7. CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN
3.2. 1 Tăng cường và phát triển nguồn lực thông tin
3.2.4. Quan tâm công tác lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu
Lưu trữ và bảo quản tài liệu là khâu không thể thiếu được trong hoạt động TT – TV Học viện YDHCTVN. Nhờ có lưu trữ thơng tin, Trung tâm TT – TV có thể tạo lập nên các phương tiện kiểm soát thư mục, tạo ra các điểm truy cập và định hướng cho NDT trong việc tra cứu sử dụng VTL một cách dễ dàng thuận lợi. Công tác lưu trữ thơng tin góp phần tạo lập nên bộ máy tra cứu TT-TV, trên cơ sở đó giúp cho Trung tâm TT – TV có thể hoạt động tốt và phục vụ các nhu cầu tra cứu khác nhau của NDT.
Do thiết kế tầng dành cho thư viện có nhiều hạn chế nên Trung tâm TT – TV gặp nhiều khó khăn trong cơng tác lưu trữ và bảo quản vốn lài liệu. Trung tâm TT – TV nằm ở tầng 1 của tòa nhà giảng dạy 11 tầng, lại có các đường thốt nước dưới mặt sàn nên mặt dưới của giá sách dễ bị ẩm ướt sinh ra nấm mốc làm hư hại sách.
Vì vậy, cơng tác lưu trữ tại Trung tâm TT – TV Học viện YDHCTVN cần chú trọng quan tâm để công tác hoạt động TT-TV được tốt hơn.
Bên cạnh đó, cán bộ quản lý tài liệu và NDT sử dụng tài liệu hai nhóm đối tượng cần phải có sự quan tâm đánh giá thích đáng. Trong đó, việc NDT sử dụng tài liệu đúng cách sẽ duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần. Các yếu tố quan trọng góp phần thực hiện thành cơng chiến lược của cơng tác bảo quản tài liệu là:
- Sử dụng hiệu quả tài liệu trong phòng trưng bày giới thiệu tài liệu; - Thiết lập các chính sách ưu tiên cho các tài liệu quan trọng;
- Kiểm tra và bảo quản dự phòng tài liệu...
NDT sử dụng tài liệu đúng cách, hạn chế các yếu tố có thể gây hư hại đến tài liệu trong quá trình sử dụng, hay dự báo sự hư hỏng của tài liệu cho cán bộ TT – TV.
Để bảo quản tài liệu đúng cách, cán bộ TT - TV cần lưu ý:
- Tài liệu phải được cất giữ trên giá, không đặt dưới đất gây ẩm ướt, mối mọt; - Sử dụng giá đỡ tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau; - Khơng để tài liệu ngồi kho vì có thể khơng đảm bảo được các tác nhân có thể xâm hại tài liệu;
- Khơng để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt;
- Đảm bảo khơng gian thích hợp để có thể di chuyển được tài liệu, khơng q chật hẹp dễ bị xô đẩy tài liệu;
- Không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết đánh dấu vào tài liệu, nếu cần chỉ được dùng bút chì mềm;
- Tránh để thức ăn, đồ uống trong kho; - Chống nắng tối đa cho tài liệu trong kho;
- Đối với tài liệu điện tử cũng phải được bảo vệ, có hộp để giữ đĩa, khơng cầm tay trực tiếp vào đĩa, khơng dán nhãn và dán băng dính trên mặt đĩa.
Bên cạnh đó ý thức sử dụng tài liệu của NDT đặc biệt quan trọng trong công tác bảo quản tài liệu của Trung tâm.