT trở thành ngành kinh tế mũi nhọn, có đóng góp quan trọng cho tăng trưởng GDP của cả nước.
Ngày 16/12/2002, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã ban hành văn bản chỉ đạo số 404/TVQG nêu rõ yêu cầu đối với thư viện tỉnh, thành xây dựng thư viện điện tử và thống nhất sử dụng phần mềm thư viện trong hệ thống thư viện cơng cộng tồn quốc. Tin học hóa hoạt động TT - TV là xu thế tất yếu của các cơ quan TT - TV, làm cho thư viện thực sự trở thành một trung tâm thông tin khoa học đủ mạnh, phục vụ phát triển sự nghiệp CNH-HĐH đất nước.
Để thực hiện tốt các chủ trương trên, Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN đã và đang đặt ra cho mình trách nhiệm là làm thế nào để ứng dụng CNTT vào hỗ trợ các khâu nghiệp vụ của thư viện một cách hiệu quả nhằm quản lý và khai thác triệt để nguồn tài nguyên thông tin tư liệu q giá đang có và sẽ có. Với điều kiện thực tế trong những năm qua, Trung tâm đã nỗ lực và đạt được một số kết quả nhất định trong việc ứng dụng CNTT để cải tiến các quy trình hoạt động nhằm phục vụ ngày càng tốt hơn cho NDT, từng bước rút ngắn khoảng cách và hội nhập tích cực với các thư viện trong khu vực và cả nước. Cụ thể, đã kịp thời xây dựng các CSDL ngay từ những năm đầu phát triển tin học, để tiến tới ứng dụng CNTT vào các hoạt động nghiệp vụ thư viện theo hướng chuẩn hóa và hội nhập.
Năm 2005, Trung tâm tiến hành xây dựng CSDL thư mục cho tài liệu tiếng Việt vào hoạt động TT - TV, đó là áp dụng trên phần mềm CDS/ISIS. Điều này đã
giúp cho hiệu quả hoạt động của Trung tâm được nâng lên rõ rệt.
Năm 2010, Trung tâm TT – TV HVYDHCTVN chuyển sang sử dụng phần mềm Medlib. Medlib gồm có các Module tra cứu trực tuyến OPAC sau: Module biên mục, Module Quản lý kho, Module Mượn/trả tài liệu (lưu thông), Module quản trị hệ thống. Trung tâm TT - TV hiện chỉ sử dụng một số các Module cơ bản: Module biên mục, Module lưu thơng, những Module khác rất ít khi sử dụng.
Module biên mục. Dùng để thực hiện việc xây dựng CSDL đúng chuẩn và đúng quy tắc nghiệp vụ. Modul vày có thể biên mục mọi loại hình tài liệu theo MARC21 với nhiều ngôn ngữ khác nhau, dựa trên bảng tiêu chuẩn Unicode TCVN. Ngoài ra, Medlib cũng hỗ trợ nhiều khung phân loại như: DDC, UDC, BBK,… hỗ trợ việc kiểm soát từ khoá (từ khoá kiểm soát và từ khoá tự do) cũng như việc xuất dữ liệu. Bên cạnh đó, cán bộ thư mục có thể tạo, chỉnh sửa, sao chép biểu ghi và xoá biểu ghi nếu cần,… Modul này cũng hỗ trợ in phích mục lục và danh mục tài liệu; in báo cáo thống kê sách mới, danh mục sách, thư mục,…Với các tính năng của phân hệ nêu trên Medlib đã giúp Trung tâm TT - TV xây dựng được hệ thống các CSDL thư mục theo đúng chuẩn nghiệp vụ.
Module quản lý lưu thông. Thực hiện nhiệm vụ sau quản lý NDT; Quản lý
phục vụ mượn/trả tài liệu, gửi/trả tài liệu; Hệ thống báo cáo lưu thông đầy đủ; Cung cấp thông tin về tình trạng mượn trả tài liệu; số lượng hiện có, số lượng đã mượn, NDT đang mượn sách; Quản lí thơng tin cá nhân NDT: số thẻ, thơng tin cá nhân, địa chỉ, điện thoại, ảnh,… Cho phép đăng kí NDT mới, sửa đổi, xố, cập nhật thơng tin về NDT,…
Module tra cứu trực tuyến OPAC. NDT tìm kiếm, khai thác và sử dụng các
dịch vụ của thư viện trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng một cách nhanh chóng, chính xác và dễ thao thác.
Việc ứng dụng CNTT trong cơng tác TT - TV góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm TT - TV truyền thống. CNTT đã hỗ trợ tích cực cho việc lựa chọn, sắp xếp và in ấn các sản phẩm thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các sản phẩm thơng tin hiện đại được xây dựng, phát triển dần thay thế các sản phẩm thư
mục sách mới, thư mục chuyên đề, in phích được tạo ra, làm giảm nhẹ khâu xử lý kỹ thuật, làm tăng tính chính xác, thẩm mỹ, tạo điều kiện cho Trung tâm TT- TV nâng cao chất lượng phục vụ, nhằm đáp ứng tốt NCT cho NDT.
Ứng dụng CNTT chủ yếu vào công tác chuyên môn nghiệp vụ: Bổ sung, biên mục, quản lý NDT, in ấn các loại thư mục, in phích, in thẻ NDT …
Trong những năm tới, Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN cần đẩy mạnh quá trình ứng dụng CNTT hơn nữa. Cố gắng hồn thiện hệ thống CSDL thư mục cũng như hệ thống quản lý NDT để giúp NDT tra cứu tìm tin nhanh chóng, thuận lợi, tăng cường chia sẻ nguồn thông tin qua mạng.
2.4. Nhận xét về thực trạng tổ chức và hoạt động tại Trung tâm Thôngtin – Thư viện Học viện YDHCTVN tin – Thư viện Học viện YDHCTVN
Thông qua việc khảo sát thực trạng tổ chức và hoạt động TT - TV HVYDHCTVN, tác giả xin đưa ra một số nhận xét về điểm mạnh và một số điểm yếu ở Trung tâm TT – TV như sau:
2.4.1 Điểm mạnh
Về công tác tổ chức
- Trung tâm TT - TV đã thực hiện phân chia nhân sự thành từng tổ tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận và từng cá nhân làm việc theo đúng khả năng chuyên mơn của mình, nhằm chun mơn hố cơng việc. Sự đồng nhất trong công việc tạo điều kiện thuận lợi để học hỏi và trao đổi.
- Đội ngũ cán bộ TT – TV trẻ, trình độ học vấn và trình độ chun mơn cao. Bên cạnh đó, Trung tâm thường xuyên quan tâm và tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ TT - TV. Hiện tại, Ngồi 4 cán bộ có chun ngành cử nhân TT - TV ra, các cán bộ khác có các chun mơn gần kề: lưu trữ và quản trị văn phòng, bảo tàng, tiếng Anh… thường xuyên tham gia các lớp bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ thư viện.
- Trung tâm TT - TV hiện sở hữu một cơ sở vật chất khang trang với đầy đủ tiện nghi, trang thiết bị hiện đại với trên 200 chỗ ngồi đảm bảo độ thơng thống, đủ
ánh sáng, quạt mát và hệ thống điều hịa khơng khí. Hệ thống giá sách được thiết kế phù hợp với nhiều khổ cỡ khác nhau đảm bảo cho việc sắp xếp và di chuyển tài liệu. - Cơ sở hạ tầng thơng tin: Hệ thống máy tính điện tử, các phương tiện truyền dẫn thông tin cùng các thiết bị khác được nâng cấp và thay thế hàng năm. Phần mềm thư viện điện tử được đưa vào sử dụng hiệu quả. Các chức năng cơ bản của hoạt động TT- TV được tự động hóa như: bổ sung, biên mục, tra cứu… Hiệu quả công tác TT- TV ngày càng cao. Hệ thống máy tính dc nối mạng internet, cho phép NDT có thể tra cứu và sử dụng các dịch vụ internet.
- Tinh thần và thái độ phục vụ của cán bộ TT - TV đảm bảo tương đối tốt yêu cầu của NDT.
Về hoạt động TT - TV
- Nguồn VTL: được xây dựng tương đối phong phú về nội dung và loại hình tài liệu, bao gồm tài liệu về các ngành đào tạo và nghiên cứu khoa học vủa Học viện. Việc phân chia tài liệu cho các phòng: phòng đọc, phòng mượn rất phù hợp với NCT của NDT.
- Trung tâm TT – TV đã tập trung tăng cường bổ sung thêm các loại hình sách, báo – tạp chí chun ngành phục vụ cho công tác học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong Học viện, đảm bảo được tính đa dạng và phong phú với giá trị thông tin ngày càng cao.
- Trung tâm cũng tăng cường bổ sung về số lượng bản sách/ đầu sách. Ngồi giáo trình đại cương, Trung tâm cũng chú ý đến sách tham khảo chuyên ngành nhằm nâng cao chất lượng. Bên cạnh đó Trung tâm cũng tăng cường bổ sung VTL điện tử nhằm phát triển thư viện số.
Về công tác quản lý chuyên môn nghiệp vụ
- Vê xử lý nội dung tài liệu, Trung tâm cũng đã tiến hành như: Làm tóm tắt,
định từ khố và định các kí hiệu phân loại,…để có thể dễ dàng trong việc tìm kiếm tài liệu theo các tiêu chí tìm kiếm như: tìm kiếm theo từ khố và theo số kí hiệu phân loại,…
CNTT. Các phân hệ bổ sung, biên mục được triển khai ứng dụng tốt, tạo lập được những CSDL có chất lượng cao.
Các sản phẩm và dịch vụ thông tin
- Bộ máy tra cứu và công tác tra cứu thông tin, thông tin thư mục được tổ chức tương đối khoa học và từng bước hiện đại, đáp ứng NCT của NDT.
- Các dịch vụ TT - TV như đọc tại chỗ, mượn về nhà là loại hình dịch vụ chiếm ưu thế và được đánh giá cao. Bên cạnh đó, cơng tác hướng dẫn và đào tạo NDT được triển khai và áp dụng cho đối tượng là sinh viên năm thứ nhất. Nội dung chương trình đào tạo NDT bao gồm: Giới thiệu nội quy thư viện, các sản phẩm - dịch vụ thông tin, giới thiệu bộ máy tra cứu tin và hướng dẫn thực hành tra cứu thông tin.
Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
Nhờ vào việc ứng dụng phần mềm quản lý thư viện Medlib nên các công tác như: bổ sung, biên mục, lưu trữ, quản lý và lưu thơng tài liệu đã hồn tồn tự động. Vì vậy, hiệu quả hoạt động của Trung tâm đã tăng lên đáng kể.